Diagrama de flujo del proceso de almacenamiento de muestras
Flujo editable de almacenamiento de muestras: asignar una ubicación adecuada, usar retenciones provisionales cuando no hay capacidad, verificar ubicación y estado y actualizar los registros de inventario.
¿Qué es diagrama de flujo del proceso de almacenamiento de muestras?
El diagrama sigue una muestra desde la solicitud de almacenamiento hasta una ubicación verificada y la actualización del inventario. Está pensado para editarse según las condiciones de almacenamiento, las reglas de ubicación y los sistemas que tu laboratorio ha aprobado realmente.
El flujo dibuja dos vías de excepción útiles: la falta de capacidad o la inadecuación de la ubicación pueden desencadenar una retención provisional y un escalado, mientras que una discrepancia entre ubicación y registro exige corregir o reubicar antes de cerrar la asignación de almacenamiento.
Esta plantilla no acredita el cumplimiento de ninguna norma ni reglamento. Confirma las condiciones de almacenamiento, la monitorización, los controles de acceso, las ubicaciones de retención y los roles de revisión que se aplican en tu centro antes de ponerla en vigor.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro fases, de la solicitud de almacenamiento a un registro de inventario actualizado.
- Una decisión etiquetada, «¿Ubicación de almacenamiento adecuada disponible?», que comprueba si hay una ubicación apropiada.
- Una vía de retención provisional y de escalado de capacidad para las ubicaciones no disponibles.
- Una puerta de verificación de ubicación y estado, «¿Ubicación y estado verificados?», antes de cerrar la asignación.
- Roles editables para recepción, coordinación del almacenamiento y supervisión de calidad.
Cuándo usar esta plantilla
- Recibes, conservas o preparas muestras en más de una zona de almacenamiento o con más de un estado.
- Necesitas definir qué ocurre cuando una muestra no se puede colocar en su ubicación prevista.
- Estás alineando el almacenamiento físico, los registros de inventario y los traspasos de muestras en un único mapa editable.
Cómo funciona
Mapea las clases de almacenamiento aprobadas
Sustituye la decisión general sobre la ubicación por las clases de almacenamiento, las reglas de acceso y las comprobaciones de disponibilidad que usa tu laboratorio. Incluye las ubicaciones provisionales con nombre cuando formen parte del proceso real.
Conecta la ubicación con el registro
Identifica el sistema de inventario, el registro o el escaneo que anota una colocación. Define qué campos de estado deben cambiar junto con el traslado físico.
Define el escalado por capacidad
Nombra quién decide qué hacer cuando no hay ninguna ubicación adecuada y cómo sigue visible la muestra mientras esa decisión está abierta.
Prueba una discrepancia
Recorre con el diagrama una muestra que aparece en una ubicación equivocada y añade los pasos reales de investigación, corrección y revisión que realiza tu equipo.
Preguntas frecuentes
¿Qué cubre un diagrama de flujo del proceso de almacenamiento de muestras?
Cubre la asignación de una muestra a una ubicación adecuada, la gestión de una ubicación no disponible mediante una vía provisional controlada, la comprobación de la muestra almacenada con su estado registrado y el cierre con una actualización o corrección del inventario.
¿Qué debe ocurrir si la ubicación de almacenamiento prevista no está disponible?
Usa la retención provisional o la alternativa que tu centro haya definido, registra el estado actual de la muestra y escala la decisión sobre capacidad o idoneidad a quien corresponda. No la dejes en una ubicación temporal sin registrar.
¿Por qué verificar la ubicación después del almacenamiento?
Una colocación física y una entrada de inventario pueden no coincidir. Comparar la ubicación y el estado antes del cierre ayuda a detectar una colocación errónea, una actualización omitida o una muestra que debería seguir retenida.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo del etiquetado de muestras y da paso a Diagrama de flujo del proceso de conservación de muestras.
Es un paso de Ciclo de vida de la muestra.
Paso 2: Diagrama de flujo del proceso de transporte de muestras
Paso 3: Diagrama de flujo del proceso de recepción de muestras
Paso 4: Diagrama de flujo del registro de entrada de muestras
Paso 5: Diagrama de flujo del etiquetado de muestras
Flujo editable de etiquetado de muestras: usar los registros de origen, crear etiquetas trazables, comprobar que etiqueta y muestra coinciden, corregir discrepancias y registrar el estado de la etiqueta.
Paso 6: Diagrama de flujo del proceso de almacenamiento de muestras Estás aquí
Flujo editable de almacenamiento de muestras: asignar una ubicación adecuada, usar retenciones provisionales cuando no hay capacidad, verificar ubicación y estado y actualizar los registros de inventario.
Paso 7: Diagrama de flujo del proceso de conservación de muestras
Flujo editable de conservación de muestras: revisar los registros, identificar las muestras conservadas, decidir si procede una disposición aprobada, mantener la conservación segura y registrar la revisión.