Comment créer un workflow d'approbation de document
Comment créer un flux de travail d'approbation de document qui achemine avant qu'il ne soit signé : classifiez la modification, laissez le type de document définir ses réviseurs et donnez à une révision éditoriale un itinéraire qui…
Un workflow d'approbation de document est une décision de routage avant d'être une chaîne de signature : le type de document et l'importance du changement déterminent ensemble les révisions et les approbations qui s'appliquent.
En bref
- Classez d'abord le document. Son type définit les réviseurs obligatoires, et non le concepteur de workflow.
- Une révision éditoriale qui ne change aucun sens nécessite une entrée de journal, pas un cycle de révision.
- La critique converge vers l’auteur ; une approbation de contresigne doit suivre l'approbation qu'elle contresigne.
- Nommez le déclencheur pour un deuxième approbateur plutôt que de nommer le deuxième approbateur.
- La publication n'est pas un état : une mise à jour éditoriale enregistrée et une version comportant une formation diffèrent.
La plupart des documents n'ont pas besoin de la plupart des réviseurs
Chaque workflow d'approbation de document contient une étape de classification, et la plupart d'entre eux ne la dessinent jamais. Quelqu'un décide encore que cette révision a besoin de trois réviseurs et qu'aucun n'en a besoin, par habitude, par qui est disponible, à cause des problèmes causés par la dernière version. Tirée, cette décision est une règle avec un dossier derrière elle. Non tiré, il s’agit d’une série de jugements individuels dont on ne peut pas démontrer qu’ils ont été appliqués deux fois de la même manière, et la cohérence est la seule propriété d’une règle de routage que tout le monde puisse vérifier.
Une question de routage utile est celle à laquelle la personne qui soumet peut répondre en une minute, sans lire le fond du document : de quel type de document il s'agit, s'il est réglementé et si le changement modifie ce que quelqu'un doit faire. Une question qui nécessite la lecture pour laquelle elle existe a déjà dépensé l'économie pour laquelle elle a été ajoutée. C'est le test auquel la classification doit passer, et c'est pourquoi ces questions portent sur le document et jamais sur quel réviseur est libre.
L'exemple ci-dessous est un arbre de décision plutôt qu'une chaîne, et le routage est réglé avant que quiconque ne lise le document. « Changement rédactionnel ou de fond ? » détourne complètement une révision de la révision, et "L'auteur peut-il résoudre maintenant ?" renvoie un commentaire non résolu à « Collecter les commentaires des réviseurs » pour un tour supplémentaire : un retour d'un diagramme de chaîne n'a aucun moyen de dessiner, c'est pourquoi une chaîne semble toujours plus rapide sur papier que le processus qu'elle décrit.
Comment cela fonctionne
Construire la table de routage avant le diagramme
Une ligne par type de document et deux colonnes sur lesquelles les gens discuteront : les réviseurs que ce type rend obligatoires et le niveau d'autorité qui peut le publier. Installez-les là, où une dispute coûte un après-midi plutôt qu'une révision. Le diagramme qui suit restitue le tableau, donc un type sur lequel personne n'était d'accord devient un itinéraire que personne ne suit.
Définir l'éditorial par rapport au fond par écrit
Éditorial signifie qu'un lecteur ne ferait rien différemment : typographie, mise en page, département renommé, référence croisée corrigée. Tout le reste est substantiel. Nommez qui arbitre une classification contestée, car les cas limites (un chiffre de tolérance modifié, une liste d'étapes réorganisée) sont ceux où la définition vaut la peine d'être définie.
Placez les questions de routage dans les premières lignes
Tapez les questions de classification dans les lignes supérieures de la feuille et marquez chacune d'elles Décision dans la colonne Forme. Parce que Ligne vers contient des numéros de ligne, un itinéraire qui saute tout le bloc de révision n'est qu'un numéro qui le dépasse : la sortie éditoriale est une figure, pas un diagramme redessiné.
Réduisez la révision en une seule ligne, puis commandez les signatures
Les évaluateurs travaillant simultanément forment une seule rangée : leurs commentaires arrivent en parallèle et convergent vers l'auteur. Séquencer les approbations uniquement lorsqu'une signature ultérieure contresigne une précédente, comme le fait « Obtenir la deuxième approbation » ; le reste est une habitude rendue sous forme de diagramme. Les mots de branchement apparaissent dans le texte en ligne en regard des numéros qu'ils portent, dans cet ordre.
