Planlæg åbningen af en butik, restaurant eller klinik i et Gantt-diagram
Planlæg åbningen af en ny butik, restaurant, et hotel eller en klinik i et Gantt-diagram: porte for lejemål, nøgler og tilladelser, de lange ventetider, der afgør datoen, ansættelser og varer omkring dem og en ansvarlig for hver gruppe.
En åbningsdato afgøres af nogle få langsomme ting, du ikke fuldt ud styrer, som en sagsbehandling af tilladelser, udlejers arbejder eller en levering, mens teamet, varerne og markedsføringen indpasses omkring dem. Denne vejledning viser, hvordan du tegner det i et Gantt-diagram, så du kan se, hvilken ventetid der afgør datoen.
Kort fortalt
- Tegn hver ventetid, du ikke styrer, som en sagsbehandling af tilladelser eller udlejers arbejder, som en opgave for sig med en varighed i arbejdsdage.
- Gør hver godkendelse eller overdragelse, der holder arbejde tilbage, til en milepæl med længde 0, og hæng det arbejde, der kræver den, på milepælen.
- Brug start-til-start-forbindelser med forsinkelse, hvor arbejdet overlapper, for eksempel et design, der starter, mens lejemålet stadig forhandles.
- Sammenlign slutdatoen med den åbningsdato, du ønsker; planen planlægger fremad og planlægger ikke baglæns fra en dato.
- Slå Kritisk vej til i menuen Vis for at se, hvilken kæde der afgør åbningsdatoen, før du prøver at forkorte noget.
- Giv hver gruppe en ansvarlig under Personer, og brug dit organisationsdiagram til at afgøre, hvem det er.
Åbningsdatoen tilhører den langsomste ventetid
At åbne en ny lokation ligner en tjekliste: lejemål, indretning, systemer, varer, personale, markedsføring, åbningsdag. En tjekliste skjuler det ene, der betyder noget for datoen, nemlig hvilke poster der venter på hvilke, og hvilke af ventetiderne der ligger uden for din kontrol. En bygningsmyndighed behandler en tilladelse i sit eget tempo. En udlejer bliver færdig med råhusarbejderne, når de bliver færdige. En inventarproducent oplyser en leveringstid. Intet, du gør på stedet, kan starte, før de er færdige, så datoen afgøres af den, der bliver færdig sidst.
Et Gantt-diagram samler de ventetider på én side. Hver ventetid er en opgave med en varighed i arbejdsdage eller en forsinkelse på en afhængighed. Hver godkendelse eller overdragelse, der reelt holder arbejde tilbage, er en milepæl, en opgave med længde 0. Alt andet, som ansættelser, oplæring, bestilling af varer og markedsføring, hænger på de porte med den forbindelse, der passer til, hvordan arbejdet overlapper: slut-til-start, når én ting skal være færdig først, og start-til-start med forsinkelse, når den anden kan begynde et stykke inde i den første.
Planen går kun fremad. Den starter på projektets start og lader hver opgave begynde, så snart dens afhængigheder tillader det, så du planlægger ikke baglæns fra en åbningsdato. Du sammenligner slutdatoen med den dato, du ønsker. Har du lovet en dato, så giv den første opgave en fast Start på den dag, arbejdet begynder, og åbningsmilepælen en fast Start på den lovede dag: planen starter på den tidligste faste Start, og kan afhængighederne ikke nå åbningsdatoen, markerer diagrammet en konflikt. Derefter fremhæver kontakten Kritisk vej i menuen Vis den kæde, der afgør slutdatoen, og det er der, det rent faktisk hjælper at forkorte en opgave.
Eksemplet nedenfor bygger skabelonen til butiksåbning i fem trin. Samme form passer til andre åbninger med andre porte: en restaurant venter på bevillinger og en kontrol (/da/templates/gantt-diagram-til-restaurantaabning), et hotel på overdragelsen af bygningen (/da/templates/gantt-diagram-til-hotelaabning), en klinik på betalernes kvalifikationskontrol (/da/templates/gantt-diagram-til-klinikaabning) og en franchiseenhed på franchisegiverens godkendelser (/da/templates/gantt-diagram-til-franchiseaabning). Efter planen viser et organisationsdiagram, hvem der ejer hver gruppe af opgaver.
Alle varigheder er eksempler. En tidslinje planlægger arbejdet; den skaffer ikke en tilladelse, består ikke en kontrol og gør ikke lokalerne klar til at handle. Om ventetiderne i detaljer, se /da/guides/tilladelser-og-kontroller-foer-aabning-gantt-diagram, og om teamet, se /da/guides/ansaettelse-af-aabningsteam-i-boelger-gantt-diagram.
