Cómo planificar licencias, permisos e inspecciones antes de abrir en un Gantt
Dibuja las revisiones de licencias y permisos como tiempo de espera, las aprobaciones e inspecciones como puertas, y lee la holgura de cada espera antes de que mueva la apertura. Ejemplo de restaurante y el proceso de una licencia de obra.
Las licencias, los permisos y las inspecciones son las esperas que menos controlas antes de una apertura. Esta guía muestra cómo ponerlas en un diagrama de Gantt como tareas y puertas, para ver cuánto puede tardar cada una antes de mover la fecha.
En resumen
- Divide cada aprobación en una tarea de solicitud, una tarea de revisión con duración y un hito para la propia aprobación.
- Cuelga del hito cada tarea que necesita la aprobación, no de la solicitud.
- Pon las inspecciones después del trabajo que inspeccionan y antes de la apertura, como una tarea corta seguida de un hito.
- Lee la holgura: una espera que termina mucho antes de que se necesite puede retrasarse esos días laborables sin mover la fecha.
- Usa la opción Ruta crítica del menú Ver para ver si una licencia, un permiso o las obras fijan la fecha.
Una revisión es una tarea, una aprobación es una puerta
Antes de que un restaurante, una tienda o una clínica pueda abrir, otra persona tiene que decir que sí: una autoridad que concede licencias, una autoridad de edificación, un inspector de incendios o de sanidad. Tú decides cuándo presentar la solicitud, pero no cuánto tarda la revisión, y la mayor parte del trabajo en el local no puede empezar, o no puede terminar, hasta que llega la respuesta. Por eso estas esperas deciden tan a menudo la fecha de apertura, y por eso van en el plan y no en una lista aparte.
Para cada aprobación van tres cosas en el diagrama. La solicitud es una tarea corta que haces tú. La revisión es una tarea con una duración en días laborables, tomada del plazo que indica la autoridad o de tu propia experiencia, y es tiempo de espera que no controlas. La aprobación en sí es un hito, una tarea de duración 0, y cada trabajo que la necesita cuelga de ese hito. Una inspección funciona igual, salvo que llega al final: espera al trabajo que inspecciona, y la apertura espera a ella.
Una vez dibujadas las esperas, el diagrama responde a la pregunta que de verdad tienes: ¿esta espera fija la fecha? Si una licencia se concede mucho antes de la apertura de prueba, tiene holgura, y el diagrama muestra cuántos días laborables podría retrasarse antes de que se mueva la apertura. Si está en la ruta crítica, cada día de retraso mueve la apertura un día. Activa Ruta crítica en el menú Ver para ver cuál de los dos casos es.
El ejemplo de abajo construye la plantilla de apertura de restaurante. Después, el proceso de licencia de obra muestra qué ocurre dentro de la única barra llamada «Revisión de la licencia de obra»: comprobaciones de que la solicitud está completa, rondas de observaciones y nuevas presentaciones, cada una de las cuales añade tiempo. Un diagrama de flujo dibuja esos bucles; un diagrama de Gantt da a todo una sola duración. Usa el diagrama de flujo para acordar cuántas rondas prever, y el diagrama de Gantt para ver qué hace eso con la fecha.
Todas las duraciones son ilustrativas, y los plazos reales de revisión varían según el país, la ciudad y la autoridad. Un cronograma programa el trabajo; no obtiene una licencia ni un permiso, ni supera una inspección. Para la apertura completa, consulta /es/guides/planificar-apertura-de-nuevo-local-diagrama-de-gantt, y para las clínicas, donde la espera larga es la credencialización de los pagadores, /es/templates/diagrama-de-gantt-apertura-de-clinica.
Una apertura de restaurante con tres aprobaciones, construida por etapas
Veinticuatro tareas en cinco grupos. Los tiempos de revisión son días laborables ilustrativos. Abre el panel de la hoja de cálculo para ver las filas de cada etapa.
