كيفية إنشاء مخطط انسيابي لعملية التوظيف
كيفية رسم مخطط انسيابي لعملية التوظيف يتنبأ بمدة التعيين: البوابتان اللتان تُغلقان قبل أي مقابلة، وحلقة إعادة الفتح، ونهاية صريحة على كل مسار رفض.
المخطط الانسيابي لعملية التوظيف يتتبّع الشاغر حتى عرض مقبول، ولا يستحق جهده إلا إذا حمل المسارات التي تعود إلى الوراء: إعلان يُعاد فتحه، ومقابلة تُعاد، وعرض يُرفض.
باختصار
- القمع يَعُدّ الأشخاص، أما المخطط الانسيابي فيحمل المسارات التي تعيد العمل إلى الوراء.
- القراران اللذان يحدّدان مدة التعيين يُتخذان كلاهما قبل مقابلة أي أحد.
- إعادة نشر شاغر دون تغيير تُعيد القائمة المختصرة نفسها، فضع التغيير المطلوب على الحلقة.
- المتقدّم المرفوض نهاية يتبعها عمل، فامنحه شكل نهاية صريحاً.
- عقد لجنة المقابلة عمل قائم بذاته، وهو يتكرر مع كل مرشح.
القمع لا يستطيع أن يرسم مرشحاً يعتذر
يُرسم التوظيف في معظم الأحيان على هيئة قمع: خمسة نطاقات تضيق تدريجياً من المتقدمين حتى التعيين. وهذا شكل تقريري لا يعبّر إلا عن شيء واحد، هو كم بقي. ليس فيه أي تدوين لقائمة مختصرة لم يرضَ عنها أحد، ولا لعرض قوبل بالرفض، ولا للجنة لم تجد ساعة فارغة مشتركة طوال ثلاثة أسابيع. وهذه الوقائع تحديداً هي ما يحدّد مدة التعيين، فتُسقط الصورة المعتادة الجزء الذي فتحها القارئ من أجله.
رفض مرشح نهاية، ورفض قائمة مختصرة حلقة. ومعظم مخططات التوظيف ترسم الاثنين خطاً واحداً مكتوباً عليه «لا»، فتُخفي أن أحدهما يكلّف رسالة اعتذار والآخر يكلّف إعادة كل ما جرى منذ نشر الإعلان. والحلقة عليها أن تقول أين تنتهي أيضاً، عند الاستقطاب أم عند اللجنة، لأنهما تجاوزان زمنيان مختلفان لكل منهما مالك مختلف. والمخطط الذي يوجّه كل رفض إلى الموضع نفسه يكون قد طمس الفرق بين عملية بطيئة وعملية متوقفة.
يمضي الشاغر أدناه حتى عرض مقبول عبر خمسة مسارات، منها «المرشح» و«لجنة المقابلة» بوصفهما مالكَين قائمَين بذاتهما. وأربعة من مساراته تشير إلى الوراء. أما القراران اللذان يحكمان النتيجة، وهما «هل اعتُمد الشاغر؟» و«هل اعتُمدت قائمة مختصرة مناسبة؟»، فيُحسمان قبل إجراء أي مقابلة، ولهذا فإن مخططاً يبدأ من جولة المقابلات لا يفسّر شيئاً عن مدة التعيين.
أربعة مسارات راجعة وعرض واحد مقبول
أي بوابة تعطّل الشاغر فعلاً؟ خمسة مسارات ملكية، من «تحديد الشاغر» حتى «قبول العرض والاتفاق على تاريخ المباشرة»، وأربعة مسارات تعود إلى الوراء.
دور مموَّل، أو نهاية
التحديد يستغرق ثلاثة صفوف، ثم «هل اعتُمد الشاغر؟»، حيث يكون «مرفوض» نهايةً فعلية عند «تعليق الشاغر»، ولا يصل إلى «نشر الإعلان واستقطاب المرشحين» إلا «معتمد». فالملف الوظيفي والنطاق الذي ستقيس عليه اللجنة يُثبَّتان قبل نشر أي شيء.
الرفض عمل، لا خط
الإعلان يُنتج «تقديم طلب التوظيف»، وهو صف المرشح نفسه في مساره الخاص، ثم الفرز وفق المعايير الموضوعة في أعلى المخطط. ومن جوابَي «هل يستوفي المعايير الأساسية؟» لا يظهر بعد سوى «لا»، وهو ينتهي عند «عدم قبول الطلب»: أحدهم يكتب تلك الرسالة.
