كيفية توثيق إجراءات الامتثال

باختصار

• حدد عنصر التحكم: حدد المتطلبات القابلة للتطبيق والنطاق والمشغل والنتيجة المتوقعة بلغة واضحة.
• خريطة القرارات والسجلات: لكل خطوة اسم صاحبها ومدخلها ومخرجها وأدلتها ومسار التصعيد.
• النشر الحكومي: المراجعة وفقًا للمتطلبات والموافقة والنشر وتدريب المستخدمين المتأثرين وجدولة إعادة المراجعة.

كيفية توثيق إجراءات الامتثال في الممارسة العملية

الإجراء الذي يقول الالتزام بالسياسة غير قابل للتنفيذ. يحتاج القارئ إلى معرفة متى يتصرف، وما هو القرار الذي يجب اتخاذه، وما هو السجل الذي يجب إنتاجه، ومتى يجب تصعيد الصراع أو الاستثناء.

ابدأ بهدف الالتزام والرقابة، ورسم خريطة لسير العمل الحقيقي مع فروع القرار، وقم بتسمية الأدلة عند كل بوابة، ثم قم بمراجعتها مع الأشخاص الذين يؤدون العمل ويختبرونه. الموافقة على الإجراء المنشور وإصداره.

كيف تعمل

1. تحديد عنصر التحكم

   اذكر المتطلبات المعمول بها والنطاق والمحفز والنتيجة المتوقعة بلغة واضحة.

2. خريطة القرارات والسجلات

   لكل خطوة اسم صاحبها ومدخلها ومخرجها وأدلتها ومسار التصعيد.

3. منشور حاكم

   قم بمراجعة المتطلبات والموافقة عليها ونشرها وتدريب المستخدمين المتأثرين وجدولة إعادة المراجعة.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• فقدان سجل القرار

  إبقاء الفاعل والقرار والحالة الفعلية إلى جانب المخرجات. الإجراء الذي يقول الالتزام بالسياسة غير قابل للتنفيذ. يحتاج القارئ إلى معرفة متى يتصرف، وما هو القرار الذي يجب اتخاذه، وما هو السجل الذي يجب إنتاجه، ومتى يجب تصعيد الصراع أو الاستثناء.

الأسئلة الشائعة

ما مدى التفصيل الذي يجب أن يكون عليه الإجراء؟

مفصلة بما فيه الكفاية حتى يتمكن المستخدم المدرب الجديد من تنفيذ المراقبة وتقديم الأدلة المطلوبة.

أين تذهب الاستثناءات؟

امنحهم طريقًا محددًا مع الموافقة وتدابير التعويض وانتهاء الصلاحية والمعالجة.

من يجب أن يراجعها؟

مالك التحكم والمشغلين المتأثرين ومتخصصي الامتثال ذوي الصلة.