Cómo planificar la apertura de una tienda, restaurante o clínica en un Gantt
Planifica la apertura de una tienda, restaurante, hotel o clínica en un diagrama de Gantt: puertas para el alquiler, las llaves y las licencias, las esperas que fijan la fecha, la contratación y las existencias, y un responsable por grupo.
La fecha de apertura la fijan unas pocas cosas lentas que no controlas del todo, como la revisión de una licencia, las obras de un arrendador o una entrega, mientras el equipo, las existencias y el marketing se acomodan a su alrededor. Esta guía muestra cómo dibujarlo en un diagrama de Gantt para ver qué espera decide la fecha.
En resumen
- Dibuja cada espera que no controlas, como la revisión de una licencia o las obras de un arrendador, como una tarea propia con una duración en días laborables.
- Haz de cada aprobación o entrega que retiene trabajo un hito de duración 0, y cuelga de ese hito el trabajo que la necesita.
- Usa vínculos inicio a inicio con desfase donde el trabajo se solapa, como un diseño que empieza mientras aún se negocia el alquiler.
- Compara la fecha de fin con la fecha de apertura que quieres; el plan se programa hacia delante y no planifica hacia atrás desde una fecha.
- Activa Ruta crítica en el menú Ver para ver qué cadena fija la fecha de apertura antes de intentar acortar nada.
- Da a cada grupo un responsable en Personas, usando tu organigrama para decidir quién es.
La fecha de apertura la marca la espera más lenta
Abrir un local nuevo parece una lista de comprobación: alquiler, acondicionamiento, sistemas, existencias, personal, marketing, día de apertura. Una lista esconde lo único que importa para la fecha: qué partidas esperan a cuáles, y cuáles de esas esperas quedan fuera de tu control. Una autoridad de edificación revisa una licencia a su propio ritmo. Un arrendador termina la obra base cuando la termina. Un fabricante de mobiliario da un plazo de entrega. Nada de lo que hagas en el local puede empezar antes de que eso esté hecho, así que la fecha la decide lo que termine en último lugar.
Un diagrama de Gantt pone esas esperas en una sola página. Cada espera es una tarea con una duración en días laborables, o un desfase en una dependencia. Cada aprobación o entrega que de verdad retiene trabajo es un hito, una tarea de duración 0. Todo lo demás, como contratar, formar, pedir existencias y el marketing, cuelga de esas puertas con el vínculo que corresponde a cómo se solapa el trabajo: fin a inicio cuando una cosa debe estar hecha primero, inicio a inicio con desfase cuando la segunda puede empezar a mitad de la primera.
El plan solo avanza hacia delante. Empieza en el inicio del proyecto y deja que cada tarea empiece en cuanto lo permiten sus dependencias, así que no planificas hacia atrás desde una fecha de apertura: comparas el fin con la fecha que quieres. Si has prometido una fecha, da a la primera tarea un Inicio fijo el día en que empieza el trabajo y al hito de apertura un Inicio fijo en el día prometido: el plan empieza en el Inicio fijo más temprano y, si las dependencias no pueden cumplir la fecha de apertura, el diagrama señala un conflicto. Después, la opción de ruta crítica del menú Ver ilumina la cadena que fija el fin, que es donde acortar una tarea sirve de verdad.
El ejemplo de abajo construye la plantilla de apertura de tienda en cinco etapas. La misma forma sirve para otras aperturas con puertas distintas: un restaurante espera a las licencias y a una inspección (/es/templates/diagrama-de-gantt-apertura-de-restaurante), un hotel a la entrega del edificio (/es/templates/diagrama-de-gantt-preapertura-de-hotel), una clínica a la credencialización de los pagadores (/es/templates/diagrama-de-gantt-apertura-de-clinica) y un local franquiciado a las aprobaciones del franquiciador (/es/templates/diagrama-de-gantt-apertura-de-franquicia). Después del plan, un organigrama muestra quién es responsable de cada grupo de tareas.
