Comment documenter les procédures de conformité

En bref

• Spécifiez le contrôle : indiquez l'exigence applicable, la portée, le déclencheur et le résultat attendu en langage clair.
• Cartographier les décisions et les enregistrements : pour chaque étape, nommez son propriétaire, ses entrées, ses sorties, ses preuves et son chemin d'escalade.
• Gouverner la publication : examiner par rapport aux exigences, approuver, publier, former les utilisateurs concernés et planifier une nouvelle révision.

Comment documenter les procédures de conformité dans la pratique

Une procédure qui dit de se conformer à une politique ne peut donner lieu à une action. Le lecteur doit savoir quand agir, quelle décision prendre, quel enregistrement produire et quand faire remonter un conflit ou une exception.

Commencez par l'obligation et l'objectif de contrôle, cartographiez le flux de travail réel avec les branches de décision, nommez les preuves à chaque porte, puis examinez-les avec les personnes qui effectuent et testent le travail. Approuver et versionner la procédure publiée.

Comment cela fonctionne

1. Spécifiez le contrôle

   Énoncez l’exigence applicable, la portée, le déclencheur et le résultat attendu en langage clair.

2. Cartographier les décisions et les enregistrements

   Pour chaque étape, nommez son propriétaire, son entrée, sa sortie, sa preuve et son chemin d'escalade.

3. Gouverner la publication

   Examinez par rapport aux exigences, approuvez, publiez, formez les utilisateurs concernés et planifiez une nouvelle révision.

Erreurs à éviter

• Il manque le dossier de décision

  Gardez l'acteur, la décision et l'état effectif aux côtés du résultat. Une procédure qui dit de se conformer à une politique ne peut donner lieu à une action. Le lecteur doit savoir quand agir, quelle décision prendre, quel enregistrement produire et quand faire remonter un conflit ou une exception.

Questions fréquentes

Dans quelle mesure une procédure doit-elle être détaillée ?

Suffisamment détaillé pour qu'un nouvel utilisateur formé puisse exécuter le contrôle et produire les preuves requises.

Où vont les exceptions ?

Donnez-leur un itinéraire nommé avec approbation, mesures compensatoires, expiration et correction.

Qui devrait l’examiner ?

Le propriétaire du contrôle, les opérateurs concernés et les spécialistes de la conformité concernés.