Flowchart for indgangskontrol af råvarer (modtagelse til frigivelse eller hold)

Hvad er flowchart for indgangskontrol af råvarer (modtagelse til frigivelse eller hold)?

Diagrammet følger én råvarelevering fra kajen til lager, afvisning eller en dokumenteret indrømmelse. Leveringen sammenholdes med indkøbsordre og specifikation, leverandørens aktuelle godkendelsesstatus kontrolleres, COA og allergen-/specifikationserklæring gennemgås, og materialet inspiceres og prøvetages. Når materialets egen specifikation kræver laboratorietest, forbliver partiet i karantæne, indtil resultatet er vurderet.

Det er modtageporten, ikke processen der kvalificerer leverandøren, udfører en HACCP-fareanalyse eller gennemfører leverandørens korrigerende handling. Leverandørgodkendelse afgør, om en kilde må bruges; dette diagram kontrollerer dens status ved den konkrete levering. Det angiver heller ikke universelle prøver, grænser eller CCP'er, fordi de afhænger af materiale, produkt og jeres egne procedurer.

Fem beslutninger holder flowet adskilt. »Matcher PO og specifikation?« fanger fejl tidligt. »Leverandørens godkendelsesstatus?« ligger før dokumentgennemgangen. Dokumentation kan være komplet, mangle eller være ikke-konform. Et tvivlsomt fysisk resultat går til QA, og den afsluttende disposition vælger afvisning/retur eller frigivelse under en dokumenteret indrømmelse.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fire swimlanes: Lager, Kvalitetskontrol / QC, Kvalitet / QA og Indkøb, så hold, afvigelse og indrømmelse får en navngiven ejer.
• »Matcher PO og specifikation?« ved modtagelsen, før materialet går videre i processen.
• »Leverandørens godkendelsesstatus?« før dokumentkontrol, så en ikke-godkendt leverandør ikke passerer på grund af pæne papirer.
• En trevejs »Dokumentation komplet og i orden?«-beslutning for komplet, manglende og ikke-konform dokumentation.
• Fysisk inspektion, prøvetagning, QA-vurdering af grænsetilfælde og laboratorietest, når materialets egen specifikation kræver det.
• Karantæne, leverandørafvigelse og »Disponering af det ikke-konforme parti?« med afvisning/retur eller dokumenteret indrømmelse.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver eller reviderer en modtage- og indgangskontrolprocedure og vil vise, hvem der kontrollerer ordre, leverandør, dokumenter og materiale.
• Ikke-konforme råvarer når produktionen, og I skal finde hullet ved ordre, leverandørstatus, dokumentation eller fysisk kontrol.
• I adskiller QC's inspektion fra QA's dispositions- og frigivelsesmyndighed.
• I vil gøre leverandørstatus, leverandørafvigelser og indrømmelser synlige som en del af modtagelsen.
• En kunde eller auditor har bedt om en dokumenteret beskrivelse af, hvordan råvarer kontrolleres, testes og frigives eller sættes på hold.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne

   Erstat Lager, Kvalitetskontrol / QC, Kvalitet / QA og Indkøb med jeres faktiske roller. Tegn ikke en overdragelse, hvis én rolle reelt gør begge dele.

2. Fastlæg PO- og spec-tolerancer

   Beskriv hvad der udløser en afvigelse: forkert vare, mængde, emballage eller specifikationsrevision, og hvem der kan acceptere en mindre variation.

3. Navngiv kilden til leverandørstatus

   Knyt kontrollen til jeres godkendte leverandørliste og aftal på forhånd, hvad der gælder for betinget eller ikke-godkendt status.

4. Skriv dokumenttjeklisten

   Angiv dokumenterne for hver materialetype, fx COA, allergen- og spec-erklæring, og hvilke mangler der kan indhentes, kontra hvilke der straks er en afvigelse.

5. Aftal testkrav

   Knyt laboratorietest til jeres materialets specifikation og fareanalyse. Angiv metode, laboratorium og acceptkriterier i jeres egne dokumenter, ikke i denne generiske skabelon.

6. Tildel myndighed

   Navngiv rollerne, der må sætte hold, afvise en levering og godkende en indrømmelse. Angiv hvilke afvigelser der aldrig må dækkes af en indrømmelse.

7. Afprøv med modtagelsesloggen

   Følg reelle modtagelser, herunder en holdt, afvist eller frigivet under indrømmelse. Ret ethvert trin, som praksis bruger, men diagrammet ikke viser.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin indgår i indgangskontrol af råvarer?

Leveringen kontrolleres mod PO og specifikation, efterfulgt af leverandørens godkendelsesstatus og de ledsagende dokumenter. Materialet inspiceres og prøvetages, og eventuel laboratorietest vurderes før frigivelse. Fejl samles i karantæne, en leverandørafvigelse og en beslutning om afvisning/retur eller dokumenteret indrømmelse.

Etablerer denne skabelon HACCP eller fødevaresikkerhedsoverensstemmelse?

Nej. Diagrammet er et proceskort for modtagekajen. Det bestemmer ikke jeres CCP'er, prøvetagningsfrekvens, kritiske grænser eller regulatoriske pligter. Lad ejeren af jeres HACCP-plan og kvalitetssystem tilpasse og gennemgå den.

Hvordan adskiller indgangskontrol sig fra leverandørgodkendelse?

Leverandørgodkendelse afgør før købet, om en leverandør er acceptabel for en vare. Indgangskontrol afgør ved hver levering, om netop dette parti, dets status, dokumenter og tilstand er acceptabelt. En godkendt leverandør kan stadig levere et ikke-konformt parti.

Hvad er en indrømmelse, og hvem bør godkende den?

En indrømmelse er en dokumenteret godkendelse af brug eller frigivelse mod en afvigelse fra specifikationen. Den er ikke en rutinevej rundt om et hold. Jeres procedure skal navngive godkenderen, de tilladte fejltyper og den registrering, der følger partiet.

Hvilke optegnelser kræves for sporbarhed?

Gem oplysninger, der forbinder modtaget lotkode med leverandørens lot, PO, leverandørstatus, dokumentation, prøver, testresultater og disposition. Det giver grundlaget for at spore materialet frem gennem jeres egen proces og for at dokumentere, hvorfor partiet blev frigivet eller holdt.