مخطط انسيابي لعملية الاحتفاظ بالعينات
قالب قابل للتعديل لمراجعة سجلات الاحتفاظ وتحديد العينات المحتفَظ بها والبتّ في التصرف المعتمد أو مواصلة الاحتفاظ الآمن وتسجيل المراجعة.
ما هي مخطط انسيابي لعملية الاحتفاظ بالعينات؟
يرسم هذا القالب مراجعة دورية للاحتفاظ ولا يفرض مدة احتفاظ ثابتة. فهو يحدّد العينة والسجل الذي يسند الاحتفاظ بها، ثم يفصل بين التصرف المؤكَّد ومواصلة الاحتفاظ الآمن.
ومسار الاستثناء مهم، لأن غياب أساس الاحتفاظ أو نقص السجل ليس سبباً للتخلص من العينة. يوقف المخطط الإجراء ويوضّح المصدر ويسجّل المراجعة التالية بدلاً من ذلك.
لا يثبت هذا القالب الامتثال لأي معيار أو لائحة. حدّد أساس الاحتفاظ وتوقيت المراجعة وأدوار التفويض وسجلات التصرف بحسب المتطلبات المطبّقة في موقعك.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مراحل من مراجعة الاحتفاظ حتى تسجيل النتيجة.
- قرار موسوم لتأكيد متطلب الاحتفاظ والسجل الداعم له: «هل متطلب الاحتفاظ وسجله متوافران؟».
- قرار ثانٍ يفصل بين التصرف المعتمد ومواصلة الاحتفاظ: «هل انتهت مدة الاحتفاظ و**اعتُمد التصرف**؟».
- مسار حجز وتوضيح مضبوط للمعلومات الناقصة عن الاحتفاظ.
- مسارات قابلة للتعديل للعهدة والمراجعة الإشرافية ورقابة الجودة.
متى تستخدم هذا القالب
- تدير عينات أو مواد مرجعية أو سجلات محتفَظاً بها تحتاج إلى مراجعة دورية.
- تحتاج إلى التمييز بين المراجعة المجدولة وتعليمة التخلص التلقائي.
- توثّق مسؤوليات عهدة العينات واعتماد التصرف وحفظ السجلات.
كيف تعمل
سمِّ أساس الاحتفاظ
اربط القرار بالسياسات أو العقود أو وثائق الدراسات أو سجلات الجودة التي يعتمد عليها مختبرك. ولا تضف حداً زمنياً عاماً حيث لا ينطبق على الجميع.
حدّد صلاحية التصرف
عيّن الدور الذي يملك تفويض الإفراج عن العينة للتصرف فيها، والسجل المطلوب قبل أن تغادر العينة حالة الاحتفاظ.
اضبط مسار السجل غير المحسوم
صف من يتحرّى عن السجل الناقص أو المتعارض، وأين تبقى العينة أثناء الحل، وكيف تُجدول المراجعة التالية.
راجع حالات احتفاظ حقيقية
اختبر عينة تبقى محتفَظاً بها وأخرى تصل إلى تصرف معتمد. وحدّث المخطط حيث تختلف المسؤوليات أو السجلات الفعلية.
الأسئلة الشائعة
ما الذي تتضمنه عملية الاحتفاظ بالعينات؟
تراجع العملية أساس الاحتفاظ وسجله، وتحدّد العينة المعنية، وتقرّر هل يمكن المضي في تصرف معتمد أم يستمر الاحتفاظ الآمن، ثم تسجّل هذه النتيجة.
هل تعني مراجعة الاحتفاظ أنه ينبغي التخلص من العينة؟
لا. المراجعة نقطة قرار وليست تعليمة تخلص تلقائية. تبقى العينة محتفَظاً بها حتى يدعم أساسها الموثّق وأي اعتماد مطلوب للتصرف إجراءً مختلفاً.
كيف نعالج نقص معلومات الاحتفاظ؟
أوقف إجراء التصرف، واحفظ حالة العينة الحالية، وأحِل فجوة السجل إلى الدور القادر على توضيحها. سجّل النتيجة والمراجعة التالية بدلاً من افتراض غير مسنود.
أين تندرج هذه العملية
في معظم المؤسسات تأتي هذه العملية بعد مخطط انسيابي لعملية تخزين العينات وتسلّم إلى مخطط انسيابي لعملية التخلص من العينات.
وهي خطوة واحدة ضمن دورة حياة العينة.
الخطوة 1: مخطط انسيابي لعملية جمع العينات
الخطوة 2: مخطط انسيابي لعملية نقل العينات
الخطوة 3: مخطط انسيابي لعملية استلام العينات
الخطوة 4: مخطط انسيابي لعملية تسجيل دخول العينات
الخطوة 5: مخطط انسيابي لعملية وسم العينات
الخطوة 6: مخطط انسيابي لعملية تخزين العينات
قالب قابل للتعديل لتخزين العينات: تخصيص موقع مناسب، واستخدام الحجز المؤقت عند عدم توافر السعة، والتحقق من الموقع والحالة وتحديث سجلات المخزون.
الخطوة 7: مخطط انسيابي لعملية الاحتفاظ بالعينات أنت هنا
قالب قابل للتعديل لمراجعة سجلات الاحتفاظ وتحديد العينات المحتفَظ بها والبتّ في التصرف المعتمد أو مواصلة الاحتفاظ الآمن وتسجيل المراجعة.
الخطوة 8: مخطط انسيابي لعملية التخلص من العينات
سير عمل قابل للتعديل للتخلص من العينات: التأكد من معلومات الهوية والتصرف، وعزل المادة، واختيار مسار تخلص معتمد، والاحتفاظ بالعينات غير المحسومة، وتسجيل الحالة.