Planlæg tilladelser, bevillinger og kontroller før åbning i et Gantt-diagram
Tegn sagsbehandling af bevillinger og tilladelser som ventetid, godkendelser og kontroller som milepælsporte, og aflæs den luft, hver ventetid har, før den flytter åbningsdatoen. Restauranteksempel plus processen bag én bjælke.
Tilladelser, bevillinger og kontroller er de ventetider, du styrer mindst før en åbning. Denne vejledning viser, hvordan du lægger dem ind i et Gantt-diagram som opgaver og porte, så du kan se, hvor længe hver enkelt kan tage, før den flytter datoen.
Kort fortalt
- Del hver godkendelse op i en ansøgningsopgave, en sagsbehandlingsopgave med en varighed og en milepæl for selve godkendelsen.
- Hæng hver opgave, der kræver godkendelsen, på milepælen, ikke på ansøgningen.
- Læg kontroller efter det arbejde, de kontrollerer, og før åbningen, som en kort opgave efterfulgt af en milepæl.
- Aflæs luften: en ventetid, der slutter i god tid før den skal bruges, kan skride så mange arbejdsdage uden at flytte datoen.
- Brug kontakten Kritisk vej i menuen Vis til at se, om en tilladelse, en bevilling eller ombygningen afgør datoen.
En sagsbehandling er en opgave, en godkendelse er en port
Før en restaurant, en butik eller en klinik kan åbne, skal en anden sige ja: en bevillingsmyndighed, en bygningsmyndighed, en brand- eller sundhedsinspektør. Du bestemmer, hvornår du søger, men ikke hvor lang tid behandlingen tager, og det meste af arbejdet på stedet kan ikke starte eller ikke blive færdigt, før svaret kommer. Det er derfor, de ventetider så ofte afgør åbningsdatoen, og derfor hører de hjemme i planen og ikke på en separat liste.
Tre ting kommer i diagrammet for hver godkendelse. Ansøgningen er en kort opgave, du selv udfører. Sagsbehandlingen er en opgave med en varighed i arbejdsdage, taget fra myndighedens oplyste tid eller fra din egen erfaring, og det er ventetid, du ikke styrer. Selve godkendelsen er en milepæl, en opgave med længde 0, og alt arbejde, der kræver den, hænger på den milepæl. En kontrol fungerer på samme måde, bortset fra at den kommer til sidst: den venter på det arbejde, den kontrollerer, og åbningen venter på den.
Når ventetiderne er tegnet, svarer diagrammet på det spørgsmål, du faktisk har: afgør denne ventetid datoen? Gives en bevilling i god tid før prøveåbningen, har den luft, og diagrammet viser, hvor mange arbejdsdage den kan skride, før åbningen flytter. Ligger den på den kritiske vej, flytter hver dags forsinkelse åbningen en dag. Slå Kritisk vej til i menuen Vis for at se, hvilket det er.
Eksemplet nedenfor bygger skabelonen til restaurantåbning. Bagefter viser processen for byggetilladelse, hvad der sker inde i den ene bjælke, der hedder "Sagsbehandling af byggetilladelse": kontrol af fuldstændighed, runder med bemærkninger og genindsendelser, som hver især lægger tid til. Et flowchart tegner de løkker; et Gantt-diagram giver det hele én varighed. Brug flowchartet til at aftale, hvor mange runder du afsætter, og Gantt-diagrammet til at se, hvad det gør ved datoen.
Alle varigheder er eksempler, og reelle sagsbehandlingstider varierer fra land til land, by til by og myndighed til myndighed. En tidslinje planlægger arbejdet; den skaffer ikke en bevilling eller en tilladelse og består ikke en kontrol. Om hele åbningen, se /da/guides/aabning-af-ny-lokation-i-gantt-diagram, og om klinikker, hvor betalernes kvalifikationskontrol er den lange ventetid, se /da/templates/gantt-diagram-til-klinikaabning.
En restaurantåbning med tre godkendelser, bygget op i trin
Fireogtyve opgaver i fem grupper. Sagsbehandlingstiderne er eksempler i arbejdsdage. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
En bevilling er en ansøgning, en ventetid og en port
"Underskriv lejemål og bekræft koncept" (5 arbejdsdage) fører til "Søg fødevare- og alkoholbevillinger" (3) og "Sagsbehandling af bevillinger" (30), som er tid, du ikke styrer. "Bevillinger givet" er en milepæl med længde 0. Med disse tal lander den på dag 38.
