Sådan laver du et workflow til dokumentgodkendelse

Sådan fungerer det

1. Byg routingtabellen før diagrammet

   Én række pr. dokumenttype og to kolonner, folk vil diskutere: de reviewere, typen gør obligatoriske, og det niveau af mandat, der må frigive den. Afklar dem dér, hvor en uenighed koster en eftermiddag frem for en revision. Diagrammet, der følger, gengiver tabellen, så en type, ingen blev enige om, bliver en vej, ingen følger.

2. Definér redaktionel over for indholdsmæssig på skrift

   Redaktionel betyder, at en læser ikke ville gøre noget anderledes: typografi, opsætning, en omdøbt afdeling, en rettet krydshenvisning. Alt andet er indholdsmæssigt. Navngiv den, der afgør en omtvistet klassificering, for det er grænsetilfældene — en ændret tolerance, en ombyttet rækkefølge af trin — der gør definitionen værd at have.

3. Gør routingspørgsmålene til de første rækker

   Skriv klassificeringsspørgsmålene ind i regnearkets øverste rækker, og sæt hver af dem til Beslutning i kolonnen Figur. Fordi Linje til holder rækkenumre, er en vej, der springer hele gennemgangsblokken over, blot et nummer, der hopper forbi den — den redaktionelle udgang er ét tal, ikke et omtegnet diagram.

4. Fold gennemgangen sammen til én række, og ordn derefter underskrifterne

   Reviewere, der arbejder samtidig, er én række: deres kommentarer kommer ind parallelt og samler sig hos forfatteren. Sæt kun godkendelser i rækkefølge, hvor en senere underskrift skriver under på en tidligere, sådan som »Indhent den ekstra godkendelse« gør; resten er vane tegnet som et diagram. Forgreningernes ord står i Linjetekst over for de numre, de bærer, i samme rækkefølge.

5. Giv hvert udfald sin egen terminator

   Sæt Figur til Succes, hvor dokumentet udgives, til Afvist hvor det nægtes, og til Slut hvor det går tilbage til forfatteren. Tre udgivne tilstande er ikke overflødighed: udgivet efter fuld godkendelse, udgivet med oplæring tildelt og en logget redaktionel rettelse efterlader reelt forskellige forpligtelser.

6. Kør tre loggede revisioner igennem

   Tag de seneste tre poster fra dokumentstyringsloggen, og klassificér hver af dem alene ud fra de tre første spørgsmål. Lander alle tre på samme vej, gør klassificeringen endnu ikke noget arbejde — enten er definitionerne tegnet for bredt, eller de tre revisioner var virkelig ens. Udvid stikprøven, indtil én af dem skiller sig ud.

Ofte stillede spørgsmål

Hvem bør godkende et dokument, og hvem bør kun gennemgå det?

Godkenderen er procesejeren for det dokument, eller den, der har det delegerede mandat for dets type — én navngiven person, aldrig en fælles postkasse. Reviewerne udvælges heller ikke dokument for dokument: listen hører til dokumenttypen, og det er netop det, »Reguleret dokumenttype?« afgør i eksemplet ved at føje kvalitets- og regulatoriske navne til en vej, der ellers ikke ville bære nogen. Bliv uenige om typen én gang, og I har afgjort hver fremtidig revision af den.

Skal hver revision af et dokument gennem en fuld godkendelsesrunde?

Nej, og at behandle den sådan er grunden til, at gennemgangsrunder trækker ud i uger. En revision, der ikke ændrer meningsindholdet — opsætning, en omdøbt afdeling, en rettet henvisning — skal have en registreret redaktionel opdatering, ikke en ny runde underskrifter. Alt, der ændrer, hvad nogen skal gøre, tager den fulde vej, inklusive de reviewere, dokumenttypen gør obligatoriske. Det afgørende er, at testen findes, før revisionen ankommer, og at forfatteren ikke er den eneste, der anvender den.

Hvor mange gennemgangsrunder bør et dokument have?

Én, og en anden kun hvor den første fandt noget indholdsmæssigt. Hvad workflowet skal fastlægge, er hvad der sker, når den anden runde heller ikke lukker, og det er opgaven for »Kan forfatteren løse det nu?«: dens »Ja« sender kommentarerne endnu en runde, dens »Nej« ender i »Returneret til forfatteren til omarbejdning« — en beslutning om at holde op med at gennemgå et udkast, der ikke var klart, frem for at blive ved med at sende det rundt. Runder uden en grænse giver kommentarer svarende til fire reviewere og ingen ejer.

Hvad skal en kvittering for læst-og-forstået bruges til?

Den er dokumentationen for, at de, der udfører arbejdet, kender ændringen — et andet spørgsmål end om dokumentet blev godkendt. Kræv den, hvor revisionen ændrer, hvad nogen faktisk skal gøre i et reguleret, sikkerhedskritisk eller kundevendt trin, så betyder den noget; kræv den for hver ordlydsændring, og den er et klik. Auditorer ser på afstanden mellem et dokuments ikrafttrædelsesdato og dets kvitteringer, for netop det interval er, hvor folk arbejdede efter den gamle revision.