مخطط انسيابي لعملية فحص المواد الواردة (جودة الاستلام)

ما هي مخطط انسيابي لعملية فحص المواد الواردة (جودة الاستلام)؟

فحص المواد الواردة هو قرار الجودة الذي يُتخذ على مادة اشترتها المؤسسة: هل هذه الشحنة، من هذا الصنف، من هذا المورّد، مقابل بند أمر الشراء هذا، تفي بالمتطلب بما يكفي للاستخدام؟ وكل ما يحيط بهذا القرار موجود لجعله قابلاً للدفاع عنه لاحقاً: أي شهادة وصلت مع الدفعة، وكم عُوين من الشحنة ولماذا، وما الذي قِيس أو اختُبر، ومن أذن بدخول المادة إلى المخزون أو بخروجها من المنشأة.

النطاق هنا أضيق عمداً من العمليات المجاورة له. فحجز موعد الشاحنة، وعدّ المنصات، وتسجيل تلف النقل، وإصدار إشعار استلام البضاعة كلها تخصّ عملية استلام البضائع؛ ويبدأ فحص المواد الواردة بعد أن تستقر المادة المستلمة على حجز الفحص. وفحص مخرجاتك أنت (القطعة الأولى والفحوص الدورية والنهائية مقابل خطة التحكم) هو عملية فحص الجودة، والمنظومة التي تغطي كل نقاط الفحص مجتمعةً هي عملية مراقبة الجودة. أما تقرير إمكانية التعامل مع مورّد أصلاً وفيمَ، فهو اعتماد المورّدين. وهذا المخطط يفترض أن المورّد معتمد وأمر الشراء صادر، ويجيب عن سؤال واحد بشأن شحنة واحدة.

يمتد القالب على خمسة مسارات (الاستلام، مفتّش الجودة، مختبر الجودة، المشتريات، المورّد) وست مراحل، من الاستلام حتى سجل أداء المورّد. وثمة موضعا إخفاق يستحقان التصميم قبل أي شيء آخر. المادة التي قُيّدت في النظام ولم تُفحص بعد يجب ألا تكون قابلة للسحب، ولهذا يظهر حجز الفحص كخطوة قائمة بذاتها لا كافتراض. والتنازل يجب أن يكون قراراً مأذوناً وموثّقاً بشأن دفعة واحدة، لا تعليمات شفهية باستخدام المادة تتحول بهدوء إلى المواصفة الجديدة. اعتبر المخطط نقطة انطلاق لإجرائك الخاص؛ فهو ليس دليل امتثال بذاته.

ما الذي يغطيه هذا المخطط

في هذا القالب

• خمسة مسارات (الاستلام، مفتّش الجودة، مختبر الجودة، المشتريات، المورّد) عبر ست مراحل: الاستلام، الوثائق، المعاينة والفحص، الاختبار، التصرّف، ثم السجلات وتغذية المورّد الراجعة
• معالجة الاستلام كحجز جودة لا كحركة مخزون: تُحوَّل الشحنة إلى حجز الفحص قبل أن يطابق مفتّش الجودة وثائق الجودة مع بند أمر الشراء
• قرار ثلاثي المسارات «هل أُرفقت شهادة التحليل؟»: المُرفقة تمضي إلى مطابقة الشهادة مع الدفعة المسلَّمة، وغير المطلوبة تذهب مباشرة إلى المعاينة، والمفقودة تُبقي الشحنة محجوزة حتى تصل الشهادة ثم تعيدها إلى القرار نفسه
• المعاينة وفق خطة الفحص ومستوى مخاطر المورّد، ثم الفحص البصري والأبعادي، ثم قرار «هل يلزم اختبار مخبري؟» الذي يرسل العينة إلى مختبر الجودة أو يمضي مباشرة إلى حكم المطابقة
• قرار «هل تطابق المواصفة؟» المنقسم إلى القبول والإفراج إلى المخازن، أو حجر الشحنة ورفع تقرير عدم مطابقة إلى المورّد
• مسار غير المطابق: قرار «التصرّف في غير المطابق؟» المتفرّع إلى تنازل أو إرجاع، وبوابة «هل اعتُمد التنازل؟» التي ترتد إلى الإرجاع عند الرفض، وترتيب المشتريات للإرجاع والاستبدال، ورد المورّد على تقرير عدم المطابقة، وتحديث سجل أداء المورّد عن كل شحنة مقبولة كانت أم مرفوضة قبل إغلاق سجل الفحص