Donnez à chaque résultat son propre terminateur
Définissez Shape sur Succès là où le document est publié, Rejeter là où il est refusé, Fin là où il retourne à l'auteur. Trois états publiés ne sont pas redondants : publié après approbation complète, publié avec une formation assignée et une mise à jour éditoriale enregistrée laissent derrière eux des obligations véritablement différentes.
Rejouez trois révisions enregistrées à travers celui-ci
Prenez les trois dernières entrées du journal de contrôle des documents et classez-les en utilisant uniquement les trois premières questions. Si les trois se retrouvent sur le même itinéraire, la classification ne fonctionne pas encore : soit les définitions sont trop larges, soit ces trois révisions étaient vraiment similaires. Élargissez l'échantillon jusqu'à ce que l'un d'eux diverge.
Erreurs à éviter
Un routage qui vit dans la tête d'une seule personne
Une chaîne fixe s'applique au moins là où tout le monde peut la voir. Une règle de routage adoptée de manière informelle est interprétée document par document, et les interprétations dérivent dans un sens : les changements les plus en jeu empruntent le chemin le plus court.
Modification après l'approbation
Un approbateur signe un brouillon ; une passe de formatage, une correction tardive ou un commentaire fusionné atterrit alors avant publication. Si le fichier publié n'est pas celui qui a été approuvé, la signature appartient à une version que personne ne détient.
Demander le deuxième nom trop tard
« Deuxième approbateur requis ? » se trouve après « Approuver pour la libération ? », donc la question de savoir si une contre-signature est nécessaire est réglée une fois que le premier approbateur s'est engagé. Quels types ont besoin de deux noms peuvent être connus lors de la classification : demandez-le ici.
Remerciement pour tout le monde ou pour personne
Les deux valeurs par défaut échouent. La reconnaissance exigée pour chaque modification de formatage entraîne les gens à cliquer dessus, et jamais exigée signifie qu'il n'y a aucune preuve que quelqu'un travaille à la révision actuelle d'une procédure modifiée.
Questions fréquentes
Qui doit approuver un document et qui doit uniquement le réviser ?
L'approbateur est le propriétaire du processus pour ce document, ou quiconque détient l'autorité déléguée pour son type : une seule personne nommée, jamais un rôle dans la boîte de réception. Les évaluateurs ne sont pas non plus choisis document par document : la liste appartient au type de document, qui est quoi « Type de document réglementé ? s'installe dans l'exemple en ajoutant des noms de qualité et réglementaires à un itinéraire qui autrement ne transporterait ni l'un ni l'autre. Discutez une fois du type et vous aurez décidé de chaque révision future de celui-ci.
Chaque révision de document nécessite-t-elle un cycle d’approbation complet ?
Non, et traiter les choses de cette façon est la raison pour laquelle les cycles de révision durent des semaines. Une révision qui ne change rien au sens (une mise en forme, un département renommé, une référence corrigée) nécessite une mise à jour éditoriale enregistrée, pas une nouvelle série de signatures. Tout ce qui modifie ce que quelqu'un doit faire suit le chemin complet, y compris les réviseurs que son type de document rend obligatoires. Ce qui compte, c'est que le test existe avant l'arrivée de la révision, et que l'auteur ne soit pas le seul à l'appliquer.
De combien de cycles de révision un document doit-il avoir besoin ?
Un, et un deuxième seulement où le premier tour a trouvé quelque chose de substantiel. Ce que le workflow doit indiquer, c'est ce qui se passe lorsque le deuxième tour ne se termine pas non plus, ce qui est le travail du « L'auteur peut-il résoudre maintenant ? » : son « Oui » renvoie les commentaires, son « Non » se termine par « Renvoyé à l'auteur pour retravailler » : une décision d'arrêter de réviser un brouillon qui n'était pas prêt plutôt que de continuer à le faire circuler. Les tours sans limite produisent des commentaires de quatre évaluateurs et aucun propriétaire.
A quoi sert un enregistrement lu et compris ?
Il s'agit de la preuve que les personnes effectuant le travail sont au courant du changement, une question distincte de celle de savoir si le document a été approuvé. Exigez-le lorsque la révision modifie ce que quelqu'un doit réellement faire dans une étape réglementée, critique pour la sécurité ou en contact avec le client, et cela signifie quelque chose ; exigez-le pour chaque changement de formulation et c’est un clic. Les auditeurs examinent l'écart entre la date d'entrée en vigueur d'un document et ses accusés de réception, car cet intervalle correspond au moment où les gens travaillaient sur l'ancienne révision.