Flowchart for godkendelse af fødevareleverandører fra dokumentation til liste

Hvad er flowchart for godkendelse af fødevareleverandører fra dokumentation til liste?

Processen starter med en leverandør og en risikokategori. Kategorien styrer, hvilken dokumentation, kontrol og opfølgning der er relevant for det, leverandøren faktisk leverer. Indkøb indhenter dokumentation, leverandøren svarer, og Kvalitet / Fødevaresikkerhed vurderer materialet mod virksomhedens egne acceptkrav.

Dette er ikke en generel proces for valg eller løbende evaluering af leverandører. Den fokuserer på fødevaresikkerhedsdokumentation, allergenoplysninger, risikobaseret audit eller spørgeskema og en prøveordre, før en leverandør kan anvendes. Tilpas den til egne procedurer, produkter og gældende krav.

Processen holdes sammen af risikovurderingen, kontrolruten, prøveordrens resultat og den efterfølgende revurdering. En godkendelse er ikke permanent: ændringer, klager eller dokumenter nær udløb kan åbne sagen igen.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fire swimlanes for Indkøb, Leverandør, Kvalitet / Fødevaresikkerhed og Ledelse gennem identifikation, dokumentation, kontrol, prøve og revurdering
• Risikokategorisering før dokumentation indhentes, så kontrollens omfang kan følge den konkrete leverance
• En kontrolsløjfe for manglende eller udløbet dokumentation, før sagen går videre
• En risikobaseret vej til audit eller spørgeskema med korrigerende handlinger ved væsentlige fund
• Prøveordre og vurdering mod egne specifikationer med udfaldet godkend, ny prøve eller afvis
• Ledelsesgodkendelse for kritiske leverandører samt en registreret liste og risikobaseret revurdering

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I udarbejder eller opdaterer en procedure for godkendelse af fødevareleverandører.
• Leverandørfiler mangler ensartet dokumentation om specifikationer, allergener eller certifikater.
• Kontrollens dybde skal kunne skaleres efter risiko i stedet for at være ens for alle leverandører.
• I skal kunne vise kunder eller auditører, hvordan en leverandør bliver vurderet og godkendt.
• Godkendte leverandører skal revurderes ved hændelser og ikke kun på en kalenderdato.

Sådan fungerer det

1. Omdøb swimlanes

   Erstat rollerne med de funktioner, der reelt ejer indkøb, fødevaresikkerhed og godkendelse hos jer. Slå baner sammen, hvis samme person udfører flere roller.

2. Definér risikokategorier

   Beskriv de forhold, der gør en leverance mere eller mindre risikofyldt, og forbind hver kategori med dokumentationskrav, kontrolrute og revurdering.

3. Fastlæg dokumentationspakken

   Angiv hvilke specifikationer, certifikater, forsikringsoplysninger og allergenerklæringer der kræves for hver kategori, og hvordan gyldighed kontrolleres.

4. Sæt ruten for audit

   Afgør hvilke kategorier der kræver audit på stedet, og hvilke der kan vurderes med spørgeskema. Beskriv auditområderne i jeres eget program.

5. Skriv prøveordrens kriterier

   Fastlæg på forhånd, hvordan prøveleverancen vurderes mod egne specifikationer, analyser og mærkning, samt hvornår en ny prøve er relevant.

6. Navngiv godkendelsesmyndighed

   Beskriv hvornår en kritisk leverandør kræver ekstra godkendelse, og hvem der kan underskrive. Undgå at gøre hvert eneste trin til en rutinemæssig underskrift.

7. Fastlæg revurderingsudløsere

   Knyt intervaller og hændelser som klager, ændringer eller dokumenter nær udløb til revurderingen. Afprøv diagrammet mod rigtige leverandørfiler.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin indgår i godkendelse af en fødevareleverandør?

Leverandøren kategoriseres efter risiko, sender den krævede dokumentation, og filen vurderes mod egne acceptkrav. Afhængigt af risikoen følger audit eller spørgeskema. En prøveordre vurderes, leverandøren godkendes eller afvises, og godkendte leverandører registreres og revurderes.

Hvordan adskiller processen sig fra en generel leverandørvurdering?

En generel vurdering kan omfatte pris, afhængighed og kommerciel risiko. Denne proces koncentrerer sig om beviser, der er relevante for fødevaresikkerhed og den konkrete leverance, før leverandøren anvendes.

Hvilke dokumenter hører normalt til leverandørfilen?

Det afhænger af leverancen og virksomhedens risikovurdering. Typiske elementer er specifikationer, dokumentation for relevante ordninger, forsikring og allergenoplysninger. Højere risiko kan kræve yderligere audit- eller prøvebeviser.

Gør denne skabelon virksomheden compliant?

Nej. Skabelonen fastlægger ikke, hvilke krav der gælder for et bestemt produkt eller sted. Brug den som et tilpasningsbart udgangspunkt og få jeres egne regler, farer og kontrolkrav vurderet af de ansvarlige kompetencer.

Hvad skal udløse en revurdering?

Ud over et risikobaseret interval kan ændringer i leverancen, klager, tilbagekaldelser, ændret ejerskab eller dokumentation nær udløb kræve en ny vurdering. Registrér både udløseren og resultatet.