متى تستخدم هذا القالب

• تكتب أو تراجع إجراء فحص المواد الواردة وتحتاج صورة واحدة تبيّن من يحجز المادة ومن يعاينها ومن يختبرها ومن يملك الإفراج عنها
• مواد لم تُفحص تصل إلى الإنتاج أو إلى منطقة السحب، وتحتاج أن يُرسم حجز الفحص وحالة المخزون خلفه وخطوة الإفراج صراحةً بدل افتراضها
• تتعامل مع مورّد جديد أو صنف حرج للسلامة، وتريد أن يتبع حجم الفحص مستوى مخاطر المورّد لا العادة
• التنازلات تُمنح شفهياً، فلا يستطيع أحد بعد أشهر أن يقول من أذن باستخدام المادة كما هي، ولا على أي دفعة، ولا هل أُبلغ العميل
• سألك مدقّق أو عميل كيف تتحقق من المواد المشتراة قبل استخدامها، والإجابة الحالية موزّعة بين تعليمات عمل وجدول بيانات وذاكرة الموظفين

كيف تعمل

1. أعد تسمية المسارات بأدوارك الفعلية

   استبدل الاستلام ومفتّش الجودة ومختبر الجودة والمشتريات والمورّد بالأدوار الموجودة فعلاً. فإن كان الاختبار مسنداً إلى جهة خارجية، فذلك المسار مختبر خارجي بمدة إنجاز تستحق التصريح بها. وإن كان شخص واحد يستلم ويفحص، فادمج المسارين بدل رسم تسليم لا يحدث.

2. اربط خطة الفحص بخطوة المعاينة

   لكل صنف أو مجموعة مواد، سجّل الخصائص المفحوصة، وطريقة القياس والعدّة، وحجم العينة، ومعياري القبول والرفض، ونسخة المواصفة السارية. وصرّح بوضوح بالمواضع التي تفحص فيها كل وحدة بدل المعاينة، والمواضع التي تعتمد فيها على بيانات اختبار المورّد نفسه.

3. دوّن قاعدة مخاطر المورّد التي تغيّر حجم العينة

   قرّر ما الذي يضع مورّداً على فحص مخفّف أو عادي أو مشدّد (مورّد جديد، صنف جديد، عدم مطابقة مفتوحة، خاصية حرجة للسلامة) والأهم: ما الذي يعيده إلى الوضع العادي. معايير معاينة الصفات مثل ISO 2859-1 وANSI/ASQ Z1.4 تعرّف التنقل بين الفحص العادي والمشدّد والمخفّف استناداً إلى سجل الدفعات الأخيرة؛ وإن كنت لا تستخدم أياً منها فدوّن قاعدتك الخاصة، وإلا صار الفحص المشدّد دائماً بحكم الأمر الواقع.

4. حدّد المواد التي تلزمها شهادة، وما الذي يجعلها صالحة

   اسرد مجموعات المواد التي تتطلب وثائق ونوع الوثيقة المطلوبة. فللمنتجات المعدنية يفرّق EN 10204 بين إقرار مطابقة للطلب من نوع 2.1، وتقرير اختبار 2.2، وشهادتي فحص 3.1 و3.2 القائمتين على فحص نوعي؛ أما الكيماويات والمستهلكات فتصل عادةً بشهادة تحليل. وأياً كان المنطبق، فالشهادة الصالحة تحمل أرقام الدفعة أو اللوط أو الصهرة المسلَّمة فعلاً، ونسخة المواصفة المسمّاة في أمر الشراء.

5. سمِّ صلاحية التنازل وحدودها

   دوّن من يملك الإذن باستخدام المادة كما هي، وحتى أي حدّ من المخاطر أو القيمة، ومتى يجب إبلاغ العميل لأن المتطلب المتأثر متطلبه هو. واجعل صريحاً أن التنازل يغطي دفعة واحدة وانحرافاً واحداً، وأنه يُسجَّل بالكمية والسبب واسم من أذن به.

6. قرّر ما يلتقطه سجل المورّد وأين يُراجَع

   اختر الحقول التي تجعل نتائج الفحص مفيدة لاحقاً (نسبة المطابقة، عدد حالات عدم المطابقة، زمن الرد على التقرير، كلفة الفرز أو إعادة العمل) وسمِّ اجتماع مراجعة المورّدين الذي ينظر فيها. فذلك هو المنتدى الذي يتغير فيه مستوى المخاطر، أو تُطلق فيه إعادة الاعتماد، أو تتحول فيه مشكلة متكررة إلى إجراء تصحيحي، وبدونه يكون السجل مجرد أوراق محفوظة.

