Diagrama de Gantt de preapertura de hotel: cronograma y ruta crítica
Diagrama de Gantt editable de preapertura de hotel: director general, oficina de ventas, preventa, tres oleadas de contratación, sistemas, suministros, entrega del edificio, licencias y estancias simuladas, con dependencias e hitos.
¿Qué es diagrama de gantt de preapertura de hotel: cronograma y ruta crítica?
Un hotel abre el día en que termina la más lenta de varias cadenas largas, y la mayoría de esas cadenas no las lleva el equipo del hotel. El contratista termina las zonas de servicio y las plantas de habitaciones según su propio calendario, los suministros operativos se fabrican por encargo y, en este plan, las licencias para operar esperan a un edificio terminado. Mientras tanto hay que nombrar a un director general, una oficina de ventas tiene que vender habitaciones que aún se están construyendo y el personal tiene que contratarse y formarse por oleadas. Un cronograma muestra qué cadena fija la fecha antes de anunciarla a los huéspedes y a los compradores de grupos.
Esta plantilla tiene cinco grupos: Dirección y ventas, Contratación y formación, Sistemas y suministros, Entrega del edificio y Apertura. Tiene dos tareas de arranque que empiezan el mismo día. «Nombrar al director general» (10 días laborables) arranca el lado operativo, y «El contratista termina las zonas de servicio» (50) arranca el lado del edificio. «Fijar el presupuesto y el plan de preapertura» (10) sigue al nombramiento, y la oficina de ventas, la primera oleada de contratación, la elección de sistemas y el pedido de suministros y equipos operativos esperan todos a ella. En hostelería esa última partida se llama OS&E: la lencería, la vajilla, los artículos de las habitaciones y el pequeño equipamiento que un hotel necesita para funcionar. La primera puerta es el hito «Zonas de servicio entregadas»: «Instalar y probar los sistemas del hotel» (10) espera a él y a «Elegir sistemas de gestión hotelera, ventas y TPV», de modo que los sistemas se instalan en oficinas y cocinas terminadas mientras las plantas de habitaciones siguen en obra.
Con las cifras ilustrativas, la fecha la fija el edificio. «El contratista termina habitaciones y zonas comunes» (30) empieza 30 días después de empezar las obras de las zonas de servicio, de inicio a inicio, y «Repasar y recibir habitaciones planta a planta» (10) termina en el hito «Edificio entregado» a los 70 días laborables. Dos tareas necesitan esa entrega: «Recibir, desembalar y colocar suministros» (10) y «Obtener licencias de ocupación y de actividad» (10). Los suministros están listos antes, ya que «Fabricación y entrega de suministros» (40) termina cinco días antes de la entrega, así que esperan a tener un edificio donde colocarse. La contratación va en tres oleadas solapadas: «Contratar jefes de departamento» (20), «Contratar supervisores» (20) desde 10 días después de que empiece la primera oleada, y «Contratar personal operativo por oleadas» (25) desde 10 días después de que empiecen los supervisores. «Formar a los equipos en procedimientos y sistemas» (12) espera al personal operativo, a los procedimientos escritos y a los sistemas instalados y termina tres días antes de que puedan empezar las estancias simuladas. «Prevender grupos, eventos y cuentas corporativas» (55) alimenta la apertura de prueba con cinco días de margen. Activa Ruta crítica en el menú Ver para ver cómo se ilumina la cadena del edificio.
El grupo Apertura cierra el plan. «Hacer estancias simuladas y servicio de prueba» (5) espera a los suministros colocados, a las licencias y a los equipos formados, y es donde el personal o unos invitados pasan la noche y el equipo da servicio como si el hotel estuviera abierto. «Apertura de prueba» (5) espera a las estancias simuladas y a la preventa, y «Hotel abierto a los huéspedes» es el último hito, a los 90 días laborables con estas cifras. Todas las duraciones son ilustrativas. Sustitúyelas por el calendario del contratista, los plazos de entrega de los proveedores y tus propias cifras de contratación, y añade los festivos como días extra, ya que el diagrama solo cuenta de lunes a viernes.