Byggetilladelsen følger efter designet
"Design køkken og spisesal" (10) skal være færdigt, før du kan søge, så "Søg byggetilladelse og ændret anvendelse" (3) følger efter det, og "Sagsbehandling af byggetilladelse" (15) følger efter den. Sagsbehandlingen af tilladelsen slutter på dag 33.
Ombygningen venter på tilladelsen og ender i en kontrol
"Udfør ombygningen" (20) kan ikke starte før tilladelsen, så den løber fra dag 33 til dag 53. "Installer køkkenudstyr og udsugning" (6) starter 12 dage inde i ombygningen, efter den 25 dage lange "Leveringstid på køkkenudstyr". "Ombygning færdig" fører til "Sundheds- og brandsikkerhedskontrol" (3) og porten "Kontrol bestået".
Menu og team fylder ventetiden ud
Menuen, leverandørerne og ansættelserne starter alle kort efter lejemålet, mens sagsbehandlingerne kører. "Opret leverandører og konti" starter 5 dage inde i "Udvikl og test menuen", og "Ansæt køkken- og salspersonale" starter 8 dage inde i "Rekruttér køkkenchef og restaurantchef". "Oplær personalet og lav prøvekørsler i køkkenet" (6) kræver et færdigt køkken, så den venter på "Ombygning færdig" og kører side om side med kontrollen.
Tre porte foran prøveåbningen
"Prøveåbning for venner og familie" (3) venter på prøvekørslerne, "Kontrol bestået", "Bevillinger givet" og "Annoncér åbningen og tag imod reservationer". Bevillingen blev givet på dag 38, men skal bruges på dag 59, så den har 21 arbejdsdages luft; byggetilladelsen og ombygningen afgør datoen. "Justér menu og service" (3) fører til "Åbningsdag" på dag 65.
Hvad der sker inde i bjælken for sagsbehandlingen
Processen for ansøgning om byggetilladelse som flowchart. Hver løkke, den tegner, er tid, som Gantt-diagrammet rummer i én opgave.
Planforholdene kommer før ansøgningen
"Er plan- og anvendelsesgodkendelse på plads?" afgør, om du overhovedet kan søge. Kræves der en dispensation eller en høring om ændret planlægning, er det endnu en ventetid, og den hører hjemme i Gantt-diagrammet som en opgave for sig foran ansøgningen.
Forbered, indsend og kom igennem kontrollen af fuldstændighed
Tegninger, analyse efter bygningsreglementet og ansøgningsblanketten er dit arbejde; kontrollen af fuldstændighed ved modtagelsen er myndighedens. "Ansøgning fuldstændig?" fører tilbage til blanketten, når noget mangler, og hver runde lægger dage til, før den egentlige sagsbehandling overhovedet begynder.
Gennemgang, bemærkninger og genindsendelse
Ansøgningen sendes til gennemgang hos fagområderne, og "Bemærkninger, der skal besvares?" sender den tilbage for at få reviderede tegninger og et skriftligt svar, som går tilbage til plangennemgangen. Aftal, hvor mange runder med bemærkninger du afsætter, og dimensionér "Sagsbehandling af byggetilladelse" i Gantt-diagrammet til det antal.
Gebyrer, vilkår og tilladelsen
Myndigheden beregner gebyrer og fastsætter vilkår, og tilladelsen udstedes først, når "Gebyrer betalt og vilkår opfyldt?" siger ja. Det øjeblik er den milepæl, ombygningen hænger på.
Kontroller under arbejdet og derefter attesten
Når arbejdet starter, kan kontroller på hvert trin føre til et påbud om rettelse og en fornyet kontrol før "Afsluttende kontrol og godkendelser fra de enkelte myndigheder" og attesten. I Gantt-diagrammet ligger de inde i ombygningen og kontrolopgaven; afsæt tid til mindst én fornyet kontrol, hvis din entreprenør forventer en.
Flowchart for ansøgning om byggetilladelse (fra indsendelse til ibrugtagning)
Sådan fungerer det
Skriv hver godkendelse ned, du har brug for
Skriv hver bevilling, tilladelse, registrering og kontrol ned, som åbningen afhænger af, og hvem der udsteder den. Tjek med den udstedende myndighed, hvilke der gælder for dine lokaler og din aktivitet.