ليس كل رفض يصل إلى الإعلان
«هل اعتُمدت قائمة مختصرة مناسبة؟» تعيد «إعادة الفتح» إلى «نشر الإعلان واستقطاب المرشحين»، وبعد ثلاثة صفوف ترسل «هل توصي اللجنة بالتعيين؟» جوابها «لا» إلى القائمة المختصرة فقط. فإعادة مقابلة الاسم التالي تكلّف أسبوعاً من تنسيق المواعيد، وإعادة الإعلان تكلّف أسبوعين.
العرض هو حيث يُفقد المعيَّنون
كلا المسارين الراجعين المتبقيين يغادران العرض. «أعلى من النطاق» يعيد العرض إلى «إعداد العرض وفق نطاق الراتب»: أيام إن كان الاستثناء موثّقاً، وأسابيع إن احتاج مراجعة أجور. و«مرفوض» يعود إلى «هل اعتُمدت قائمة مختصرة مناسبة؟» وإلى الاسم الثاني. أربعة مسارات راجعة، والقمع لا يرسم أياً منها.
كيف تعمل
اكتب المعايير قبل المراحل
سرد المراحل سهل ولا يخبرك شيئاً. ابدأ بالمعايير الأساسية وببطاقة التقييم التي ستستخدمها اللجنة، لأن الفرز وبوابة القائمة المختصرة وتوصية اللجنة هي المعايير نفسها مطبَّقة على ثلاثة أعماق. والمعايير التي لا يستطيع أحد أن يقيّم عليها تحوّل البوابات الثلاث إلى آراء.
صنّف ما يفعله كل رفض فعلياً
امشِ على كل رفض في عمليتك وحدّد مساره: نهاية، أو عودة إلى الاستقطاب، أو عودة إلى القائمة المختصرة، أو إعادة تسعير. المتقدّم المرفوض ينتهي، والقائمة المختصرة المرفوضة تُعيد فتح الإعلان، والعرض المرفوض يذهب عادةً إلى الاسم الثاني في القائمة. وهذه الثلاثة تكلّف مدداً زمنية شديدة الاختلاف.
اكتب المراحل صفوفاً ثم رقّم المسارات الراجعة
كل صف صندوق، وعمود «الوصل إلى» يأخذ أرقام الصفوف التي يقود إليها، فالمسار الذي يعود إلى الوراء هو ببساطة رقم أصغر: الصف 11 يشير إلى الصف 6. واضبط عمود «الشكل» على «قرار» عند كل بوابة، واسرد الأجوبة في «نص الخط» بالترتيب نفسه، بحيث يقع «معتمد» و«مرفوض» على السهمين الصحيحين.
أسند المسار الذي يحمل كل بوابة
ضع كل صف في عمود «المسار الرأسي» الخاص بمن يتصرف فعلاً: «المدير المباشر» أو «الموارد البشرية / الاستقطاب» أو «المالية» أو «المرشح» أو «لجنة المقابلة». ثم اقرأ القرارات مقابل تلك المسارات، فالمالية تمسك ببوابة التمويل، والمدير المباشر بالقائمة المختصرة، واللجنة بالتوصية. ولا يستطيع مسار واحد أن يحرّك شاغراً بمفرده.
أغلق مسارَي الرفض بشكل نهاية
«رفض» مكانه عمود «الشكل» حيثما تتوقف العملية فعلاً (طلب لا يستوفي المعايير الأساسية، أو شاغر لم يُموَّل قط) و«نجاح» على العرض المقبول. وشكل النهاية يجعل صريحاً أن على أحدهم أن يكتب إلى المرشح، وهذا هو العمل الذي يبقى بلا مالك أكثر من غيره.
سعّر كل حلقة مقابل تاريخ المباشرة
خذ آخر تعييناتك ودوّن المدة الحقيقية لحلقة إعادة الفتح وحلقة العرض في تعليقات هذين القرارين. ثم ضع الرقمين مقابل التاريخ الذي يُحتاج فيه الدور: فإن لم تعد تتسع إعادة فتح واحدة، يختار المدير المباشر بين تاريخ المباشرة والمعايير قبل نشر الإعلان، لا بعد أن يعود فارغاً.
أخطاء ينبغي تجنّبها
رسم القمع وتسميته عملية
النطاقات المتضايقة تقرّر عن الحجم. لا تستطيع إظهار إعلان أُعيد فتحه، ولا جولة مقابلات مكرّرة، ولا عرضاً مرفوضاً، فيتفق المخطط مع لوحة المؤشرات ولا يفسّر شيئاً من التأخير.
إعادة الفتح بلا أي تغيير
حلقة إعادة فتح لا يصحبها تغيير (في النطاق أو المعايير الأساسية أو القنوات أو نص الإعلان) تُعيد القائمة المختصرة نفسها بعد أسبوعين. ضع التغيير المطلوب على التفرّع ليصبح إعادة الفتح قراراً لا تكراراً.
