Flowchart for fødevaresporbarhed (fra lotmodtagelse til sporingsjournal)

Hvad er flowchart for fødevaresporbarhed (fra lotmodtagelse til sporingsjournal)?

Fødevaresporbarhed er disciplinen at knytte hver eneste lot, der kommer ind på en virksomhed, sammen med hver eneste lot, der forlader den, stramt nok til at én sporingsanmodning kan besvares på minutter i stedet for dage: hvilke leverandørlots der indgik i denne batch, og hvilke kunder der modtog den. Diagrammet nedenfor udløses, når en råvarelot krydser rampen, og følger den ene lot hele vejen: modtaget og registreret under sin egen identitet, kontrolleret mod indkøbsordren og dens analysecertifikat, frigivet eller tilbageholdt af Quality, forbrugt mod den formel eller stykliste, der knytter den til en bestemt produktionsbatch, ført videre til de færdigvarelotkoder, batchen emballeres under, og afsendt under en registrering, der navngiver kunden og mængden. Herfra vender diagrammet om. Ved en sporingsanmodning, uanset om det er en planlagt øvelsestilbagekaldelse, en auditørs stikprøve eller en reel kvalitetshændelse, læses de samme registreringer baglæns til råvarelotsene og forlæns til kunderne, samles i én sporingsjournal og kontrolleres mod, hvad der fysisk findes på hylden, før nogen kalder det færdigt.

Dette diagram er identitets- og kædelaget, ikke de beslutninger, der bygges ovenpå det. Om en batch er egnet til frigivelse, hører til batchproduktionsprocessen, som dette diagram forudsætter allerede er sket, når en lot når emballeringen. Om en leverandør overhovedet er egnet til at sende jer en lot, hører til leverandørgodkendelsesprocessen for fødevarer, der kører langt forud for første række her. Og når en fare er bekræftet, og svaret er, at produkt skal tilbagekaldes, hører den beslutning til produkttilbagekaldelsesprocessen for fødevarer, ikke til denne: det diagrams eget sporingstrin er med vilje én enkelt boks, fordi det forudsætter, at den lotkædning, dette diagram bygger, allerede virker, og dette diagram er det fundament, det hviler på. En råvare, der afvises her, eller et fund, der rejses andre steder på gulvet, overleveres på samme måde til processen for ikke-konforme produkter. At holde den grænse synlig er det, der forhindrer en sporbarhedsøvelse i at blive en gentegning af hver proces, den rører ved.

Tre beslutninger bærer det meste af vægten. »PO matchet og **COA** på fil?« er den port, der holder sporbarheden ærlig på det ene punkt, hvor det meste af den bygger på journalmatch frem for fysisk inspektion: en ukodet palle, der slipper igennem her, er usporbar resten af sit liv på anlægget, uanset hvor omhyggeligt hvert senere trin udføres. »Ingredienslot substitueret midt i batch?« findes, fordi den mest almindelige måde en batchjournal stille og roligt går galt på, er en ombytning på gulvet, der aldrig når papirarbejdet, og hvis erstatningslotten bærer et andet allergen end den, den erstattede, er hullet ikke kun et sporbarhedsproblem. Og »Er hver ingredienslot identificeret?« inde i selve sporingsanmodningen er bevidst ikke et hårdt stop: et dokumenteret hul er stadig en sandfærdig sporingsjournal, mens et opslag, der stille dropper en lot, det ikke kunne finde, er den fejl, en rigtig tilbagekaldelse opdager på det værst tænkelige tidspunkt.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fire swimlanes (Lager, Produktion, Kvalitet / QA og Logistik) fordelt på fem faser: modtag og frigiv, producér, pak og afsend, sporingsanmodning samt verificér og luk, så hver lot har én navngiven ejer ved hvert trin fremad og ved opslaget baglæns
• En beslutning »PO matchet og **COA** på fil?« ved modtagelsen, så en råvarelot først kommer ind i anlæggets identitetskæde, når den er kontrolleret mod sin indkøbsordre og sit analysecertifikat, med Quality der tilbageholder og disponerer alt, der fejler kontrollen, før det kan registreres
• Formel/BOM-forbrug, der knytter lotten til en produktionsbatch, og en beslutning »Ingredienslot substitueret midt i batch?«, der sender en ombytning på gulvet ind i batchjournalen sammen med enhver allergenpåvirkning, i stedet for at lade den gå uregistreret
• En port »Sporingsanmodning modtaget (audit, øvelsestilbagekaldelse eller reel hændelse)?«, der adskiller rutinemæssig journalopbevaring fra en reel sporing: et opslag ét trin baglæns for de forbrugte leverandørlots og et opslag ét trin forlæns for de kunder, der modtog batchen, hver ejet af en anden bane, så ingen af siderne af sporingen afhænger af én persons hukommelse
• En gren »Er hver ingredienslot identificeret?«, der dokumenterer et sporbarhedshul frem for stille at droppe det, og en beslutning »Bekræfter afstemningen sporingsjournalen?«, der tjekker den samlede journal mod fysisk lager, før den kaldes færdig, og sender enhver uafklaret uoverensstemmelse mod produkttilbagekaldelsesprocessen