Del hver godkendelse op i tre opgaver
Tilføj ansøgningen som en kort opgave, sagsbehandlingen som en opgave med den varighed, du forventer i arbejdsdage, og godkendelsen som en milepæl med længde 0. Læg dem i deres egen gruppe, så ventetiderne er nemme at finde.
Forbind arbejdet med godkendelsen
I Afhænger af gør du hver opgave, der kræver godkendelsen, afhængig af dens milepæl, for eksempel ombygningen af tilladelsen. Forbind ikke arbejde med ansøgningen; at søge er ikke det samme som at have tilladelse.
Placér kontrollerne
Tilføj hver kontrol efter det arbejde, den kontrollerer, som en kort opgave efterfulgt af en milepæl, og gør åbningen afhængig af den milepæl. Afsæt plads til en fornyet kontrol, hvis den er sandsynlig.
Aflæs luften og den kritiske vej
Slå Kritisk vej til i menuen Vis. En ventetid, der ikke er fremhævet, kan skride, indtil den møder den opgave, der kræver den; en, der er fremhævet, flytter åbningsdagen dag for dag. Spørg tidligt til de ventetider, der er fremhævet.
Opdatér sagsbehandlingstiderne, når du hører fra myndighederne
Når en myndighed giver dig en dato, så ret varigheden af sagsbehandlingsopgaven, så godkendelsen lander på den. Alt, der afhænger af godkendelsen, flytter med, og den kritiske vej viser, om åbningen også flytter, før byggeriet bliver booket.
Faldgruber du skal undgå
At forbinde arbejde med ansøgningen
At indsende en ansøgning lader intet starte. Afhænger ombygningen af "Søg byggetilladelse og ændret anvendelse", viser planen byggearbejde uger, før du har lov til at udføre det.
Én opgave for hele godkendelsen
En enkelt bjælke, der hedder "Bevilling", skjuler, hvor meget af den der er ventetid. Adskil dit eget arbejde fra myndighedens sagsbehandling, så du kan se, hvilken del du kan sætte fart i.
At glemme runderne med bemærkninger
Sagsbehandlinger kommer ofte tilbage med spørgsmål. Antager sagsbehandlingsopgaven én gennemgang, og er to normalt hos din myndighed, er datoen forkert fra starten. Brug flowchartet for tilladelsen til at aftale, hvor mange runder du afsætter.
At læse diagrammet som en godkendelse
En milepæl, der hedder "Kontrol bestået", er en plan, ikke et resultat. Hold de faktiske afgørelser, attester og vilkår i dine egne optegnelser.
Åbn Gantt-diagrammet til restaurantåbning
Åbn skabelonen til restaurantåbning, indsæt de sagsbehandlingstider, dine myndigheder giver dig, og se, hvilken godkendelse der afgør din åbningsdag.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager en restaurantbevilling eller en byggetilladelse?
Det varierer meget efter land, by, myndighed og typen af lokaler. Skabelonen bruger eksempeltal. Spørg den udstedende myndighed om dens oplyste sagsbehandlingstid, og indsæt den i sagsbehandlingsopgaven.
Skal en sagsbehandling være en opgave eller en forsinkelse?
En opgave, når du vil kunne se den og rapportere på den: den har et navn, en bjælke og fremdrift. En forsinkelse på en afhængighed, for eksempel 3FS+15, virker også, men så er ventetiden gemt inde i en forbindelse.
Hvad sker der, hvis en tilladelse kommer senere end planlagt?
Ret varigheden af sagsbehandlingsopgaven, så den passer til den nye dato. Alt, der afhænger af godkendelsen, flytter, og den kritiske vej viser, om åbningen også flytter. Vil du hellere notere den dag, godkendelsen kom, så giv godkendelsesmilepælen en fast Start på den dag: arbejdet før den bliver, hvor det er, og alt, der venter på den, flytter.
Minder QueryChart mig om, hvornår en sagsbehandling skal være færdig?
Nej. Diagrammet viser, hvornår hver ventetid er planlagt til at slutte. Påmindelser og korrespondance med myndigheden bliver i din egen kalender eller dine egne optegnelser.
Virker det til en klinik eller et hotel?
Ja. En klinik tilføjer registrering og betalernes kvalifikationskontrol (/da/templates/gantt-diagram-til-klinikaabning), og et hotel tilføjer ibrugtagnings- og driftstilladelser efter overdragelsen af bygningen (/da/templates/gantt-diagram-til-hotelaabning). Mønsteret med ansøgning, sagsbehandling og port er det samme.