الأسئلة الشائعة

ما هي عملية فحص المواد الواردة؟

هي التحقق من الجودة الذي يُطبَّق على المواد المشتراة قبل السماح باستخدامها. تُحوَّل الشحنة إلى حجز الفحص، وتُطابَق وثائق الجودة مع بند أمر الشراء، وتُطابَق الشهادة مع الدفعة المسلَّمة حيث تكون مطلوبة. ثم تُسحب عينة وفق خطة الفحص ومستوى مخاطر المورّد، وتُفحص بصرياً وأبعادياً، وتُختبر مخبرياً حيث لا يمكن الحكم على الخاصية بالعين. فإن طابقت المادة قُبلت وأُفرج عنها إلى المخازن. وإن لم تطابق حُجرت وأُبلغ بها المورّد، ثم يقرّر مسؤول مخوَّل بين قبولها بتنازل مأذون وإرجاعها للاستبدال. وفي الحالتين تُحدَّث نتيجة الشحنة في سجل أداء المورّد قبل إغلاق سجل الفحص.

ما الفرق بين فحص المواد الواردة واستلام البضائع؟

استلام البضائع معاملة لوجستية وتجارية: التفريغ والعدّ وفحص تلف النقل ومطابقة التسليم مع أمر الشراء وإصدار إشعار الاستلام كي تُطابَق الفاتورة. أما فحص المواد الواردة فقرار جودة بشأن استيفاء المادة لمواصفتها. وبين الاثنين يجب أن تستقر المادة على حجز الفحص: مقيّدة في النظام وظاهرة فيه، لكن غير متاحة للسحب. وحين تُدار الخطوتان كخطوة واحدة، يتحول المخزون المستلم إلى مخزون قابل للاستخدام لحظة اكتمال الأوراق، فتصل مواد غير مفحوصة إلى خط الإنتاج.

هل تحتاج كل شحنة إلى شهادة تحليل؟

لا. المتطلب يأتي من طبيعة المادة ومن نص أمر الشراء، ولذلك تعرّفه معظم المؤسسات لكل مجموعة مواد لا لكل شحنة. شهادات التحليل معتادة للكيماويات والمواد الخام والمستهلكات المنظَّمة؛ وللمنتجات المعدنية يحدّد EN 10204 أنواع الوثائق، من إقرار المطابقة للطلب 2.1 وتقرير الاختبار 2.2 حتى شهادتي الفحص 3.1 و3.2 القائمتين على فحص نوعي. وكثير من الأصناف المشتراة لا يلزمها سوى شهادة مطابقة، أو لا يلزمها شيء. والمهم أن استلام الشهادة ليس كالتحقق منها: يجب أن تحمل أرقام الدفعة أو اللوط أو الصهرة المسلَّمة فعلاً ونسخة المواصفة المسمّاة في الأمر، وأن يُسمّى من تحقّق من ذلك.

ما مقدار ما ينبغي فحصه من الشحنة؟

بقدر ما تقتضيه المخاطر، ويُقرَّر مسبقاً لا عند رصيف الاستلام. معايير معاينة الصفات مثل ISO 2859-1 وANSI/ASQ Z1.4 تعطي حجم العينة انطلاقاً من حجم الدفعة ومستوى الفحص وحدّ الجودة المقبول، وتعرّف كيف ينتقل المورّد بين الفحص العادي والمشدّد والمخفّف بتغيّر سجله الحديث. والمورّدون المعتمدون ذوو الأداء الجيد يمكن نقلهم إلى فحص مخفّف أو تخطي الدفعات شرط أن تكون قاعدة إعادة التشديد مكتوبة. أما الخصائص الحرجة للسلامة أو غير القابلة للاسترجاع فقد تبرّر فحص كل وحدة. والمعاينة تمنح ثقة بشأن الدفعة لا ضماناً بشأن كل قطعة فيها، ويستحسن التصريح بذلك في الإجراء كي تُفهم حدود الفحص.

ماذا يحدث حين تخفق مادة واردة في الفحص؟

الحجر أولاً والأوراق ثانياً: تُعزل المادة مادياً وتُغيَّر حالتها في النظام كي يتعذّر سحبها، ثم يُرفع تقرير عدم مطابقة إلى المورّد يتضمن رقم الصنف والدفعة وأمر الشراء والكمية المتأثرة والمتطلب والحالة الفعلية والدليل. ثم يأتي التصرّف. فالإرجاع يضع المشتريات في موقع المسؤولية عن الإرجاع والاستبدال، والبديل يدخل هذه العملية من جديد كشحنة جديدة. أما القبول كما هي فهو تنازل يحتاج قراراً مأذوناً وموثّقاً يغطي دفعة واحدة. والبند 8.7 من ISO 9001:2015 يتناول ضبط المخرجات غير المطابقة ويتوقع توثيق عدم المطابقة والإجراء المتخذ وأي تنازل حُصل عليه والجهة التي قرّرت، مع إبلاغ العميل حيث يكون المتطلب المتأثر متطلبه. وفي الحالتين يردّ المورّد على التقرير وتُسجَّل النتيجة في أدائه.