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver en procedure for lotsporbarhed eller one-up, one-back og har brug for ét billede af, hvordan en råvarelots identitet rejser gennem produktion, emballering og forsendelse, og hvordan den slås op igen fra begge ender
• En øvelsestilbagekaldelse eller sporingsøvelse har taget længere tid, end den burde, eller afslørede et hul, og I har brug for at få de baglæns og forlæns opslag tegnet som rigtige trin med en navngiven ejer i stedet for overladt til, hvem der husker, hvor regnearket er
• I beslutter, hvad jeres ERP, MES eller regnearksbaserede system skal fange ved modtagelsen, ved BOM-forbrug og ved forsendelsen, før I kan besvare en sporingsanmodning ud fra journaler i stedet for hukommelse
• En kunde, en auditør eller et certificeringsorgan har spurgt, hvordan I ville spore en berørt lot forlæns og baglæns, og I har brug for at få processen dokumenteret, før I kan svare med mere end en beskrivelse
• I skal fastlægge, hvad produkttilbagekaldelsesprocessen for fødevarer faktisk ville køre på, og vil have sporings- og opslagstrinnet, den behandler som én boks, defineret og testet først

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Lager, Produktion, Kvalitet / QA og Logistik med de funktioner, I faktisk har. På et lille anlæg kan samme person modtage råvaren, køre batchen og afsende paletten; læg baner sammen frem for at tegne en overlevering mellem personer, der er den samme person.

2. Fastsæt jeres eget lotkodningsprincip

   Beslut, hvordan en råvarelotkode, et internt produktionsbatchnummer og en færdigvarelotkode hænger sammen, og skriv reglen ind på diagrammet. Nogle anlæg genbruger ét nummer gennem alle tre, andre genererer et nyt ved hvert trin og stoler på en kædetabel; begge dele fungerer, hvis reglen er skrevet ned og anvendes hver gang, ikke kun når nogen husker det.

3. Skriv modtagekontrollen og myndigheden til at tilbageholde/frigive

   Angiv, hvad »PO matchet og **COA** på fil?« faktisk kontrollerer, og hvem der må sætte, ophæve eller afvise en tilbageholdelse. En tilbageholdelse, der kun findes i et regneark og ikke på selve pallen, er det hul, en auditør finder hurtigst.

4. Definér, hvad der tæller som en rapporteringspligtig substitution

   Sæt reglen for, hvornår en ingredienslot-ombytning midt i en batch skal skrives ind i batchjournalen og ikke bare håndteres mundtligt på gulvet. Hvis erstatningen kan bære et andet allergen end den, den erstatter, skal det knyttes til jeres label- og allergenkontrolprocedure, ikke kun til dette diagram.

5. Beslut jeres kilder til one-up, one-back-opslaget

   Navngiv det faktiske system eller den faktiske journal, hvert opslag læser fra: modtagelsesloggen for baglæns-trinnet, forsendelses- eller ordrejournalen for forlæns-trinnet. Hvis en af dem ligger på papir eller i et regneark, ingen andre kan åbne, er det det sporbarhedshul, dette diagram vil afsløre længe før en reel sporingsanmodning gør.

6. Fastsæt jeres afstemningstolerance og eskaleringstrigger

   Beslut, hvad der tæller som et afstemningsmatch frem for en uoverensstemmelse, hvem der undersøger et hul, og ved hvilket punkt en uafklaret uoverensstemmelse eskalerer til produkttilbagekaldelsesprocessen frem for at forblive en åben sporingsundersøgelse. Skriv opbevaringsperioden for den samlede sporingsjournal ud fra jeres egne regulatoriske og kundekrav, ikke fra en standard.

7. Kør en øvelsestilbagekaldelse mod det og tag tid

   Vælg en tilfældig færdig lot, og tag tid på, hvor lang tid det tager at producere en komplet sporingsjournal udelukkende ud fra, hvad dette diagram siger, I kan finde. Ethvert trin, folk beskriver, som diagrammet ikke viser, eller et opslag, der tager en eftermiddag med telefonopkald i stedet for et journalopslag, er det fund, det er værd at rette, før en auditør eller en reel hændelse gør det for jer.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er trinene i en fødevaresporbarhedsproces?

En råvarelot modtages og registreres under sin egen identitet, kontrolleres mod indkøbsordren og dens analysecertifikat, og tilbageholdes eller frigives af Quality, før der sker andet med den. Når den er frigivet, forbruges den mod den formel eller stykliste, der knytter den til en bestemt produktionsbatch; enhver substitution midt i batchen registreres i batchjournalen sammen med enhver allergenpåvirkning. Batchen produceres, knyttes til de færdigvarelotkoder, den emballeres under, og afsendes under en registrering, der navngiver kunde, ordre og mængde. Ved en sporingsanmodning, uanset om den er planlagt, fra en auditør eller fra en reel hændelse, læses de samme journaler baglæns for at identificere de forbrugte leverandørlots og forlæns for at identificere de kunder, der modtog batchen. De to opslag samles i én sporingsjournal, verificeres mod fysisk lagerafstemning, og enten udstedes den, eller hvor en uoverensstemmelse ikke kan løses, eskaleres den mod produkttilbagekaldelsesprocessen.

