Sådan laver du et workflow til dokumentgodkendelse
Sådan bygger du et workflow til dokumentgodkendelse, der dirigerer før det skriver under: klassificér ændringen, lad dokumenttypen sætte reviewerne, og giv en redaktionel rettelse en vej, der springer gennemgangen over.
Et workflow til dokumentgodkendelse er en routingbeslutning, før det er en række underskrifter: dokumentets type og ændringens betydning afgør tilsammen, hvilke gennemgange og godkendelser der gælder.
Kort fortalt
- Klassificér dokumentet først. Typen sætter de obligatoriske reviewere, ikke den, der designer workflowet.
- En redaktionel rettelse, der ikke ændrer betydningen, skal have en logpost, ikke en gennemgangsrunde.
- Gennemgangen samler sig hos forfatteren; en medunderskrift skal komme efter den godkendelse, den skriver under på.
- Navngiv udløseren for en ekstra godkender frem for at navngive den ekstra godkender.
- Udgivelse er ikke én tilstand: en logget redaktionel rettelse og en frigivelse med oplæring er ikke det samme.
De fleste dokumenter har ikke brug for de fleste reviewere
Hvert workflow til dokumentgodkendelse indeholder et klassificeringstrin, og de fleste tegner det aldrig. Alligevel er der nogen, der beslutter, at denne revision skal have tre reviewere, og at den næste ikke skal have nogen: af vane, ud fra hvem der er ledig, ud fra hvor meget besvær den seneste version gav. Bliver den beslutning tegnet, er den en regel med dokumentation bag sig. Bliver den ikke tegnet, er den en række enkeltvurderinger, som ikke kan dokumenteres at være anvendt ens to gange, og ensartethed er den eneste egenskab ved en routingregel, nogen kan efterprøve.
Et brugbart routingspørgsmål er et, indsenderen kan svare på i løbet af et minut uden at læse dokumentets indhold: hvilken slags dokument det er, om det er reguleret, og om ændringen ændrer, hvad nogen skal gøre. Et spørgsmål, der kræver netop den læsning, det findes for at spare, har allerede brugt den besparelse, det blev tilføjet for. Det er den test, klassificeringen skal bestå, og det er derfor, spørgsmålene handler om dokumentet og aldrig om, hvilken reviewer der lige er ledig.
Eksemplet herunder er et beslutningstræ frem for en række, og routingen er afgjort, før nogen læser dokumentet. »Redaktionel eller indholdsmæssig ændring?« leder en revision helt uden om gennemgangen, og »Kan forfatteren løse det nu?« sender en uafklaret kommentar tilbage til »Indsaml kommentarer fra reviewerne« til endnu en runde, et retursignal, et rækkediagram slet ikke kan tegne, og derfor ser en række altid hurtigere ud på papiret end den proces, den beskriver.
Otte beslutninger, én sløjfe
Et beslutningstræ for dokumentgodkendelse, hvor de tre første spørgsmål afgør, hvor meget af resten der overhovedet gælder.
Klassificér, før I dirigerer
En redaktionel rettelse forlader workflowet, før nogen læser den. »Nyt dokument eller revision?« giver en revision videre til »Redaktionel eller indholdsmæssig ændring?«, hvis gren »Redaktionel« fører til »Registrer den redaktionelle rettelse«, en udgang efter to spørgsmål, hvor workflowet selv afgør, hvad det skylder dokumentet.
Gennemgangssløjfen, tegnet ærligt
Klassificeringen styrer gennemgangen: »Reguleret dokumenttype?« tilføjer kvalitets- og regulatoriske reviewere, hvor et ledelsessystem eller en tilladelse gælder. Kommentarerne samler sig i ét trin, og »Er alle kommentarer afklaret?« giver de åbne videre til »Kan forfatteren løse det nu?«, hvis »Ja« kører runden om igen.
Godkendelsen, og derefter det ekstra navn
Godkendelsen kommer ind som to rækker, én der læser og én der beslutter: »Godkender gennemgår det endelige udkast« ligger før »Godkendes til frigivelse?«, og ved dette snit har kun udgangen »Godkendt« noget at føre til, nemlig »Kræves der en ekstra godkender?«, hvor »Indhent den ekstra godkendelse« tilføjer en medunderskrift.
Udgivelse har mere end én slutning
»Kræves læst-og-forstået?« afgør, om en frigivelse bærer en oplæringsforpligtelse, og det færdige træ tilbyder tre udgivne tilstande ved siden af »Returneret til forfatteren til omarbejdning« og »Afvist og lukket«: fem udfald, workflowet reelt kan producere.
Sådan fungerer det
Byg routingtabellen før diagrammet
Én række pr. dokumenttype og to kolonner, folk vil diskutere: de reviewere, typen gør obligatoriske, og det niveau af mandat, der må frigive den. Afklar dem dér, hvor en uenighed koster en eftermiddag frem for en revision. Diagrammet, der følger, gengiver tabellen, så en type, ingen blev enige om, bliver en vej, ingen følger.
Definér redaktionel over for indholdsmæssig på skrift
Redaktionel betyder, at en læser ikke ville gøre noget anderledes: typografi, opsætning, en omdøbt afdeling, en rettet krydshenvisning. Alt andet er indholdsmæssigt. Navngiv den, der afgør en omtvistet klassificering, for det er grænsetilfældene (en ændret tolerance, en ombyttet rækkefølge af trin), der gør definitionen værd at have.
