Sådan dokumenteres overholdelsesprocedurer
Dokumenter en overholdelsesprocedure ved at knytte hver påkrævet handling til dens trigger, ejer, kontrolmål, bevis og undtagelsesrute. Se en bearbejdet QueryChart-proces og praktiske trin til at anvende den.
Dokumenter en overholdelsesprocedure ved at knytte hver påkrævet handling til dens trigger, ejer, kontrolmål, bevis og undtagelsesrute.
Kort fortalt
- Angiv kontrollen: Angiv gældende krav, omfang, trigger og forventet resultat i almindeligt sprog.
- Kort beslutninger og registreringer: Navngiv ejeren for hvert trin, input, output, bevis og eskaleringssti.
- Styr udgivelse: Gennemgå i forhold til kravet, godkend, udgiv, uddanne berørte brugere og planlæg fornyet gennemgang.
Hvordan man dokumenterer overholdelsesprocedurer i praksis
En procedure, der siger, at overholdelse af politikken ikke kan handles. Læseren skal vide, hvornår den skal handle, hvilken beslutning der skal træffes, hvilken optagelse der skal produceres, og hvornår en konflikt eller undtagelse skal eskaleres.
Begynd med forpligtelsen og kontrolmålsætningen, kortlæg den virkelige arbejdsgang med beslutningsgrene, navngiv beviserne ved hver gate, og gennemgå det derefter med de personer, der udfører og tester arbejdet. Godkend og versionér den offentliggjorte procedure.
Se arbejdsgangen for overholdelsespolitikkens undtagelsesproces
Gå gennem beslutningerne bag, hvordan man dokumenterer overholdelsesprocedurer.
Angiv kontrollen
Anmodningen indfanger den nøjagtige politikklausul og det berørte omfang, en genbrugelig model for enhver udløser af overholdelsesprocedure.
Kortlægge beslutninger og registreringer
En beslutning tester eksterne pligter, før en intern undtagelse kan fortsætte, så filialen er juridisk meningsfuld.
Styr udgivelsen
Foranstaltninger, overvågning, udløb og afhjælpning er eksplicitte output, som anmelderne kan prøve senere.
Sådan fungerer det
Angiv kontrollen
Angiv gældende krav, omfang, udløser og forventet resultat i almindeligt sprog.
Kortlægge beslutninger og registreringer
Navngiv dets ejer, input, output, bevis og eskaleringssti for hvert trin.
Styr udgivelsen
Gennemgå i forhold til kravet, godkend, publicer, oplær berørte brugere og planlæg fornyet gennemgang.
Faldgruber du skal undgå
Mangler beslutningsprotokollen
Hold aktøren, beslutningen og den effektive tilstand ved siden af outputtet. En procedure, der siger, at overholdelse af politikken ikke kan handles. Læseren skal vide, hvornår den skal handle, hvilken beslutning der skal træffes, hvilken optagelse der skal produceres, og hvornår en konflikt eller undtagelse skal eskaleres.
Åbn den bearbejdede proces
Brug den tilknyttede overholdelsespolitik undtagelsesprocesskabelon til at tilpasse arbejdsgangen til dit team.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvor detaljeret skal en procedure være?
Detaljeret nok til at en ny uddannet bruger kan udføre kontrollen og fremlægge den nødvendige dokumentation.
Hvor går undtagelserne hen?
Giv dem en navngivet rute med godkendelse, kompenserende foranstaltninger, udløb og afhjælpning.
Hvem skal anmelde det?
Kontrolejeren, berørte operatører og relevante compliance-specialister.