So dokumentieren Sie Compliance-Verfahren
Dokumentieren Sie ein Compliance-Verfahren, indem Sie jede erforderliche Aktion mit ihrem Auslöser, Eigentümer, Kontrollziel, Nachweis und Ausnahmeweg verknüpfen.
Dokumentieren Sie ein Compliance-Verfahren, indem Sie jede erforderliche Aktion mit ihrem Auslöser, Eigentümer, Kontrollziel, Nachweis und Ausnahmeweg verknüpfen.
Kurz gesagt
- Geben Sie die Steuerung an: Geben Sie die anwendbare Anforderung, den Umfang, den Auslöser und das erwartete Ergebnis im Klartext an.
- Ordnen Sie Entscheidungen und Aufzeichnungen zu: Benennen Sie für jeden Schritt seinen Eigentümer, Input, Output, Beweise und Eskalationspfad.
- Veröffentlichung regeln: Überprüfen Sie die Anforderungen, genehmigen Sie, veröffentlichen Sie sie, schulen Sie betroffene Benutzer und planen Sie eine erneute Überprüfung.
So dokumentieren Sie Compliance-Verfahren in der Praxis
Ein Verfahren, das die Einhaltung der Richtlinien vorschreibt, ist nicht strafbar. Der Leser muss wissen, wann er handeln, welche Entscheidung er treffen, welche Aufzeichnung er erstellen und wann er einen Konflikt oder eine Ausnahme eskalieren muss.
Beginnen Sie mit der Verpflichtung und dem Kontrollziel, bilden Sie den tatsächlichen Arbeitsablauf mit Entscheidungszweigen ab, benennen Sie die Beweise an jedem Tor und überprüfen Sie sie dann mit den Personen, die die Arbeit ausführen und testen. Genehmigen und versionieren Sie das veröffentlichte Verfahren.
Sehen Sie sich den Workflow für den Compliance-Richtlinien-Ausnahmeprozess an
Gehen Sie die Entscheidungen zur Dokumentation von Compliance-Verfahren Schritt für Schritt durch.
Geben Sie das Steuerelement an
Die Anfrage erfasst die genaue Richtlinienklausel und den betroffenen Geltungsbereich, ein wiederverwendbares Modell für jeden Auslöser eines Compliance-Verfahrens.
Ordnen Sie Entscheidungen und Aufzeichnungen zu
Eine Entscheidung testet externe Pflichten, bevor eine interne Ausnahme erfolgen kann, sodass die Verzweigung rechtlich sinnvoll ist.
Regierungsveröffentlichung
Maßnahmen, Überwachung, Ablauf und Behebung sind explizite Ergebnisse, die Prüfer später testen können.
So funktioniert es
Geben Sie das Steuerelement an
Geben Sie die anwendbare Anforderung, den Umfang, den Auslöser und das erwartete Ergebnis in einfacher Sprache an.
Ordnen Sie Entscheidungen und Aufzeichnungen zu
Benennen Sie für jeden Schritt seinen Besitzer, Input, Output, Beweise und Eskalationspfad.
Regierungsveröffentlichung
Überprüfen Sie die Anforderungen, genehmigen Sie, veröffentlichen Sie, schulen Sie betroffene Benutzer und planen Sie eine erneute Überprüfung.
Häufige Fehler
Der Entscheidungsdatensatz fehlt
Behalten Sie den Akteur, die Entscheidung und den tatsächlichen Zustand neben der Ausgabe bei. Ein Verfahren, das die Einhaltung der Richtlinien vorschreibt, ist nicht strafbar. Der Leser muss wissen, wann er handeln, welche Entscheidung er treffen, welche Aufzeichnung er erstellen und wann er einen Konflikt oder eine Ausnahme eskalieren muss.
Öffnen Sie den Arbeitsprozess
Verwenden Sie die verknüpfte Prozessvorlage für Compliance-Richtlinienausnahmen, um den Workflow an Ihr Team anzupassen.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Wie detailliert sollte ein Verfahren sein?
Ausführlich genug, dass ein neuer geschulter Benutzer die Kontrolle durchführen und die erforderlichen Nachweise erbringen kann.
Wohin führen Ausnahmen?
Geben Sie ihnen einen benannten Weg mit Genehmigung, Ausgleichsmaßnahmen, Ablauf und Sanierung.
Wer sollte es überprüfen?
Der Kontrollinhaber, betroffene Betreiber und relevante Compliance-Spezialisten.