Diagrama de flujo del proceso de recepción de muestras
Proceso de recepción de muestras de laboratorio: control de la entrega, revisión documental, identificación, evaluación del estado, aceptación, alta en el sistema y gestión de excepciones.
¿Qué es diagrama de flujo del proceso de recepción de muestras?
El flujo convierte la recepción en algo más que una firma, al separar las comprobaciones de documentación, identidad y estado antes de que una muestra entre en el sistema del laboratorio. Es deliberadamente un punto de partida: adapta los roles, los criterios, los registros y los umbrales de escalado a los servicios y riesgos que realmente gestiona tu laboratorio.
Las bifurcaciones importantes no son notas al pie. «¿Información de envío requerida disponible?», «¿**ID de la muestra** coincide con la solicitud?» y «¿Criterios de **aceptación** de la recepción cumplidos?» deciden si el trabajo rutinario puede continuar o si el laboratorio debe retener, aclarar, investigar o escalar.
Esta plantilla no acredita el cumplimiento de ninguna norma ni reglamento. Confirma el procedimiento, los controles de seguridad, los roles de autorización y los requisitos de conservación que se aplican en tu centro antes de ponerlo en vigor.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco fases, de la recepción al registro, repartidas entre los roles que son responsables de este flujo.
- Una vía documentada para el sí y para el no de «¿Información de envío requerida disponible?», de modo que una excepción siga visible en lugar de desaparecer del flujo.
- La puerta «¿**ID de la muestra** coincide con la solicitud?» antes de continuar con el trabajo rutinario, con una vía de retención, investigación o corrección cuando no coincide.
- Una decisión final, «¿Criterios de **aceptación** de la recepción cumplidos?», que lleva ambos resultados a través de registros controlados hasta el cierre.
- Carriles y etiquetas editables que se pueden alinear con los métodos aprobados del laboratorio, sus formularios locales y la terminología de su sistema de calidad.
Cuándo usar esta plantilla
- Recibes muestras de clientes, de producción, de equipos de campo o de otro laboratorio y necesitas una forma repetible de aceptarlas, retenerlas o rechazarlas.
- Estás revisando un PNT, material de formación o un mapa de procesos listo para auditoría y necesitas que las vías de fallo se vean junto a la vía rutinaria.
- Varios equipos son responsables de partes del flujo y necesitan una visión compartida de los traspasos, las evidencias y los puntos de escalado.
Cómo funciona
Define los roles y registros reales
Sustituye los carriles de ejemplo por las personas que realmente desempeñan Recepción de muestras, Coordinador de laboratorio y Aseguramiento de la calidad. Añade el PNT, el formulario, el sistema o el cuaderno de registro que sirve de evidencia en cada traspaso.
Define los criterios de decisión
Escribe la regla propia de tu centro detrás de cada decisión, en especial «¿Información de envío requerida disponible?», «¿**ID de la muestra** coincide con la solicitud?» y «¿Criterios de **aceptación** de la recepción cumplidos?». No dejes al juicio informal una decisión que depende de un resultado.
Prueba las vías de excepción
Recorre un caso reciente fuera de lo habitual por las ramas de retención, aclaración, investigación o corrección. Cambia el diagrama allí donde la respuesta real difiera del borrador.
Aprueba y revisa el procedimiento
Pasa el proceso terminado por tu sistema de control documental y aprobación, forma a los roles afectados y revísalo cuando cambien los métodos, los sistemas, las responsabilidades o los riesgos.
Preguntas frecuentes
¿Qué cubre este diagrama de flujo del proceso de recepción de muestras?
El flujo convierte la recepción en algo más que una firma, al separar las comprobaciones de documentación, identidad y estado antes de que una muestra entre en el sistema del laboratorio. Incluye los puntos de decisión y las vías de excepción necesarios para que una comprobación fallida o un traspaso poco claro no se traten como trabajo rutinario.
¿Se puede usar esta plantilla en un laboratorio regulado?
Es un punto de partida editable, no una declaración de cumplimiento. Los laboratorios regulados y acreditados deben alinear los roles, los registros, los criterios de aceptación, los controles de método y las aprobaciones con el marco que les sea aplicable y con su sistema de calidad aprobado.
¿Cómo debemos adaptar el flujo?
Empieza por los registros y roles que se usan realmente en tu centro, define los criterios que hay detrás de cada decisión y prueba después las ramas de excepción con un caso real reciente. Elimina los pasos que no se dan y añade los controles locales exigidos antes de la aprobación.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo del proceso de transporte de muestras y da paso a Diagrama de flujo del registro de entrada de muestras.
Es un paso de Ciclo de vida de la muestra.
Paso 2: Diagrama de flujo del proceso de transporte de muestras
Flujo editable de transporte de muestras: definir condiciones y documentos de transferencia, preparar el paquete y el registro de traspaso, evaluar el estado a la llegada, escalar excepciones y cerrar el registro.
Paso 3: Diagrama de flujo del proceso de recepción de muestras Estás aquí
Proceso de recepción de muestras de laboratorio: control de la entrega, revisión documental, identificación, evaluación del estado, aceptación, alta en el sistema y gestión de excepciones.
Paso 4: Diagrama de flujo del registro de entrada de muestras
Flujo editable de registro de entrada de muestras: emparejar solicitudes y muestras aceptadas, crear el registro de acceso, verificar la trazabilidad, corregir errores de entrada y asignar encaminamiento y almacenamiento.
Paso 6: Diagrama de flujo del proceso de almacenamiento de muestras
Paso 7: Diagrama de flujo del proceso de conservación de muestras