En butiksåbning, bygget op i fem trin
Seksogtyve opgaver i fem grupper. Varighederne er eksempler i arbejdsdage. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Lejemålet og nøglerne er de to første porte
"Aftal butiksformat og budget" (4 arbejdsdage) fører til "Forhandl lejemål og udlejers arbejder" (10) og milepælen "Lejemål underskrevet". "Udlejer færdiggør råhusarbejder" (12) følger efter, og "Nøgler overdraget" er den anden milepæl. Med disse tal kommer nøglerne på dag 26 i planen.
Butiksindretningen venter på tilladelsen, ikke på nøglerne
"Design butikslayout og indretning" starter 5 dage inde i lejemålsforhandlingen, en start-til-start-forbindelse med forsinkelse. Efter "Sagsbehandling af tilladelser" (15) kommer tilladelsen på dag 35, så "Udfør butiksindretningen" venter på den, og nøglerne har 9 dages luft. "Montér inventar og skilte" starter 10 dage inde i butiksindretningen, når "Fremstilling og levering af inventar" (25) er færdig, og "Gennemgå butikken og udbedr mangellisten" fører til "Butiksindretning færdig".
Systemer og varer indpasses omkring butiksindretningen
"Installer og test kassesystem og netværk" venter 15 dage efter bestillingen af systemerne på leveringen og starter 8 dage inde i butiksindretningen. "Modtag og kontrollér åbningslageret" kræver både de 20 dages ventetid efter "Bestil åbningslager" og "Butiksindretning færdig", fordi varerne ikke skal ankomme til en byggeplads. "Varepræsentér butikken" (4) følger efter.
Teamet ansættes, mens butikken bygges
"Rekruttér butikschef" (15) starter, når lejemålet er underskrevet, og "Ansæt butiksteamet" (15) starter 10 dage inde i den, så butikschefen kan være med. "Oplær teamet i systemer og service" (5) venter på ansættelserne og på kassesystemet, så personalet oplæres på de kasser, de skal bruge.
Først prøveåbning, så officiel åbning efter rettelserne
"Planlæg og gennemfør åbningsmarkedsføring" (15) starter, når nøglerne er overdraget. "Prøveåbning" (2) venter på varepræsentation, oplæring og markedsføring, og "Ret fejl fra prøveåbningen" (3) fører til "Officiel åbning" på dag 67. Med Kritisk vej slået til er kæden fra "Sagsbehandling af tilladelser" gennem butiksindretningen, mangelgennemgangen, varerne og varepræsentationen fremhævet: det er der, en kortere opgave flytter datoen.
Hvem ejer hver gruppe: organisationsdiagrammet for detailvirksomheder
Planen siger hvornår; organisationsdiagrammet siger, hvis navn der skal stå under Personer for hver gruppe af opgaver. Diagrammet vokser én gren ad gangen.
Butiksdrift står for åbningen
Hovedkontor, Butiksdrift, Regionale ledere, Butiksbestyrere og Butikshold. En regional leder ejer som regel hele planen, indtil butikschefen er ansat; derfra ejer butikschefen grupperne Butiksteam og Åbning.
Merchandising ejer layoutet og varepræsentationen
Merchandising og Kategoristyring tilføjer den gren, der afgør, hvad der kommer på hylderne. Tilføj deres navn under Personer på "Design butikslayout og indretning", da de former layoutet, og gør dem til ansvarlige for "Varepræsentér butikken".
Markedsføring ejer åbningskampagnen
Markedsføring og Kampagner ejer "Planlæg og gennemfør åbningsmarkedsføring". Fordi den opgave starter ved "Nøgler overdraget", kan kampagneteamet se præcis, hvor lang tid de har før prøveåbningen.
Forsyningskæden ejer varerne
Forsyningskæde og Distribution ejer "Bestil åbningslager" og "Modtag og kontrollér åbningslageret". Afhængigheden af "Butiksindretning færdig" er overleveringen mellem dem og butiksdriften, og det er værd at nævne begge personer på den.
Corporate har budgettet og ansættelserne
Corporate, Økonomi og Mennesker (HR) fuldender træet. Økonomi ejer "Aftal butiksformat og budget" og underskriften på lejemålet, og Mennesker ejer "Rekruttér butikschef" og "Ansæt butiksteamet". Hver gruppe i planen har nu en gren, og hver gren har opgaver.
Sådan fungerer det
Skriv portene ned
Skriv hver godkendelse og overdragelse ned, der holder arbejde tilbage: lejemålet, udlejers overdragelse, tilladelser eller bevillinger, kontroller, en franchisegivers godkendelse. Gør hver af dem til en milepæl med varighed 0.