Un cronograma programa el trabajo. No obtiene una licencia de ocupación, no recibe un edificio de un contratista ni fija los estándares de un operador. Para contratar y formar a un equipo de apertura por oleadas, consulta /es/guides/contratar-equipo-de-apertura-por-oleadas-diagrama-de-gantt. Para el lado del contratista en la entrega, consulta /es/templates/plantilla-diagrama-de-gantt-de-entrega-de-obra, y para el propio programa de formación, /es/templates/diagrama-de-gantt-plan-de-formacion.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco grupos, Dirección y ventas, Contratación y formación, Sistemas y suministros, Entrega del edificio y Apertura, con 23 tareas y tres hitos: «Zonas de servicio entregadas», «Edificio entregado» y «Hotel abierto a los huéspedes».
- Dos tareas de arranque: «Nombrar al director general» en el lado operativo y «El contratista termina las zonas de servicio» (50 días laborables) en el lado del edificio, con «El contratista termina habitaciones y zonas comunes» empezando 30 días después de empezar las obras de las zonas de servicio.
- Tres oleadas de contratación solapadas: «Contratar jefes de departamento»; «Contratar supervisores», que empieza 10 días después, y «Contratar personal operativo por oleadas», 10 días después de esta, antes de «Formar a los equipos en procedimientos y sistemas».
- Una puerta del edificio: «Recibir, desembalar y colocar suministros» espera tanto a «Fabricación y entrega de suministros» (40) como a «Edificio entregado», y «Obtener licencias de ocupación y de actividad» espera a la entrega.
- Una línea de ventas, «Abrir la oficina de ventas de preapertura» y después «Prevender grupos, eventos y cuentas corporativas» (55), que alimenta la apertura de prueba después de «Hacer estancias simuladas y servicio de prueba».
Cuándo usar esta plantilla
- Diriges la preapertura de un hotel nuevo y necesitas un único plan que puedan leer la propiedad, el contratista, el director general y el equipo de ventas.
- Quieres ver si la entrega del edificio, el plazo de entrega de los suministros o las oleadas de contratación fijan el día de apertura.
- La propiedad quiere una fecha de apertura y quieres comparar la fecha de fin con la que se ofrece a los compradores de grupos.
- Vas a reabrir un hotel tras una reforma integral y quieres un esqueleto de preapertura que puedas redimensionar.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nombrar al director general | Dirección y ventas | 10 | |
| 2 | Fijar el presupuesto y el plan de preapertura | Dirección y ventas | 10 | 1 |
| 3 | Abrir la oficina de ventas de preapertura | Dirección y ventas | 5 | 2 |
| 4 | Prevender grupos, eventos y cuentas corporativas | Dirección y ventas | 55 | 3 |
| 5 | Contratar jefes de departamento | Contratación y formación | 20 | 2 |
| 6 | Contratar supervisores | Contratación y formación | 20 | 5SS+10 |
| 7 | Contratar personal operativo por oleadas | Contratación y formación | 25 | 6SS+10 |
| 8 | Redactar procedimientos y normas por departamento | Contratación y formación | 15 | 5 |
| 9 | Formar a los equipos en procedimientos y sistemas | Contratación y formación | 12 | 7, 8, 13 |
| 10 | Elegir sistemas de gestión hotelera, ventas y TPV | Sistemas y suministros | 10 | 2 |
| 11 | Pedir suministros y equipos operativos | Sistemas y suministros | 5 | 2 |
| 12 | Fabricación y entrega de suministros | Sistemas y suministros | 40 | 11 |
| 13 | Instalar y probar los sistemas del hotel | Sistemas y suministros | 10 | 10, 16 |
| 14 | Recibir, desembalar y colocar suministros | Sistemas y suministros | 10 | 12, 19 |
| 15 | El contratista termina las zonas de servicio | Entrega del edificio | 50 | |
| 16 | Zonas de servicio entregadas | Entrega del edificio | Hito | 15 |
| 17 | El contratista termina habitaciones y zonas comunes | Entrega del edificio | 30 | 15SS+30 |
| 18 | Repasar y recibir habitaciones planta a planta | Entrega del edificio | 10 | 17 |
| 19 | Edificio entregado | Entrega del edificio | Hito | 18 |
| 20 | Obtener licencias de ocupación y de actividad | Entrega del edificio | 10 | 19 |
| 21 | Hacer estancias simuladas y servicio de prueba | Apertura | 5 | 9, 14, 20 |
| 22 | Apertura de prueba | Apertura | 5 | 4, 21 |
| 23 | Hotel abierto a los huéspedes | Apertura | Hito | 22 |
Cómo funciona
Fija las dos tareas de arranque
Mantén «Nombrar al director general» y «El contratista termina las zonas de servicio» como tareas de arranque. Sustituye los 50 días de las zonas de servicio por el calendario del contratista. Si el director general ya está en el puesto, pon la duración de esa tarea en 0.
