食品供應商審批流程圖（文件至合格供應商名冊）
食品供應商審批流程圖範本：風險分級、索取文件、覆核食品安全認證與致敏原聲明、按風險審核或問卷、試單及列入合格供應商名冊。
甚麼是食品供應商審批流程圖（文件至合格供應商名冊）流程
食品供應商審批由發現新來源開始，到確認佢可以供應會進入成品嘅物料為止。先按風險分級，因為帶致敏原或毋須再殺菌便會給消費者食用嘅原料，所需證據應比紙箱供應商更深入。採購索取規格、食品安全認證、保險同致敏原聲明；品質／食品安全按你哋嘅接納準則覆核。其後按風險走現場審核或問卷，重大發現要完成糾正措施並覆查。試單再按規格同食品安全準則驗收，先決定批准、重試或拒絕；高風險供應商要加管理層簽批，獲批後連同檔案列入名冊。
呢張圖係食品業供應商審批嘅一層，唔取代其他程序。一般第三方要做幾深盡職審查，屬於 /yue/templates/供應商風險評估；比較多個候選供應商係 /yue/templates/供應商甄選流程。獲批後按品質、交付同成本持續量度，交畀 /yue/templates/供應商評估流程；定期第二方現場審核就交畀 /yue/templates/供應商審核流程。工場內防止致敏原交叉污染嘅轉線、清場同放行，則應跟 /yue/templates/致敏原管理流程，唔應由供應商審批重複處理。請按你哋嘅產品、場地、程序、法規同認證計劃調整。
三個判斷撐起流程。審核定問卷要按供應商實際風險分流，否則所有供應商都走同一深度，只會積壓做唔完嘅審核。試單是否符合接納準則刻意設三條路，邊緣結果可以做第二次試單，唔使勉強當作通過或拒絕。重新評估到期則令合格供應商名冊唔會變成一次過判斷：認證將到期、投訴、召回或供應內容改變，都應早過例行檢視重新開檔。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 採購、供應商、品質／食品安全及管理層四條泳道，跨識別與分級、索取文件、覆核與核實、審核或問卷、試單與決定、列冊與重新評估六個階段。
- 先按供應商風險分級，再決定文件深度、審核定問卷，以及重新評估間隔，唔用一套固定文件要求所有供應商。
- 文件不全或已過期會退回採購追收，直到規格、認證、保險同致敏原聲明齊全同有效，先可以進入下一關。
- 高風險供應商走現場審核；重大發現要提交糾正措施、完成後再覆查。一般風險供應商可交問卷，由品質覆核後同審核路徑匯合。
- 試單或樣本按規格同食品安全接納準則驗收，結果分為批准、邊緣結果需第二次試單，或拒絕供應商。
- 關鍵或高風險供應商入名冊前加管理層簽批；其後按到期日、投訴、召回或供應改變等觸發因素重新評估。
何時使用本範本
- 正編寫或修訂食品供應商審批程序，要清楚展示新原料、包裝或代工來源點樣分級、核實同列冊。
- 供應商只憑一張規格表便被加入名冊，認證、致敏原同試單證據喺不同檔案之間不一致。
- 想令盡職審查深度隨風險調整，避免低風險包裝供應商同高風險致敏原原料供應商接受同一套審核。
- 客戶、認證機構或稽核員問點樣批准食品供應商，而現有證據只係一堆未檢查範圍或到期日嘅證書。
- 供應商列入名冊後一直保留，需要一個有記錄嘅觸發機制將佢拉返入重新審批。
運作方式
按實際角色改名泳道
用你哋真正嘅採購、供應商、品質／食品安全同管理角色取代泳道。細型企業可以合併品質同食品安全，或者將管理簽批納入有授權嘅品質角色；唔好畫出現場根本冇嘅交接。
在第一步寫低風險分級準則
唔好憑感覺分級。可考慮物料有冇致敏原、會否毋須再殺菌便給消費者食用、用量、單一來源依賴度。為每級寫清楚文件深度、審核定問卷同重新評估間隔。
定義接納文件同認證計劃
列出每個風險級別索取乜嘢：規格、認證範圍、保險、致敏原矩陣同其他證據。講明接受邊啲認證，例如 BRCGS、SQF、FSSC 22000 或客戶指定準則；致敏原聲明必須涵蓋你哋標籤規則要求披露嘅全部致敏原。
訂定審核與問卷嘅分界同範圍
直接喺分流判斷寫明邊類供應商要現場審核、邊類可用問卷。審核範圍要按實際物料定義，例如衛生分區、致敏原隔離、蟲害控制同批次追溯，唔好只用一份通用清單。
寫好試單接納準則
講清楚試單檢驗乜：分析證書是否符合內部規格、來貨檢測結果、產品批號同包裝是否吻合已存檔嘅致敏原聲明。預先定義乜嘢叫邊緣結果，第二次試單先有真正觸發條件。
界定高風險簽批觸發
管理層關卡只應用喺真正關鍵嘅供應商，例如單一來源、冇替代品嘅致敏原原料，或者曾涉及召回嘅產品供應商。每個檔案都要管理簽批，只會令關卡變成橡皮圖章。
設定重新評估觸發並走讀真實檔案
每個風險級別設檢視間隔，並寫明認證快到期、投訴、供應商相關召回或供應內容改變等提早觸發。用一個順利獲批檔案同一個要糾正措施或第二次試單嘅檔案走讀，補回圖上漏咗嘅實際做法。
常見問題
食品供應商審批流程有咩步驟？
先為新原料、包裝或代工供應商分風險級別，再由採購索取規格、食品安全認證、保險同致敏原聲明。文件有缺漏或過期要追收；品質／食品安全按接納準則覆核，之後按風險做現場審核或問卷。試單按規格同食品安全準則驗收，可批准、安排第二次試單或拒絕。關鍵供應商再經管理簽批，連同證據列入合格供應商名冊，日後按觸發因素重新評估。
佢同一般供應商風險評估或供應商審核有咩分別？
一般供應商風險評估會按資料存取、採購額同依賴度判斷第三方要做幾深盡職審查；本流程再加入食品安全認證、致敏原聲明同試單等食品業證據。供應商審核則係已獲批並已供貨後嘅定期第二方審核；本圖入面嘅現場審核只係入門關卡，批准後便應交畀定期審核程序。
食品供應商檔案應有咩文件？
冇一份適合所有供應商嘅清單，文件深度要視乎供應內容同適用要求。常見包括現行產品規格、食品安全認證、產品責任保險、涵蓋所需披露致敏原嘅聲明；高風險供應商通常再加審核或問卷結果，同試單分析證書。要記錄認證範圍同到期日，唔好只保存一張證書。
跟呢個流程就符合 HACCP 或 FSMA 嗎？
唔會。適用要求視乎產品、設施同銷售市場而定。美國受食品供應鏈控制要求規管嘅設施，可能要符合 21 CFR Part 117 Subpart G；其他市場、Codex 同 BRCGS、SQF 或 FSSC 22000 等認證計劃亦各有要求。本圖只係可調整起點，應由負責法規同認證合規嘅人核實實際適用規則。
乜嘢情況應重新評估或剔除合格供應商？
風險級別決定基本檢視頻率，但唔應只靠日曆。認證快到期、追溯到供應商嘅客戶或監管投訴、供應物料相關召回、擁有權或生產場地改變，以及供應內容改變，都應提早重新開檔。剔除理由要具體記錄；可修補嘅缺口可以設重新申請路徑，重複食品安全失敗則可能要移出名冊。