Diagrama de flujo del proceso de conservación de muestras
Flujo editable de conservación de muestras: revisar los registros, identificar las muestras conservadas, decidir si procede una disposición aprobada, mantener la conservación segura y registrar la revisión.
¿Qué es diagrama de flujo del proceso de conservación de muestras?
Esta plantilla refleja una revisión de conservación programada, en lugar de imponer un plazo de conservación fijo. Identifica la muestra y el registro que respalda su conservación, y separa después una disposición confirmada de la continuación de la conservación segura.
La vía de excepción importa porque la falta de una base de conservación o un registro incompleto no es motivo para eliminar una muestra. El diagrama detiene la acción, aclara el origen y registra la siguiente revisión.
Esta plantilla no acredita el cumplimiento de ninguna norma ni reglamento. Establece la base de conservación, el calendario de revisión, los roles de autorización y los registros de disposición según los requisitos que se apliquen en tu centro.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro fases, de la revisión de la conservación a un resultado registrado.
- Una decisión etiquetada, «¿Requisito de conservación y registro disponibles?», para confirmar el requisito de conservación y el registro que lo respalda.
- Una segunda decisión, «¿Periodo de conservación finalizado y **disposición aprobada**?», que separa la disposición aprobada de la conservación continuada.
- Una vía controlada de retención y aclaración para la información de conservación incompleta.
- Carriles editables para la custodia, la revisión del supervisor y la supervisión de calidad.
Cuándo usar esta plantilla
- Gestionas muestras conservadas, materiales de referencia o registros que requieren una revisión periódica.
- Necesitas distinguir una revisión programada de una instrucción automática de eliminación.
- Estás documentando las responsabilidades de custodia de muestras, aprobación de la disposición y mantenimiento de registros.
Cómo funciona
Nombra la base de conservación
Vincula la decisión con las políticas, los contratos, los documentos de estudio o los registros de calidad en los que se apoya tu laboratorio. No añadas un plazo genérico donde no sea universalmente aplicable.
Define la autoridad de disposición
Especifica qué rol puede autorizar la liberación para una disposición y qué registro se necesita antes de que la muestra deje de estar conservada.
Fija la vía para los registros sin resolver
Describe quién investiga un registro ausente o contradictorio, dónde permanece la muestra mientras se resuelve y cómo se programa la siguiente revisión.
Revisa casos reales de conservación
Prueba una muestra que sigue conservada y otra que llega a una disposición aprobada. Actualiza el diagrama donde las responsabilidades o los registros reales sean distintos.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye un proceso de conservación de muestras?
El proceso revisa la base y el registro de conservación, identifica la muestra afectada, decide si puede proceder una disposición aprobada o si continúa la conservación segura, y registra después ese resultado.
¿Una revisión de conservación significa que la muestra debe eliminarse?
No. Una revisión es un punto de decisión, no una instrucción automática de eliminación. La muestra debe seguir conservada hasta que su base documentada y la aprobación de disposición que se exija respalden una acción distinta.
¿Cómo se debe gestionar la información de conservación que falta?
Detén la acción de disposición, conserva el estado actual de la muestra y deriva la laguna del registro al rol que pueda aclararla. Registra el resultado y la siguiente revisión en lugar de hacer una suposición sin respaldo.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo del proceso de almacenamiento de muestras y da paso a Diagrama de flujo de la eliminación de muestras.
Es un paso de Ciclo de vida de la muestra.
Paso 2: Diagrama de flujo del proceso de transporte de muestras
Paso 3: Diagrama de flujo del proceso de recepción de muestras
Paso 4: Diagrama de flujo del registro de entrada de muestras
Paso 6: Diagrama de flujo del proceso de almacenamiento de muestras
Flujo editable de almacenamiento de muestras: asignar una ubicación adecuada, usar retenciones provisionales cuando no hay capacidad, verificar ubicación y estado y actualizar los registros de inventario.
Paso 7: Diagrama de flujo del proceso de conservación de muestras Estás aquí
Flujo editable de conservación de muestras: revisar los registros, identificar las muestras conservadas, decidir si procede una disposición aprobada, mantener la conservación segura y registrar la revisión.
Paso 8: Diagrama de flujo de la eliminación de muestras
Flujo editable de eliminación de muestras: confirmar identidad e información de disposición, segregar el material, elegir una ruta autorizada, retener las muestras sin resolver y registrar el estado.