كيفية إنشاء سير عمل اعتماد الوثائق
كيفية بناء سير عمل لاعتماد الوثائق يوجّه قبل أن يوقّع: صنّف التغيير، ودع نوع الوثيقة يحدّد مراجعيها، وامنح المراجعة التحريرية مساراً يتخطى المراجعة كلها.
سير عمل اعتماد الوثائق قرار توجيه قبل أن يكون سلسلة توقيعات: فنوع الوثيقة وأهمية التغيير معاً هما ما يحدّد المراجعات والاعتمادات المنطبقة.
باختصار
- صنّف الوثيقة أولاً. نوعها هو ما يحدّد المراجعين الإلزاميين، لا مصمّم سير العمل.
- المراجعة التحريرية التي لا تغيّر معنى تستحق قيداً في السجل لا جولة مراجعة.
- المراجعة تلتقي عند المؤلف، والاعتماد المصادِق يجب أن يلي الاعتماد الذي يصادق عليه.
- سمِّ ما يستدعي معتمِداً ثانياً بدل تسمية المعتمِد الثاني نفسه.
- النشر ليس حالة واحدة: التحديث التحريري المسجَّل والإصدار الذي يحمل تدريباً مختلفان.
معظم الوثائق لا تحتاج معظم المراجعين
كل سير عمل لاعتماد الوثائق يتضمن خطوة تصنيف، ومعظمها لا يرسمها. ومع ذلك يقرر أحدهم أن هذه المراجعة تحتاج ثلاثة مراجعين وأن تلك لا تحتاج أحداً: بحكم العادة، أو بحسب من هو متاح، أو بحسب حجم المتاعب التي سبّبتها النسخة السابقة. والقرار المرسوم قاعدة يقف خلفها سجل. أما غير المرسوم فسلسلة اجتهادات فردية يتعذّر إثبات أنها طُبّقت بالطريقة نفسها مرتين، والاتساق هو الخاصية الوحيدة في قاعدة التوجيه التي يستطيع أحد فحصها.
سؤال التوجيه المفيد هو ما يستطيع مقدّم الوثيقة الإجابة عنه في دقيقة، دون قراءة مضمونها: ما نوع هذه الوثيقة، وهل هي خاضعة للتنظيم، وهل يغيّر التعديل ما يجب على أحدهم فعله. أما السؤال الذي يستلزم القراءة التي وُجد ليجنّبها فقد أنفق أصلاً الوفر الذي أُضيف من أجله. هذا هو الاختبار الذي يجب أن يجتازه التصنيف، وهو سبب كون هذه الأسئلة عن الوثيقة لا عن المراجع الذي يصادف أنه متفرّغ.
المثال أدناه شجرة قرار لا سلسلة، والتوجيه يُحسم قبل أن يقرأ أحد الوثيقة. «تغيير تحريري أم جوهري؟» يُخرج مراجعةً من دورة المراجعة كلها، و«هل يستطيع المؤلف معالجتها الآن؟» يعيد الملاحظة غير المعالَجة إلى «جمع ملاحظات المراجعين» لجولة أخرى: عودة لا تملك السلسلة طريقةً لرسمها، ولهذا تبدو السلسلة على الورق أسرع دائماً من العملية التي تصفها.
ثمانية قرارات وحلقة واحدة
شجرة قرار لاعتماد الوثائق، أسئلتها الثلاثة الأولى هي ما يحدّد كم يبقى من بقيّتها منطبقاً أصلاً.
صنّف قبل أن توجّه
المراجعة التحريرية تغادر سير العمل قبل أن يقرأها أحد. «وثيقة جديدة أم مراجعة؟» يسلّم المراجعة إلى «تغيير تحريري أم جوهري؟»، وفرعها «تحريري» يصل إلى «تسجيل التصحيح التحريري»: مخرج بعد سؤالين، وسير العمل هو من يقرر ما يستحقه هذا المستند.
حلقة المراجعة مرسومة بأمانة
التصنيف بوابة على المراجعة: «هل نوع الوثيقة خاضع للتنظيم؟» يضيف مراجعي الجودة والامتثال حيث ينطبق نظام إدارة أو ترخيص. والملاحظات تلتقي عند خطوة واحدة، و«هل عولجت كل الملاحظات؟» يسلّم المفتوح منها إلى «هل يستطيع المؤلف معالجتها الآن؟»، و«نعم» فيه تعيد الدورة من جديد.