Ajusta las obras de las habitaciones al contratista
«El contratista termina habitaciones y zonas comunes» está vinculada de inicio a inicio, con un desfase de 30 días, a las obras de las zonas de servicio, escrito 15SS+30 en Depende de. Cambia el desfase y la duración según la secuencia del contratista, y añade una tarea de repasos por planta si recibes las plantas de una en una.
Dimensiona las oleadas de contratación
Fija «Contratar jefes de departamento», «Contratar supervisores» y «Contratar personal operativo por oleadas» según tu plan de contratación. Los vínculos SS+10 hacen que cada oleada empiece 10 días después de que empiece la anterior, así que las oleadas se solapan en lugar de hacer cola.
Sustituye el plazo de entrega de los suministros
Fija «Fabricación y entrega de suministros» según los presupuestos de tus proveedores. Con las cifras ilustrativas termina cinco días antes de «Edificio entregado», así que un plazo que se alargue más de cinco días mueve el día de apertura.
Comprueba la fecha de apertura
Activa Ruta crítica en el menú Ver para ver la cadena que fija la fecha de fin y compara la fecha de «Hotel abierto a los huéspedes» con la que necesitas. Añade los festivos como días extra antes de fiarte de ella.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable de cada tarea en Personas, comparte el diagrama con la propiedad, el contratista y los jefes de departamento, y exporta un PDF o un CSV para la reunión de preapertura.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la ruta crítica de una preapertura de hotel?
Es la cadena de tareas que fija el día de apertura: si se retrasa cualquiera de ellas, la apertura se mueve. En esta plantilla, con las cifras ilustrativas, pasa por las obras del contratista, «Repasar y recibir habitaciones planta a planta», «Edificio entregado», la colocación de los suministros y la obtención de las licencias, que terminan el mismo día, y después por las estancias simuladas y la apertura de prueba. Actívala en el menú Ver. Para el método, consulta /es/guides/ruta-critica-diagrama-de-gantt.
¿Cuánto dura una preapertura de hotel?
Depende del tamaño del hotel, del calendario del contratista y de lo que tarden los suministros, la contratación y las licencias donde estés. La plantilla usa días laborables ilustrativos y llega a «Hotel abierto a los huéspedes» a los 90. Sustitúyelos por tus propias cifras y lee la fecha de fin en el diagrama.
Nuestra fecha de apertura ya está anunciada. ¿Puede trabajar el diagrama con ella?
Da a «Nombrar al director general» un Inicio fijo el día en que empieza el trabajo y a «Hotel abierto a los huéspedes» un Inicio fijo en esa fecha, ya que el plan empieza en el Inicio fijo más temprano. El diagrama programa hacia delante desde el inicio del plan y, si las dependencias no pueden cumplir la fecha fija, señala un conflicto e indica la fecha más temprana que permiten. Después acorta o solapa la cadena que fija la fecha, que aquí es la entrega del edificio.
¿Controla el diagrama el presupuesto de preapertura o el número de empleados?
No. Programa el trabajo y lo que espera cada tarea. No guarda costes ni presupuestos y no sabe cuántas personas tiene tu equipo, así que lleva el presupuesto y el plan de personal en tus propios registros. Para ver cómo se organiza una empresa hotelera, desde la oficina central hacia abajo, consulta /es/org-templates/organigrama-empresarial-hotelero y adáptalo a los departamentos de tu establecimiento.
¿Por qué las licencias y los suministros esperan a la entrega del edificio?
Porque el plan supone que la autoridad necesita ver un edificio terminado y que los suministros se colocan en habitaciones que el contratista ya ha entregado. Si puedes presentar la solicitud antes o recibir las plantas de una en una, cambia la dependencia. Para dibujar licencias e inspecciones como tiempo de espera y puertas, consulta /es/guides/licencias-e-inspecciones-de-apertura-diagrama-de-gantt.