Flowchart for kundeklager om fødevarer (modtagelse til trend og CAPA)

Hvad er flowchart for kundeklager om fødevarer (modtagelse til trend og capa)?

En klage kan komme fra en kunde, forhandler, distributør eller returneret pakke. Diagrammet registrerer og klassificerer den, vurderer om der er en potentiel fødevaresikkerhedsrisiko og fører sagen til undersøgelse og afslutning.

Skabelonen er laget for klagemodtagelse og undersøgelse, ikke en erstatning for sporbarhed, tilbagekaldelse eller CAPA. Når et sikkerhedsproblem peger på vare i distribution, skal jeres egne relaterede procedurer overtage.

Sikkerhedsrisikoen vurderes ud fra påstanden, ikke kundens tone. Årsagen undersøges, en gentagelig systemfejl kan få CAPA, og det afsluttede register læses ved trendgennemgang.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fire swimlanes for Kunde, Kvalitet / QA, Fødevaresikkerhed og Ledelse gennem modtagelse, screening, sporbarhed, undersøgelse, respons og trendgennemgang
• En vurdering af potentiel fødevaresikkerhedsrisiko, der adskiller et sundheds- eller allergenproblem fra en kvalitetssag
• Eskaler, sæt hold, identificér partiet og spor det frem og tilbage, når en sikkerhedsrisiko er markeret
• En beslutning om andet lager stadig er i distribution, som overdrager en markedssag til den relevante tilbagekaldelsesproces
• Løkker for yderligere bevis, CAPA-vurdering, kundens accept af svaret og periodisk trendgennemgang

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver eller reviderer en klageprocedure og vil vise, hvem der klassificerer, eskalerer og sporer et parti
• Klagen triageres i dag af den, der besvarer opkaldet, uden klare kriterier for sikkerhed kontra kvalitet
• En klage har afsløret vare, der stadig er i distribution, og overdragelsen til tilbagekaldelse skal være tydelig
• Klagefiler lukkes efter et kundesvar uden CAPA- eller trendvurdering
• En kunde, auditor eller certificeringsinstans har bedt om en dokumenteret klageproces

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne

   Erstat Kunde, Kvalitet / QA, Fødevaresikkerhed og Ledelse med jeres faktiske roller.

2. Skriv klassifikationskriterier

   Definér hvilke påstande der er potentielle sikkerhedsrisici for jeres produkter, og hvem der kan omklassificere en sag.

3. Fastlæg holdreglen

   Angiv hvem der kan sætte et parti i hold, hvordan det mærkes, og hvordan berørte funktioner underrettes.

4. Peg på sporbarhedssystemet

   Angiv det reelle register, der identificerer og sporer partiet frem og tilbage.

5. Definér eskalering

   Aftal hvad vare i distribution betyder, hvem der træffer beslutningen, og hvordan den overdrages.

6. Sæt CAPA-tærsklen

   Beslut hvornår en isoleret rettelse bliver en formel CAPA, og hvordan effekten verificeres.

7. Afprøv lukkede klager

   Følg flere faktiske klagesager gennem diagrammet og ret trin, som mangler eller ikke udføres.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin indgår i processen for en kundeklage om fødevarer?

Klagen registreres og klassificeres. Den screenes for sikkerhedsrisiko; en markeret sag eskaleres, partiet sættes i hold og spores. Begge grene går til årsagsundersøgelse, korrigerende handling, kundesvar, afslutning og trendgennemgang.

Hvordan afgøres det, om en klage er en sikkerhedsrisiko eller en kvalitetssag?

Vurder påstanden, ikke tonen. Mulig sygdom, allergisk reaktion, farligt fremmedlegeme, udeklareret allergen eller procesrelateret fordærvelse kræver jeres sikkerhedsgren. Kriterierne skal komme fra jeres egen fareanalyse.

Skal en fødevareklage rapporteres til en myndighed?

Det afhænger af produkt, marked og påstand. Bekræft den konkrete sag med jeres fødevaresikkerheds- eller juridiske funktion og de regler, der gælder for jer.

Hvordan adskiller diagrammet sig fra sporbarhed og tilbagekaldelse?

Dette diagram modtager og undersøger klagen. Sporbarhed leverer partiets forbindelser, og en sag med yderligere vare i markedet skal gå til jeres særskilte tilbagekaldelsesproces.

Hvad bør et klageregister og en trendrapport indeholde?

Registrér blandt andet kanal, produkt- og partikode, kundens beskrivelse, klassifikation, undersøgelse, årsag, handling, kundesvar og lukning. Tilpas de endelige felter til jeres egne krav.