Una licencia es una solicitud, una espera y una puerta
«Firmar el alquiler y confirmar el concepto» (5 días laborables) lleva a «Solicitar las licencias de restauración y alcohol» (3) y a «Revisión de las licencias» (30), que es tiempo que no controlas. «Licencias concedidas» es un hito de duración 0. Con estas cifras cae el día 38.
La licencia de obra sigue al diseño
«Diseñar la cocina y el comedor» (10) tiene que existir antes de poder presentar la solicitud, así que «Solicitar licencia de obra y cambio de uso» (3) la sigue y «Revisión de la licencia de obra» (15) sigue a esa. La revisión de la licencia de obra termina el día 33.
Las obras esperan a la licencia y terminan en una inspección
«Ejecutar las obras» (20) no puede empezar antes de la licencia, así que va del día 33 al día 53. «Instalar equipos de cocina y extracción» (6) empieza 12 días después de empezar las obras, tras el «Plazo de entrega de los equipos de cocina» de 25 días. «Obras terminadas» lleva a «Inspección sanitaria y contra incendios» (3) y a la puerta «Inspección superada».
La carta y el equipo llenan el tiempo de espera
La carta, los proveedores y la contratación empiezan poco después del alquiler, mientras corren las revisiones. «Dar de alta proveedores y cuentas» empieza 5 días después de empezar «Desarrollar y probar la carta», y «Contratar personal de cocina y sala» empieza 8 días después de empezar «Seleccionar jefe de cocina y gerente general». «Formar al personal y hacer pruebas de cocina» (6) necesita una cocina terminada, así que espera a «Obras terminadas» y se hace en paralelo a la inspección.
Tres puertas delante de la apertura de prueba
«Apertura de prueba con amigos y familia» (3) espera a las pruebas, a «Inspección superada», a «Licencias concedidas» y a «Anunciar la apertura y aceptar reservas». La licencia se concedió el día 38 pero hace falta el día 59, así que tiene 21 días laborables de holgura; la licencia de obra y las obras fijan la fecha. «Ajustar la carta y el servicio» (3) lleva a «Día de apertura» el día 65.
Qué ocurre dentro de la barra de la revisión de la licencia
El proceso de solicitud de licencia de obra como diagrama de flujo. Cada bucle que dibuja es tiempo que el diagrama de Gantt guarda en una sola tarea.
El urbanismo va antes de la solicitud
«¿Aprobación urbanística y de uso del suelo concedida?» decide si puedes presentar la solicitud siquiera. Si hace falta una audiencia de excepción o recalificación, es otra espera, y va en el diagrama de Gantt como tarea propia delante de la solicitud.
Preparar, presentar y pasar la comprobación de que está completa
Los planos, el análisis normativo y el formulario de solicitud son trabajo tuyo; la comprobación de registro es de la autoridad. «¿Solicitud completa?» vuelve al formulario cuando falta algo, y cada ronda añade días antes de que empiece siquiera la revisión real.
Revisión, observaciones y nueva presentación
La solicitud va a las disciplinas de revisión, y «¿Hay observaciones de revisión que resolver?» la devuelve para revisar los planos con una respuesta escrita, que vuelve a la revisión de planos. Acuerda cuántas rondas de observaciones prever, y dimensiona «Revisión de la licencia de obra» en el diagrama de Gantt para ese número.
Tasas, condiciones y la licencia
La autoridad calcula las tasas y fija condiciones, y la licencia solo se concede cuando «¿Tasas pagadas y condiciones cumplidas?» dice que sí. Ese momento es el hito del que cuelgan las obras.
Inspecciones durante la obra y, después, el certificado
Una vez empezada la obra, las inspecciones de cada etapa pueden llevar a un requerimiento de corrección y a una nueva inspección antes de «Inspección final y conformidades de los departamentos» y del certificado. En el diagrama de Gantt quedan dentro de las obras y de la tarea de inspección; prevé al menos una nueva inspección si tu contratista la espera.
Diagrama de flujo de la licencia de obra (de la solicitud a la ocupación)
Cómo funciona
Enumera cada aprobación que necesitas
Apunta cada licencia, permiso, registro e inspección de los que depende la apertura, y quién los concede. Consulta con la autoridad que los concede cuáles se aplican a tu local y a tu actividad.
