عائلة العمليات
دورة حياة العينة: ثمانية قوالب من الجمع إلى التخلص
دورة حياة عينة المختبر في ثمانية مخططات مترابطة: الجمع والنقل والاستلام والقيد والوسم والتخزين والاحتفاظ والتخلص، مع سلسلة الحيازة والرفض وتقسيم العينات والجرد وسحب الثبات.
دورة حياة العينة هي كل ما يفعله المختبر بالعينة غير الاختبار: جمعها وفق طلب ونقلها واستلامها وقيدها ووسمها وتخزينها، وحفظها مدة ما يقتضي أساس الاحتفاظ، ثم التخلص منها بتصريح مسجل. يرتب هذا المحور ثمانية قوالب حسب انتقال العينة، وتطبق سلسلة الحيازة والرفض والتقسيم والجرد وسحب الثبات في نقاط على الطريق.
تتبع السلسلة وعاء واحداً. يربط جمع العينة الطلب وهوية العينة بسجل تسليم، وينقل نقل العينة السجل إلى تقييم الوصول. واستلام العينة أول نقطة ضبط: ما الذي وصل، وهل يمكن تعريفه، وهل تدعم حالته العمل. ينشئ القيد سجل الانضمام ويربط الوسم الوعاء به ويضعه التخزين في موقع معتمد. وبعد الاختبار، الذي له عائلة اختبار المختبر مستقلة، يقرر الاحتفاظ بقاء العينة أو الإفراج عنها، ويختار التخلص مساراً مرخصاً ويسجل التصرف.
الإخفاقات كلها تقريباً إخفاق هوية: ملصق لا يطابق سجلاً، أو جزء عينة بلا خطة، أو عينة في حجز مؤقت لم يلحقه الجرد. يجيب سلسلة حيازة العينة عن الأول بسجل نقل موقّع في كل تسليم؛ ويعطي رفض العينة استثناء الاستلام حجزاً وإخطاراً وتصرفاً موثقاً؛ ويطابق جرد العينات ما يقوله السجل موجوداً مع ما يستطيع الحافظ تحديده. وتغطي مراجعة العينة وتقسيمها وسحب الثبات الباقي: قرار حالة على دليل وخطة يبقى كل ملصق جديد مربوطاً بها وسحب مجدول بفحص حالة قبل النقل.
مخطط إدارة عينات المختبر هو دورة الحياة نفسها على مستوى النظرة، من الاستلام وفحوص المستندات عبر التسجيل والتخزين والتوجيه للاختبار أو مسار استثناء. وعندما تخرج عينة إلى مختبر خارجي يستمر النقل وسجل الحيازة ضمن الاختبار الخارجي، ويدخل فرق في أي خطوة عائلة تحقيقات المختبر عبر فرز حدث الجودة.
التسلسل
الخطوة 1: مخطط انسيابي لعملية جمع العينات
سير عمل قابل للتعديل لجمع العينات: التخطيط للجمع، وتأكيد نقطة أخذ العينة، وتسجيل التعريف، وتجهيز التسليم، ومعالجة فروقات الجمع.
الخطوة 2: مخطط انسيابي لعملية نقل العينات
قالب قابل للتعديل لنقل العينات: تحديد ظروف النقل ومستنداته، وتجهيز العبوة وسجل التسليم، وتقييم الحالة عند الوصول، وتصعيد الاستثناءات وإغلاق سجل النقل.
الخطوة 3: مخطط انسيابي لعملية استلام العينات
قالب لاستلام العينات في المختبر: فحص الشحنة ومراجعة المستندات وتحديد هوية العينة وتقييم حالتها، ثم القبول والتسجيل ومعالجة الاستثناءات.
الخطوة 4: مخطط انسيابي لعملية تسجيل دخول العينات
سير عمل قابل للتعديل لتسجيل دخول العينات: مطابقة الطلبات بالعينات المقبولة، وإنشاء سجل الإدخال، والتحقق من التتبع، وتصحيح أخطاء الإدخال، وإسناد حالة التوجيه والتخزين.
الخطوة 5: مخطط انسيابي لعملية وسم العينات
سير عمل قابل للتعديل لوسم العينات: الاستناد إلى سجلات المصدر، وإنشاء ملصقات قابلة للتتبع، والتحقق من مطابقة الملصق للعينة، وتصحيح الفروقات، وتسجيل حالة الملصق.
الخطوة 6: مخطط انسيابي لعملية تخزين العينات
قالب قابل للتعديل لتخزين العينات: تخصيص موقع مناسب، واستخدام الحجز المؤقت عند عدم توافر السعة، والتحقق من الموقع والحالة وتحديث سجلات المخزون.
الخطوة 7: مخطط انسيابي لعملية الاحتفاظ بالعينات
قالب قابل للتعديل لمراجعة سجلات الاحتفاظ وتحديد العينات المحتفَظ بها والبتّ في التصرف المعتمد أو مواصلة الاحتفاظ الآمن وتسجيل المراجعة.
الخطوة 8: مخطط انسيابي لعملية التخلص من العينات
سير عمل قابل للتعديل للتخلص من العينات: التأكد من معلومات الهوية والتصرف، وعزل المادة، واختيار مسار تخلص معتمد، والاحتفاظ بالعينات غير المحسومة، وتسجيل الحالة.
جزء من هذه العائلة أيضًا
- مخطط انسيابي لعملية إدارة العينات في المختبر — سير عمل لإدارة العينات في المختبر: الاستلام، فحص المستندات، تحديد الهوية، القبول، التسجيل، التخزين، والتوجيه إلى الاختبار أو إلى مسار استثناء مضبوط.
- مخطط انسيابي لعملية رفض العينات — قالب قابل للتعديل لرفض العينات: تقييم الاستثناء وفق المعايير المحلية، وحجز العينة المرفوضة أو إحالتها إلى الاستلام، وإكمال سجلات التصرف وسدّ فجوات التوثيق.
- مخطط انسيابي لعملية سلسلة حيازة العينات — سير عمل لسلسلة حيازة العينات: تسليمات مضبوطة، وفحوص الهوية والأختام، وسجلات نقل موقّعة، ومعالجة الفروقات، ومسار حيازة قابل للتدقيق.
- مخطط انسيابي لعملية مراجعة العينات في المختبر — سير عمل قابل للتعديل لمراجعة العينات في المختبر: فحص الهوية وسلسلة الحيازة والحالة وأدلة التخزين والمناولة، ثم تعيين الحالة أو طلب تصرف نهائي قائم على الأدلة.
- مخطط انسيابي لعملية تجزئة العينات — سير عمل قابل للتعديل لتجزئة العينات: التحقق من هوية العينة المصدر وحالتها، وتحضير الحاويات وخطة التجزئة، وفحص الملصقات والأحجام، ومعالجة الفروقات، وتسجيل النتيجة.
- مخطط انسيابي لعملية جرد العينات — سير عمل قابل للتعديل لجرد العينات: مقارنة الصنف والموقع والحالة بالسجلات، وتقييم التوافر والحالة، والتحقيق في الفروقات، وتطبيق الإيقاف أو التعديل المعتمد، وتسجيل نتائج المراجعة.
- مخطط انسيابي لعملية استقرارية العينات — قالب قابل للتعديل لاستقرارية العينات: تخطيط السحب، وتأكيد بيانات العينة والبروتوكول، وتقييم حالة العينة المسترجَعة، وتحويل المادة المناسبة للاختبار وتصعيد النتائج.