الاعتماد ثم الاسم الثاني
يدخل الاعتماد في صفين، أحدهما قراءة والآخر قرار («مراجعة المعتمِد للمسودة النهائية» تسبق «الاعتماد للإصدار؟») وعند هذا الحد لا يجد سوى مخرج «معتمدة» موضعاً يمضي إليه، فيصل إلى «هل يلزم معتمِد ثانٍ؟»، حيث يضيف «الحصول على الاعتماد الثاني» توقيعاً مصادِقاً.
للنشر أكثر من نهاية واحدة
«هل يلزم إقرار القراءة والفهم؟» يقرر ما إذا كان الإصدار يحمل التزاماً تدريبياً، والشجرة المكتملة تعرض ثلاث حالات نشر إلى جانب «أُعيدت إلى المؤلف لإعادة العمل» و«مرفوضة ومُغلقة»: خمس نتائج يستطيع سير العمل إنتاجها فعلاً.
كيف تعمل
ابنِ جدول التوجيه قبل المخطط
صف واحد لكل نوع وثيقة، وعمودان سيجادل الناس بشأنهما: المراجعون الذين يجعلهم هذا النوع إلزاميين، ومستوى الصلاحية الذي يجوز له الإصدار. احسمهما هناك، حيث يكلّف الجدال بعد ظهر يوم لا مراجعةً كاملة. والمخطط الذي يليه يعرض الجدول، فنوع لم يتفق عليه أحد يصير مساراً لا يسلكه أحد.
عرّف التحريري في مقابل الجوهري كتابةً
التحريري يعني أن القارئ لن يفعل شيئاً مختلفاً: الطباعة، والإخراج، وقسم أُعيدت تسميته، وإحالة مرجعية صُحّحت. وما عدا ذلك جوهري. وسمِّ من يفصل في التصنيف المتنازع عليه، لأن الحالات الحدّية (رقم تفاوت تغيّر، أو قائمة خطوات أُعيد ترتيبها) هي ما يجعل التعريف ذا قيمة.
اجعل أسئلة التوجيه في الصفوف الأولى
اكتب أسئلة التصنيف في أعلى صفوف الجدول وعلّم كلاً منها «قرار» في عمود «الشكل». ولأن «الوصل إلى» يحمل أرقام صفوف، فإن مساراً يتخطى كتلة المراجعة بأكملها ليس سوى رقم يقفز فوقها؛ والمخرج التحريري رقم واحد لا مخطط يُعاد رسمه.
اجمع المراجعة في صف واحد ثم رتّب التوقيعات
المراجعون الذين يعملون في وقت واحد صف واحد: ملاحظاتهم تصل بالتوازي وتلتقي عند المؤلف. ولا ترتّب الاعتمادات إلا حيث يصادق توقيع لاحق على توقيع سابق، كما يفعل «الحصول على الاعتماد الثاني»؛ وما عدا ذلك عادة مرسومة على هيئة مخطط. وكلمات الفروع تذهب إلى «نص الخط» مقابل الأرقام التي تحملها، بالترتيب نفسه.
امنح كل نتيجة نهايتها الخاصة
اضبط «الشكل» على «نجاح» حيث تُنشر الوثيقة، وعلى «رفض» حيث تُرفض، وعلى «نهاية» حيث تعود إلى المؤلف. وثلاث حالات نشر ليست تكراراً: النشر بعد الاعتماد الكامل، والنشر مع إسناد تدريب، والتحديث التحريري المسجَّل تترك خلفها التزامات مختلفة فعلاً.
أعِد تمرير ثلاث مراجعات مسجّلة خلاله
خذ آخر ثلاثة قيود من سجل ضبط الوثائق وصنّف كلاً منها بالأسئلة الثلاثة الأولى وحدها. فإذا حطّت الثلاثة على المسار نفسه، فالتصنيف لا يؤدي عملاً بعد: إما أن التعريفات مرسومة على نحو أوسع مما ينبغي، وإما أن تلك المراجعات كانت متشابهة فعلاً. وسّع العيّنة حتى تفترق إحداها.
أخطاء ينبغي تجنّبها
توجيه يعيش في رأس شخص واحد
السلسلة الثابتة تُطبَّق على الأقل حيث يراها الجميع. أما قاعدة التوجيه المحفوظة بشكل غير رسمي فتُفسَّر وثيقةً وثيقةً، والتفسيرات تنحرف في اتجاه واحد: التغييرات الأكبر أثراً تسلك المسار الأقصر.