Divide cada aprobación en tres tareas
Añade la solicitud como una tarea corta, la revisión como una tarea con la duración que esperas en días laborables, y la aprobación como un hito de duración 0. Ponlas en su propio grupo para que las esperas sean fáciles de encontrar.
Vincula el trabajo a la aprobación
En Depende de, haz que cada tarea que necesita la aprobación dependa de su hito, por ejemplo las obras de la licencia. No vincules trabajo a la solicitud; presentar una solicitud no es tener permiso.
Coloca las inspecciones
Añade cada inspección después del trabajo que inspecciona, como una tarea corta seguida de un hito, y haz que la apertura dependa de ese hito. Deja margen para una nueva inspección si es probable.
Lee la holgura y la ruta crítica
Activa Ruta crítica en el menú Ver. Una espera que no está resaltada puede retrasarse hasta llegar a la tarea que la necesita; una que está resaltada mueve la apertura día por día. Pregunta pronto por las esperas resaltadas.
Actualiza los tiempos de revisión cuando tengas respuesta
Cuando una autoridad te dé una fecha, cambia la duración de la tarea de revisión para que la aprobación caiga en ella. Todo lo que depende de la aprobación se mueve con ella, y la ruta crítica muestra si la apertura también se mueve, antes de contratar las obras.
Errores que debes evitar
Vincular el trabajo a la solicitud
Presentar una solicitud no permite empezar nada. Si las obras dependen de «Solicitar licencia de obra y cambio de uso», el plan muestra obras semanas antes de que se te permita hacerlas.
Una sola tarea para toda la aprobación
Una única barra llamada «Licencia» esconde cuánto de ella es espera. Separa tu trabajo de la revisión de la autoridad para ver qué parte puedes acelerar.
Olvidar las rondas de observaciones
Las revisiones suelen volver con preguntas. Si la tarea de revisión supone una sola pasada y lo normal en tu autoridad son dos, la fecha es errónea desde el principio. Usa el diagrama de flujo de la licencia para acordar cuántas rondas prever.
Leer el diagrama como una aprobación
Un hito llamado «Inspección superada» es un plan, no un resultado. Guarda las decisiones reales, los certificados y las condiciones en tus propios registros.
Abrir el diagrama de Gantt de apertura de restaurante
Abre la plantilla de restaurante, pon los tiempos de revisión que te den tus autoridades y mira qué aprobación fija tu día de apertura.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda una licencia de restaurante o una licencia de obra?
Varía mucho según el país, la ciudad, la autoridad y el tipo de local. La plantilla usa cifras ilustrativas. Pide a la autoridad que la concede su plazo de revisión y ponlo en la tarea de revisión.
¿Una revisión debe ser una tarea o un desfase?
Una tarea, cuando quieres verla e informar sobre ella: tiene nombre, barra y progreso. Un desfase en una dependencia, como 3FS+15, también sirve, pero entonces la espera queda escondida dentro de un vínculo.
¿Qué pasa si una licencia llega más tarde de lo previsto?
Cambia la duración de la tarea de revisión para que coincida con la nueva fecha. Todo lo que depende de la aprobación se mueve, y la ruta crítica muestra si la apertura también se mueve. Si prefieres registrar el día en que llegó la aprobación, da al hito de aprobación un Inicio fijo en ese día: el trabajo anterior se queda donde está y todo lo que espera por él se mueve.
¿Me avisa QueryChart cuando una revisión debería tener respuesta?
No. El diagrama muestra cuándo está previsto que termine cada espera. Los recordatorios y la correspondencia con la autoridad se quedan en tu propio calendario o en tus registros.
¿Sirve para una clínica o un hotel?
Sí. Una clínica añade el registro y la credencialización de los pagadores (/es/templates/diagrama-de-gantt-apertura-de-clinica), y un hotel añade las licencias de ocupación y de actividad después de la entrega del edificio (/es/templates/diagrama-de-gantt-preapertura-de-hotel). El patrón de solicitud, revisión y puerta es el mismo.