Hvad er one-up, one-back-sporbarhed, og er det alt, denne skabelon dækker?

One-up, one-back er sporbarhedsprincippet om, at et anlæg kan navngive den umiddelbare kilde til alt, det modtager, ét trin baglæns, og den umiddelbare modtager af alt, det afsender, ét trin forlæns, uden nødvendigvis at spore et produkt helt tilbage til gården eller helt frem til en forbrugers køkken. Det er rygraden i de fleste fødevaresporbarhedssystemer, fordi en kæde af one-up, one-back-led, fulgt gennem hvert anlæg et produkt passerer, er det, der gør en fuld sporing mulig, uden at ét enkelt sted holder hele billedet. Denne skabelon dækker netop den rygrad: den interne kædning fra en modtaget lot gennem produktion og emballering til en afsendt lot, og de to opslag, der besvarer den. Hvad der ligger på hver side af den, sporing længere tilbage til jeres leverandørs egne leverandører eller længere frem forbi jeres direkte kunde, afhænger af jeres handelspartneres egne systemer og enhver dataaftale, I har med dem.

Opfylder denne skabelon FSMA 204 eller Codex' krav til fødevaresporbarhed?

Ikke af sig selv, og om nogen af dem gælder for jer, afhænger af jeres produkt og marked. I USA kræver FSMA's afsnit 204-sporbarhedsregel, at bestemte nøgledataelementer indfanges ved kritiske sporingshændelser for fødevarer på FDA's Food Traceability List, og overholdelsesdatoen har rykket sig før, så tjek FDA's aktuelle vejledning frem for at antage en dato. Codex Alimentarius' generelle principper for fødevarehygiejne, CXC 1-1969, rammesætter sporbarhed og produktsporing som et redskab til at følge et produkt gennem produktions-, forarbejdnings- og distributionstrinnene, uden at foreskrive ét universelt journalformat, alle lande overtager identisk. Mange GFSI-anerkendte certificeringsordninger, som BRCGS, SQF eller FSSC 22000, kræver desuden en periodisk sporings- eller øvelsestilbagekaldelsesøvelse, med en hyppighed og beståelsesstandard fastsat af ordningen og jeres certificeringsorgan, ikke af dette diagram. Betragt denne skabelon som et tilpasningsdygtigt udgangspunkt for, hvad der end gælder for jer, verificeret under jeres egen regulatoriske og certificeringsmæssige gennemgang, ikke som et compliance-produkt i sig selv.

Hvordan adskiller fødevaresporbarhed sig fra en produkttilbagekaldelse?

Sporbarhed er den journalføring, der gør en tilbagekaldelse mulig; en tilbagekaldelse er den markedshandling, sporbarhedsdata fodrer. Dette diagram fjerner aldrig produkt fra nogens hylde: det knytter en lots identitet forlæns og baglæns og besvarer en sporingsanmodning med en journal. Produkttilbagekaldelsesprocessen for fødevarer er det, der faktisk sker, når den journal, eller en bekræftet fare, betyder, at produkt skal tilbage: vurdering mod HACCP-planen, aktivering af tilbagekaldelsesteamet, inddæmning og notifikation, tilbagetagning af produkt og lukning gennem rodårsag og CAPA. Det diagrams eget sporingstrin er én boks af netop denne grund, og i praksis læses de to sammen under en reel hændelse: tilbagekaldelseskoordinatorens første anmodning er som regel netop den sporingsjournal, dette diagram producerer, og et anlæg, der ikke kan producere den hurtigt, opdager det under den værst tænkelige øvelse at lære det på.

Hvad tester en øvelsestilbagekaldelse eller sporingsøvelse egentlig?

Den tester, om svaret på hvilke leverandørlots og hvilke kunder kan produceres ud fra journaler inden for en fastsat tid, ikke om en reel tilbagekaldelse nogensinde var nødvendig. En god øvelse vælger en færdig lot, nogle gange annonceret og nogle gange ikke, og tager tid på, hvor lang tid det tager at navngive hver forbrugt ingredienslot og hver kunde, der modtog den, udelukkende ud fra de journaler, dette diagrams trin skal producere. Det, den typisk finder, er ikke en manglende regulering, det er et konkret hul: en modtagejournal uden leverandørlotkode, en substitution, der blev håndteret mundtligt og aldrig skrevet ind i batchjournalen, eller en forsendelse logget under kundenavn, men ikke under færdigvarelotkode. At rette dem er billigere, før en auditør, en kunde eller en reel hændelse finder dem først.