مخطط انسيابي لعملية تخزين العينات
قالب قابل للتعديل لتخزين العينات: تخصيص موقع مناسب، واستخدام الحجز المؤقت عند عدم توافر السعة، والتحقق من الموقع والحالة وتحديث سجلات المخزون.
ما هي مخطط انسيابي لعملية تخزين العينات؟
يتتبع المخطط العينة من طلب التخزين إلى موقع متحقَّق منه وتحديث للمخزون. وهو مخصّص للتعديل بحسب ظروف التخزين وقواعد المواقع والأنظمة التي اعتمدها مختبرك فعلاً.
يرسم المسار استثناءين مفيدين: عدم توافر السعة أو ملاءمة الموقع يستدعي حجزاً مؤقتاً وتصعيداً، وعدم تطابق الموقع مع السجل يتطلب تصحيحاً أو نقلاً قبل إغلاق تخصيص التخزين.
لا يثبت هذا القالب الامتثال لأي معيار أو لائحة. تحقق من ظروف التخزين والمراقبة وضوابط الوصول ومواقع الحجز وأدوار المراجعة المطبّقة في موقعك قبل اعتماده.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مراحل من طلب التخزين حتى تحديث سجل المخزون.
- قرار موسوم يختبر توافر موقع تخزين مناسب: «هل يتوافر موقع تخزين مناسب؟».
- مسار حجز مؤقت وتصعيد للسعة عند عدم توافر المواقع.
- بوابة «هل تم التحقق من الموقع والحالة؟» قبل إغلاق التخصيص.
- أدوار قابلة للتعديل للاستلام وتنسيق التخزين ورقابة الجودة.
متى تستخدم هذا القالب
- تستلم عينات أو تحتفظ بها أو تجهّزها في أكثر من منطقة تخزين أو حالة.
- تحتاج إلى تحديد ما يحدث عندما يتعذّر وضع العينة في موقعها المقصود.
- تنسّق بين التخزين المادي وسجلات المخزون وتسليم العينات في خريطة واحدة قابلة للتعديل.
كيف تعمل
ارسم فئات التخزين المعتمدة
استبدل قرار الموقع العام بفئات التخزين وقواعد الوصول وفحوص التوافر التي يستخدمها مختبرك. وأدرج المواقع المؤقتة المسمّاة حيث تكون جزءاً من العملية الفعلية.
اربط الموقع بالسجل
حدّد نظام المخزون أو السجل أو حدث المسح الذي يوثّق الإيداع. وعرّف حقول الحالة التي يجب أن تتغير مع النقل المادي.
حدّد تصعيد السعة
سمِّ من يقرّر ما يحدث عند عدم توافر موقع مناسب، وكيف تبقى العينة ظاهرة ما دام القرار مفتوحاً.
اختبر حالة عدم تطابق
مرّر عينة وُجدت في موقع خاطئ عبر المخطط، وأضف خطوات التحري والتصحيح والمراجعة التي يتبعها فريقك فعلاً.
الأسئلة الشائعة
ماذا يغطي المخطط الانسيابي لعملية تخزين العينات؟
يغطي تخصيص عينة لموقع مناسب، ومعالجة الموقع غير المتوافر عبر مسار مؤقت مضبوط، ومطابقة العينة المخزّنة مع حالتها المسجّلة، والإغلاق بتحديث المخزون أو تصحيحه.
ماذا يجب أن يحدث إذا لم يتوافر موقع التخزين المقصود؟
استخدم الحجز المؤقت أو المسار البديل الذي حدّده موقعك، وسجّل الحالة الحالية للعينة، وصعّد قرار السعة أو الملاءمة إلى صاحبه. ولا تضعها في موقع مؤقت غير مسجّل.
لماذا نتحقق من الموقع بعد التخزين؟
قد يختلف الوضع المادي عن قيد المخزون. ومقارنة الموقع والحالة قبل الإغلاق تكشف الوضع الخاطئ أو التحديث الفائت أو عينة ما زال ينبغي حجزها.
أين تندرج هذه العملية
في معظم المؤسسات تأتي هذه العملية بعد مخطط انسيابي لعملية وسم العينات وتسلّم إلى مخطط انسيابي لعملية الاحتفاظ بالعينات.
وهي خطوة واحدة ضمن دورة حياة العينة.
الخطوة 1: مخطط انسيابي لعملية جمع العينات
الخطوة 2: مخطط انسيابي لعملية نقل العينات
الخطوة 3: مخطط انسيابي لعملية استلام العينات
الخطوة 4: مخطط انسيابي لعملية تسجيل دخول العينات
الخطوة 5: مخطط انسيابي لعملية وسم العينات
سير عمل قابل للتعديل لوسم العينات: الاستناد إلى سجلات المصدر، وإنشاء ملصقات قابلة للتتبع، والتحقق من مطابقة الملصق للعينة، وتصحيح الفروقات، وتسجيل حالة الملصق.
الخطوة 6: مخطط انسيابي لعملية تخزين العينات أنت هنا
قالب قابل للتعديل لتخزين العينات: تخصيص موقع مناسب، واستخدام الحجز المؤقت عند عدم توافر السعة، والتحقق من الموقع والحالة وتحديث سجلات المخزون.
الخطوة 7: مخطط انسيابي لعملية الاحتفاظ بالعينات
قالب قابل للتعديل لمراجعة سجلات الاحتفاظ وتحديد العينات المحتفَظ بها والبتّ في التصرف المعتمد أو مواصلة الاحتفاظ الآمن وتسجيل المراجعة.
الخطوة 8: مخطط انسيابي لعملية التخلص من العينات