Comment documenter les procédures de conformité
Documentez une procédure de conformité en liant chaque action requise à son déclencheur, son propriétaire, son objectif de contrôle, ses preuves et son itinéraire d'exception. Découvrez un processus QueryChart fonctionnel et les étapes…
Documentez une procédure de conformité en liant chaque action requise à son déclencheur, son propriétaire, son objectif de contrôle, ses preuves et son itinéraire d'exception.
En bref
- Spécifiez le contrôle : indiquez l'exigence applicable, la portée, le déclencheur et le résultat attendu en langage clair.
- Cartographier les décisions et les enregistrements : pour chaque étape, nommez son propriétaire, ses entrées, ses sorties, ses preuves et son chemin d'escalade.
- Gouverner la publication : examiner par rapport aux exigences, approuver, publier, former les utilisateurs concernés et planifier une nouvelle révision.
Comment documenter les procédures de conformité dans la pratique
Une procédure qui dit de se conformer à une politique ne peut donner lieu à une action. Le lecteur doit savoir quand agir, quelle décision prendre, quel enregistrement produire et quand faire remonter un conflit ou une exception.
Commencez par l'obligation et l'objectif de contrôle, cartographiez le flux de travail réel avec les branches de décision, nommez les preuves à chaque porte, puis examinez-les avec les personnes qui effectuent et testent le travail. Approuver et versionner la procédure publiée.
Voir le workflow du processus d'exception à la politique de conformité
Parcourez les décisions sur la façon de documenter les procédures de conformité.
Spécifiez le contrôle
La demande capture la clause de politique exacte et la portée affectée, un modèle réutilisable pour tout déclencheur de procédure de conformité.
Cartographier les décisions et les enregistrements
Une décision teste les obligations externes avant qu'une exception interne puisse avoir lieu, de sorte que la branche a une signification juridique.
Gouverner la publication
Les mesures, la surveillance, l'expiration et la remédiation sont des résultats explicites que les évaluateurs peuvent échantillonner ultérieurement.
Comment cela fonctionne
Spécifiez le contrôle
Énoncez l’exigence applicable, la portée, le déclencheur et le résultat attendu en langage clair.
Cartographier les décisions et les enregistrements
Pour chaque étape, nommez son propriétaire, son entrée, sa sortie, sa preuve et son chemin d'escalade.
Gouverner la publication
Examinez par rapport aux exigences, approuvez, publiez, formez les utilisateurs concernés et planifiez une nouvelle révision.
Erreurs à éviter
Il manque le dossier de décision
Gardez l'acteur, la décision et l'état effectif aux côtés du résultat. Une procédure qui dit de se conformer à une politique ne peut donner lieu à une action. Le lecteur doit savoir quand agir, quelle décision prendre, quel enregistrement produire et quand faire remonter un conflit ou une exception.
Ouvrir le processus travaillé
Utilisez le modèle de processus d’exception à la politique de conformité lié pour adapter le flux de travail à votre équipe.
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Questions fréquentes
Dans quelle mesure une procédure doit-elle être détaillée ?
Suffisamment détaillé pour qu'un nouvel utilisateur formé puisse exécuter le contrôle et produire les preuves requises.
Où vont les exceptions ?
Donnez-leur un itinéraire nommé avec approbation, mesures compensatoires, expiration et correction.
Qui devrait l’examiner ?
Le propriétaire du contrôle, les opérateurs concernés et les spécialistes de la conformité concernés.