افتراض أن المؤسسة وحدها هي من يرفض
المرشحون ينسحبون في كل مرحلة، وأغلى انسحاب عند العرض. والمخطط الخالي من مسار انسحاب يوحي بأن العملية لا تنتهي إلا حين تقول المؤسسة ذلك، فيُرتجل التعافي في كل مرة.
صندوق اعتماد واحد لاعتمادين
تمويل الدور وتسعيره قراران منفصلان لهما مالكان منفصلان، فالمالية تمسك بأحدهما والمدير المباشر بالآخر، ودمجهما في صندوق واحد يُخفي أيهما يعطّل الشاغر.
أنشئ مخطط التوظيف الخاص بك
خذ المثال كمخطط خاص بك، وضع معاييرك الأساسية على البوابات، وقِس زمن كل حلقة بالرجوع إلى آخر تعييناتك.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
ما مراحل عملية التوظيف؟
خمس مراحل، والرسم المفيد يمنحها أوزاناً شديدة التفاوت. تحديد الدور (الملف الوظيفي، والدرجة، والشاغر المموَّل) يحدّد النتيجة إلى حد بعيد. والاستقطاب ينشر ويجتذب. والفرز والقائمة المختصرة يطبّقان المعايير الأساسية ويمسكان بالبوابة التي تقرّر هل يمضي الشاغر أم يُعاد فتحه. والمقابلة والتقييم يُنتجان توصية اللجنة. والعرض يسعّره ويتحقق منه ويُصدره. وثلاث من الخمس تستطيع أن تعيد العمل إلى الوراء، وهذا تحديداً ما لا يستطيع رسم القمع إظهاره.
كيف أُظهر مرشحاً مرفوضاً في المخطط الانسيابي؟
بشكل نهاية لا بسهم معلّق. فالطلب الذي لا يستوفي المعايير الأساسية ينتهي عند شكل نهاية خاص به، وفي المثال صف رفض نصه «عدم قبول الطلب»، لأن على أحدهم أن يكتب إلى ذلك المرشح، وهذا عمل حقيقي له مستوى خدمة. والأمر نفسه ينطبق على دور لم يُموَّل أصلاً: ينتهي عند «تعليق الشاغر»، وهي نهاية بتاريخ مراجعة لا إخفاق. أما الخطوط التي تتوقف بلا شكل فتترك القارئ يخمّن من يغلقها.
ماذا يحدث حين يرفض المرشح عرض العمل؟
يعود المسار إلى القائمة المختصرة لا إلى الإعلان، ففي المثال يغادر «مرفوض» من «هل قُبل العرض؟» ويعود إلى «هل اعتُمدت قائمة مختصرة مناسبة؟» حيث يُنظر في الاسم التالي. ونجاح ذلك يتوقف على عمر القائمة المختصرة: الخيار الثاني من قبل ستة أسابيع يكون قد قبل شيئاً آخر عادةً، فالقائمة المختصرة مخزون سريع التلف لا احتياطي. ارسم المسار، ثم حدّد التاريخ الذي يسقط بعده ويُعاد فتح الشاغر بدلاً منه.
من يملك عملية التوظيف، الموارد البشرية أم المدير المباشر؟
تملك الموارد البشرية أو الاستقطاب العملية وخطوات الالتزام وتجربة المرشح، ويملك المدير المباشر الأحكام (الملف الوظيفي، والقائمة المختصرة، والتوصية) وتملك المالية بوابة التمويل. ويستحق هذا التقسيم أن يُدوَّن بسبب المسارات الراجعة تحديداً: إعادة فتح الإعلان تُنفق جهد الموارد البشرية على قرار اتخذه المدير المباشر، والعرض الأعلى من النطاق يعود إلى «إعداد العرض وفق نطاق الراتب» ليُعاد تسعيره تحت سقف وضعته المالية. سمِّ من يجوز له سلوك كل مسار من هذه المسارات.
أين ينتهي التوظيف ويبدأ تأهيل الموظف الجديد؟
في هذا المثال، ينتهي التوظيف عندما يقبل المرشح العرض وتكتمل الفحوص المتفق عليها. تسلّم الموارد البشرية تاريخ المباشرة المؤكد، والوظيفة، والمدير، والمستندات المطلوبة إلى المسؤول عن التأهيل. أبقِ المرشحين المرفوضين والعروض التي اعتذر عنها المرشحون على مسار التوظيف، ولا تُحِلها إلى التأهيل.
