會計分錄審批工作流程
會計分錄審批工作流程，涵蓋證據檢查、獨立覆核、敏感分錄升級、總帳過帳及保留審計支持資料。
甚麼是會計分錄審批工作流程
人手分錄在期末可能有需要，但它也是繞過正常交易流程的高風險渠道。因此，一套有效的分錄程序必須要求清楚的會計理據、支持證據、獨立覆核，以及對敏感或高額分錄作升級。借貸相等並不代表分錄應獲通過。
流程令職責分隔清楚可見。編製人記錄分錄，覆核人測試支持資料和準確性，財務控制人批准符合機構敏感性或授權準則的分錄，總帳會計只會過帳已批准分錄。保留的完整資料套件讓人日後可以追溯該筆過帳。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 在獨立覆核前，先檢查分錄編製是否有完整支持資料並符合會計政策。
- 覆核人發現沒有支持或不準確分錄時的更正及重新提交循環。
- 敏感或高額分錄升級至財務控制人，然後過帳至總帳及保留批准證據。
何時使用本範本
- 你哋正為月結或財務報告記錄人手分錄控制。
- 財務團隊的分錄支持資料、覆核證據及批准門檻並不一致。
- 審計人員要求了解如何把分錄編製人、覆核人及過帳人分開。
運作方式
界定完整分錄資料套件
要求分錄理據、來源證據、科目映射、期間、編製人，以及讓另一人可重現分錄所需的任何計算。
訂定敏感分錄規則
按你哋的政策識別必須升級的分錄，例如若干現金、收入或儲備過帳，並訂明按金額的批准門檻。
保存證據
將申請、覆核、批准及過帳參考資料一併保存，讓分錄可被測試，而毋須從電郵重新拼湊。
常見問題
甚麼是會計分錄審批工作流程？
它是編製附有支持資料的分錄、作獨立檢查、取得所需授權批准、過帳至總帳及保留證據的次序。
誰應覆核會計分錄？
應由獨立於編製人的人覆核會計理據、證據及準確性。敏感或高額分錄亦可能按機構政策需要財務控制人或更高級別批准。
為甚麼要保留分錄證據？
證據把總帳過帳連接至其理據、來源記錄及批准，可支持期末覆核、審計抽樣，以及日後發現分錄不準確時的更正。