Gør routingspørgsmålene til de første rækker
Skriv klassificeringsspørgsmålene ind i regnearkets øverste rækker, og sæt hver af dem til Beslutning i kolonnen Figur. Fordi Linje til holder rækkenumre, er en vej, der springer hele gennemgangsblokken over, blot et nummer, der hopper forbi den: den redaktionelle udgang er ét tal, ikke et omtegnet diagram.
Fold gennemgangen sammen til én række, og ordn derefter underskrifterne
Reviewere, der arbejder samtidig, er én række: deres kommentarer kommer ind parallelt og samler sig hos forfatteren. Sæt kun godkendelser i rækkefølge, hvor en senere underskrift skriver under på en tidligere, sådan som »Indhent den ekstra godkendelse« gør; resten er vane tegnet som et diagram. Forgreningernes ord står i Linjetekst over for de numre, de bærer, i samme rækkefølge.
Giv hvert udfald sin egen terminator
Sæt Figur til Succes, hvor dokumentet udgives, til Afvist hvor det nægtes, og til Slut hvor det går tilbage til forfatteren. Tre udgivne tilstande er ikke overflødighed: udgivet efter fuld godkendelse, udgivet med oplæring tildelt og en logget redaktionel rettelse efterlader reelt forskellige forpligtelser.
Kør tre loggede revisioner igennem
Tag de seneste tre poster fra dokumentstyringsloggen, og klassificér hver af dem alene ud fra de tre første spørgsmål. Lander alle tre på samme vej, gør klassificeringen endnu ikke noget arbejde: enten er definitionerne tegnet for bredt, eller de tre revisioner var virkelig ens. Udvid stikprøven, indtil én af dem skiller sig ud.
Faldgruber du skal undgå
Routing, der kun findes i ét hoved
En fast række gælder i det mindste et sted, alle kan se. En routingregel, der holdes uformelt, fortolkes dokument for dokument, og fortolkningerne skrider i samme retning: de ændringer, der er mest på spil ved, tager den korteste vej.
Redigering efter godkendelsen
En godkender skriver under på et udkast; derefter lander en opsætningsrunde, en sen rettelse eller en indflettet kommentar før udgivelsen. Er den frigivne fil ikke den fil, der blev godkendt, tilhører underskriften en version, ingen har.
At bede om det ekstra navn for sent
»Kræves der en ekstra godkender?« ligger efter »Godkendes til frigivelse?«, så om en medunderskrift er nødvendig, afgøres først, når den første godkender har bundet sig. Hvilke typer der kræver to navne, kan afgøres ved klassificeringen: spørg dér.
Kvittering for læsning til alle eller til ingen
Begge standardvalg fejler. Kvittering krævet for hver opsætningsrettelse træner folk i at klikke sig igennem den, og aldrig krævet betyder ingen dokumentation for, at nogen arbejder efter den gældende revision af en ændret procedure.
Byg jeres eget flow til dokumentgodkendelse
Åbn beslutningstræet som jeres eget diagram, og sæt de spørgsmål, der afgør hvilke gennemgange og godkendelser jeres dokumenter reelt har brug for.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvem bør godkende et dokument, og hvem bør kun gennemgå det?
Godkenderen er procesejeren for det dokument, eller den, der har det delegerede mandat for dets type, én navngiven person, aldrig en fælles postkasse. Reviewerne udvælges heller ikke dokument for dokument: listen hører til dokumenttypen, og det er netop det, »Reguleret dokumenttype?« afgør i eksemplet ved at føje kvalitets- og regulatoriske navne til en vej, der ellers ikke ville bære nogen. Bliv uenige om typen én gang, og I har afgjort hver fremtidig revision af den.
Skal hver revision af et dokument gennem en fuld godkendelsesrunde?
Nej, og at behandle den sådan er grunden til, at gennemgangsrunder trækker ud i uger. En revision, der ikke ændrer meningsindholdet (opsætning, en omdøbt afdeling, en rettet henvisning), skal have en registreret redaktionel opdatering, ikke en ny runde underskrifter. Alt, der ændrer, hvad nogen skal gøre, tager den fulde vej, inklusive de reviewere, dokumenttypen gør obligatoriske. Det afgørende er, at testen findes, før revisionen ankommer, og at forfatteren ikke er den eneste, der anvender den.
Hvor mange gennemgangsrunder bør et dokument have?
Én, og en anden kun hvor den første fandt noget indholdsmæssigt. Hvad workflowet skal fastlægge, er hvad der sker, når den anden runde heller ikke lukker, og det er opgaven for »Kan forfatteren løse det nu?«: dens »Ja« sender kommentarerne endnu en runde, dens »Nej« ender i »Returneret til forfatteren til omarbejdning«, en beslutning om at holde op med at gennemgå et udkast, der ikke var klart, frem for at blive ved med at sende det rundt. Runder uden en grænse giver kommentarer svarende til fire reviewere og ingen ejer.
Hvad skal en kvittering for læst-og-forstået bruges til?
Den er dokumentationen for, at de, der udfører arbejdet, kender ændringen, et andet spørgsmål end om dokumentet blev godkendt. Kræv den, hvor revisionen ændrer, hvad nogen faktisk skal gøre i et reguleret, sikkerhedskritisk eller kundevendt trin, så betyder den noget; kræv den for hver ordlydsændring, og den er et klik. Auditorer ser på afstanden mellem et dokuments ikrafttrædelsesdato og dets kvitteringer, for netop det interval er, hvor folk arbejdede efter den gamle revision.
