Diagrama de flujo de la cadena de custodia de muestras
Flujo de cadena de custodia de muestras: traspasos controlados, comprobaciones de identidad y precinto, registros de traslado firmados, gestión de discrepancias y un rastro de custodia auditable.
¿Qué es diagrama de flujo de la cadena de custodia de muestras?
Este proceso mantiene visible el propio traspaso, incluido el punto en que un precinto roto, un identificador que no coincide o un registro de traslado incompleto deben detener la manipulación rutinaria. Es deliberadamente un punto de partida: adapta los roles, los criterios, los registros y los umbrales de escalado a los servicios y riesgos que realmente gestiona tu laboratorio.
Las ramas relevantes no son notas al pie. «¿ID única y precinto intactos?», «¿Registro de custodia completo para el traspaso?» y «¿Alguna discrepancia de custodia sin resolver?» deciden si el trabajo rutinario puede continuar o si el laboratorio debe retener, aclarar, investigar o escalar.
Esta plantilla no acredita el cumplimiento de ninguna norma ni reglamento. Confirma el procedimiento, los controles de seguridad, los roles de autorización y los requisitos de conservación que se aplican en tu centro antes de ponerla en vigor.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco fases, desde iniciar el traslado hasta archivar el registro, entre los roles que son responsables de este flujo.
- Una ruta positiva y otra negativa documentadas para «¿ID única y precinto intactos?», de modo que una excepción siga visible y no desaparezca del flujo.
- La compuerta «¿Registro de custodia completo para el traspaso?» antes de continuar el trabajo rutinario, con una ruta de retención, investigación o subsanación cuando no se cumple.
- Una decisión final, «¿Alguna discrepancia de custodia sin resolver?», que lleva ambos resultados a registros controlados y al cierre.
- Carriles y etiquetas editables que pueden alinearse con los métodos aprobados del laboratorio, los formularios locales y la terminología del sistema de calidad.
Cuándo usar esta plantilla
- Necesitas una custodia documentada para muestras de campo, envíos externos, evidencias de tipo forense, ensayos regulados o cualquier trabajo en el que importen la identidad y el historial de manipulación.
- Revisas un procedimiento normalizado, material de formación o un mapa de proceso listo para auditoría y necesitas ver las rutas de fallo junto a la ruta rutinaria.
- Varios equipos son responsables de partes del flujo y necesitan una visión compartida de los traspasos, las evidencias y los puntos de escalado.
Cómo funciona
Define los roles y registros reales
Sustituye los carriles de ejemplo por las personas que realmente desempeñan Remitente de la muestra, Recepción de muestras y Coordinador de laboratorio. Añade el procedimiento, formulario, sistema o libro de registro que aporta la evidencia en cada traspaso.
Define los criterios de decisión
Escribe la regla propia de tu centro detrás de cada decisión, en especial «¿ID única y precinto intactos?», «¿Registro de custodia completo para el traspaso?» y «¿Alguna discrepancia de custodia sin resolver?». No dejes una decisión que depende de un resultado al juicio informal.
Prueba las rutas de excepción
Recorre un caso reciente no rutinario por las ramas de retención, aclaración, investigación o subsanación. Cambia el diagrama allí donde la respuesta real difiera del borrador.
Aprueba y revisa el procedimiento
Pasa el proceso terminado por tu sistema de control documental y aprobación, forma a los roles afectados y revísalo cuando cambien los métodos, los sistemas, las responsabilidades o los riesgos.
Preguntas frecuentes
¿Qué cubre este diagrama de flujo de la cadena de custodia de muestras?
Mantiene visible el propio traspaso, incluido el punto en que un precinto roto, un identificador que no coincide o un registro de traslado incompleto deben detener la manipulación rutinaria. Incluye los puntos de decisión y las rutas de excepción necesarios para que una comprobación fallida o un traspaso poco claro no se traten como trabajo rutinario.
¿Se puede usar esta plantilla en un laboratorio regulado?
Es un punto de partida editable, no una declaración de cumplimiento. Los laboratorios regulados y acreditados deben alinear los roles, los registros, los criterios de aceptación, los controles de método y las aprobaciones con su marco aplicable y su sistema de calidad aprobado.
¿Cómo debemos adaptar el flujo?
Empieza por los registros y roles reales que se usan en tu centro, define los criterios de cada decisión y prueba después las ramas de excepción con un caso real reciente. Elimina los pasos que no se den y añade los controles locales exigidos antes de aprobar.