Tegn de ventetider, du ikke styrer
Giv hver sagsbehandling, leveringstid eller entreprenørs arbejde sin egen opgave med en varighed i arbejdsdage, ud fra myndighedens oplyste tid, et leverandørtilbud eller entreprenørens tidsplan. Det er de opgaver, der som regel afgør datoen.
Hæng arbejdet på portene
I Afhænger af forbinder du butiksindretningen med nøglerne og tilladelsen, varerne med den færdige indretning og oplæringen med det ansatte team og de installerede systemer. Brug en start-til-start-forbindelse med forsinkelse, for eksempel 2SS+5, hvor arbejdet kan begynde, før den forrige opgave slutter.
Tilføj team, varer og markedsføring
Læg ansættelser, oplæring, varer og åbningskampagnen i deres egne grupper, så hver gruppe har én ansvarlig. Forbind hver af dem med den port, den reelt har brug for, ikke med slutningen af alt før den.
Tjek datoen
Sammenlign slutdatoen med den dato, du vil åbne. Er datoen lovet, så giv den første opgave en fast Start på den dag, arbejdet begynder, og åbningsmilepælen en fast Start på den dato; kan afhængighederne ikke nå den, markerer diagrammet en konflikt. Slå Kritisk vej til i menuen Vis for at se, hvilken kæde du skal arbejde med.
Navngiv ansvarlige og del
Sæt en ansvarlig under Personer for hver opgave ud fra dit organisationsdiagram, og del derefter diagrammet som et link, eller eksportér en PDF til udlejer, entreprenører og hovedkontor. Opdatér fremdriften, efterhånden som arbejdet bliver udført.
Faldgruber du skal undgå
At planlægge baglæns fra åbningsdatoen
Diagrammet planlægger fremad fra projektets start. Skriver du en åbningsdato ind i hver opgave, skjuler du konflikten i stedet for at vise den. Fastlås den første opgave på den dag, arbejdet begynder, og den åbningsdato, du har lovet, og lad afhængighederne vise, om datoen kan holdes.
At starte indretningen ved nøglerne
At have nøglerne er ikke det samme som at have lov til at bygge. Kræver indretningen også en tilladelse, så forbind den også med sagsbehandlingen af tilladelsen, ellers viser planen arbejde, der starter, før det kan.
Varer uden et sted at være
Åbningslager, der bestilles tidligt, kommer tidligt. Forbind leveringen med slutningen af indretningen og med leverandørens leveringstid, så varerne ankommer til en færdig butik.
Én ansvarlig for hele planen
Ét navn på hver opgave betyder, at ingen ejer overleveringerne. Giv hver gruppe sin ansvarlige, og nævn begge personer på de opgaver, hvor én gren overleverer arbejde til en anden.
Åbn Gantt-diagrammet til butiksåbning
Åbn skabelonen til butiksåbning, indsæt din egen sagsbehandling af tilladelser og dine leveringstider, og se, hvilken ventetid der afgør din åbningsdato.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager det at åbne en ny butik eller restaurant?
Det afhænger af lejemålet, tilladelserne eller bevillingerne, byggearbejdet og leveringstiderne der, hvor du er. Skabelonerne bruger eksempler på arbejdsdage. Erstat dem med tilbud og myndighedens oplyste tider, og aflæs slutdatoen i diagrammet.
Kan jeg planlægge baglæns fra åbningsdatoen?
Nej. Planen planlægges fremad fra projektets start, som er den tidligste faste Start. Giv den første opgave en fast Start på den dag, arbejdet begynder, og åbningsmilepælen en fast Start på din dato; kan arbejdet før den ikke blive færdigt i tide, markerer diagrammet en konflikt og nævner den tidligste dato, afhængighederne tillader. Fastlås også den første opgave, ellers bliver planen ved med at starte den dag, diagrammet blev oprettet.
Tæller diagrammet weekender med?
Nej. Varigheder og forsinkelser er arbejdsdage, mandag til fredag, og der er ingen helligdagskalender. Læg helligdage til som ekstra dage i de opgaver, de falder i.
Hvilken skabelon skal jeg starte fra?
Brug skabelonen til butiksåbning til detailhandel, skabelonen til restaurantåbning til restauration, skabelonen til hotelåbning til et hotel, skabelonen til klinikåbning til en læge- eller tandlægepraksis, skabelonen til franchiseåbning, hvis en franchisegiver godkender dine trin, og skabelonen til pop-up-butik til en midlertidig butik. Til flere butikker på én gang, brug /da/templates/gantt-diagram-til-aabning-af-flere-butikker.
Holder QueryChart styr på budgettet til åbningen?
Nej. Diagrammet planlægger arbejdet, og hvem der ejer det. Omkostninger, tilbud og budget bliver i dine egne optegnelser; du kan linke til dem i en opgaves noter.