التحرير بعد الاعتماد
يوقّع المعتمِد على مسودة؛ ثم تصل قبل النشر عملية تنسيق، أو تصحيح متأخر، أو ملاحظة أُدمجت. وإذا لم يكن الملف الصادر هو الملف الذي اعتُمد، فالتوقيع يخصّ نسخة لا يملكها أحد.
طلب الاسم الثاني متأخراً
«هل يلزم معتمِد ثانٍ؟» يقع بعد «الاعتماد للإصدار؟»، فيُحسم أمر الحاجة إلى توقيع مصادِق بعد أن يكون المعتمِد الأول قد التزم. والأنواع التي تحتاج اسمين معروفة عند التصنيف: فاسأل هناك.
الإقرار للجميع أو لا أحد
كلا الوضعين الافتراضيين يخفق. فطلب الإقرار عند كل تعديل تنسيقي يدرّب الناس على النقر دون قراءة، وعدم طلبه إطلاقاً يعني ألا دليل على أن أحداً يعمل بالنسخة السارية من إجراء تغيّر.
أنشئ سير عمل اعتماد الوثائق لديك
افتح شجرة القرار كمخطط خاص بك، واضبط الأسئلة التي تحدّد المراجعات والاعتمادات التي تحتاجها وثائقك فعلاً.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
من ينبغي أن يعتمد الوثيقة ومن يكتفي بمراجعتها؟
المعتمِد هو مالك العملية لتلك الوثيقة، أو من يحمل الصلاحية المفوَّضة لنوعها، شخص واحد مُسمّى لا بريد دور. والمراجعون لا يُختارون وثيقةً وثيقةً كذلك: القائمة تخصّ نوع الوثيقة، وهو ما يحسمه «هل نوع الوثيقة خاضع للتنظيم؟» في المثال بإضافة أسماء الجودة والامتثال إلى مسار ما كان ليحمل أياً منهما. اجعل الجدال حول النوع مرة واحدة، وتكون قد حسمت كل مراجعة مستقبلية له.
هل تحتاج كل مراجعة للوثيقة جولة اعتماد كاملة؟
لا، ومعاملتها هكذا هي سبب امتداد دورات المراجعة أسابيع. فالمراجعة التي لا تغيّر معنى (تنسيق، أو قسم أُعيدت تسميته، أو مرجع صُحّح) تحتاج تحديثاً تحريرياً مسجَّلاً لا جولة توقيعات جديدة. أما ما يغيّر ما يجب على أحدهم فعله فيسلك المسار الكامل، بما فيه المراجعون الذين يجعلهم نوع الوثيقة إلزاميين. والمهم أن يكون الاختبار موجوداً قبل وصول المراجعة، وألا يكون المؤلف هو الوحيد الذي يطبّقه.
كم جولة مراجعة تحتاج الوثيقة؟
جولة واحدة، وثانية فقط حيث وجدت الأولى شيئاً جوهرياً. وما يجب أن يعلنه سير العمل هو ما يحدث حين لا تُغلق الجولة الثانية أيضاً، وهذه وظيفة «هل يستطيع المؤلف معالجتها الآن؟»: فـ«نعم» فيه تعيد الملاحظات دورةً أخرى، و«لا» تنتهي عند «أُعيدت إلى المؤلف لإعادة العمل»: قرار بالتوقف عن مراجعة مسودة لم تكن جاهزة بدل الاستمرار في تدويرها. والجولات بلا حدّ تنتج ملاحظات أربعة مراجعين بلا مالك.
ما الغرض من سجل القراءة والفهم؟
هو الدليل على أن من ينفّذون العمل يعلمون بالتغيير؛ وهو سؤال منفصل عن كون الوثيقة معتمدة. اطلبه حيث تغيّر المراجعة ما يجب على أحدهم فعله في خطوة خاضعة للتنظيم أو حرجة للسلامة أو مواجهة للعميل، فيكون له معنى؛ واطلبه عند كل تعديل في الصياغة فيصير نقرة. والمدققون ينظرون إلى الفجوة بين تاريخ سريان الوثيقة وتواريخ الإقرارات، لأن تلك الفترة هي التي كان الناس يعملون فيها بالنسخة القديمة.