Todas las duraciones son ilustrativas. Un cronograma programa el trabajo; no obtiene una licencia, no supera una inspección ni deja el local listo para abrir. Para las esperas en detalle, consulta /es/guides/licencias-e-inspecciones-de-apertura-diagrama-de-gantt, y para el equipo, /es/guides/contratar-equipo-de-apertura-por-oleadas-diagrama-de-gantt.
Una apertura de tienda, construida en cinco etapas
Veintiséis tareas en cinco grupos. Las duraciones son días laborables ilustrativos. Abre el panel de la hoja de cálculo para ver las filas de cada etapa.
El alquiler y las llaves son las dos primeras puertas
«Acordar el formato y el presupuesto de la tienda» (4 días laborables) lleva a «Negociar el alquiler y las obras del arrendador» (10) y al hito «Alquiler firmado». Sigue «El arrendador termina la obra base del local» (12), y «Llaves entregadas» es el segundo hito. Con estas cifras las llaves llegan el día 26 del plan.
El acondicionamiento espera a la licencia, no a las llaves
«Diseñar la distribución y el acondicionamiento» empieza 5 días después de empezar la negociación del alquiler, un vínculo inicio a inicio con desfase. Tras «Revisión de las licencias» (15) la licencia llega el día 35, así que «Ejecutar el acondicionamiento» espera a ella y las llaves tienen 9 días de margen. «Instalar mobiliario y rótulos» empieza 10 días después de empezar el acondicionamiento, cuando «Fabricación y entrega del mobiliario» (25) está hecha, y «Recorrer la tienda y resolver la lista de repasos» lleva a «Acondicionamiento terminado».
Sistemas y existencias se acomodan al acondicionamiento
«Instalar y probar el TPV y la red» espera 15 días después del pedido de sistemas para la entrega y empieza 8 días después de empezar el acondicionamiento. «Recibir y revisar las existencias de apertura» necesita tanto la espera de 20 días después de «Pedir las existencias de apertura» como «Acondicionamiento terminado», porque las existencias no deben llegar a una obra. «Colocar el producto en la tienda» (4) la sigue.
El equipo se contrata mientras se construye la tienda
«Seleccionar al gerente de tienda» (15) empieza cuando se firma el alquiler, y «Contratar al equipo de tienda» (15) empieza 10 días después para que el gerente pueda participar. «Formar al equipo en sistemas y atención» (5) espera a la contratación y al TPV, para que el personal se forme en las cajas que va a usar.
Primero la apertura de prueba y, tras las correcciones, la inauguración
«Planificar y lanzar el marketing de apertura» (15) empieza en cuanto se entregan las llaves. «Apertura de prueba» (2) espera a la colocación del producto, a la formación y al marketing, y «Corregir fallos de la apertura de prueba» (3) lleva a «Inauguración oficial» el día 67. Con Ruta crítica activada, se ilumina la cadena que va desde «Revisión de las licencias», pasando por el acondicionamiento, los repasos, las existencias y la colocación del producto: ahí es donde una tarea más corta mueve la fecha.
Quién es responsable de cada grupo: el organigrama minorista
El plan dice cuándo; el organigrama dice qué nombre va en Personas para cada grupo de tareas. El organigrama crece una rama cada vez.
Operaciones de tienda dirige la apertura
«Oficina central», «Operaciones de tienda», «Gerentes regionales», «Gerentes de tienda» y «Equipos de tienda». Un gerente regional suele ser responsable de todo el plan hasta que se contrata al gerente de tienda; a partir de entonces, el gerente de tienda es responsable de los grupos Equipo de tienda y Apertura.
La comercialización se ocupa de la distribución y del producto
La rama «Merchandising», con «Gestión de categorías», decide qué va en los estantes. Añade su nombre en Personas a «Diseñar la distribución y el acondicionamiento», ya que dan forma a la distribución, y hazlos responsables de «Colocar el producto en la tienda».
Marketing se ocupa de la campaña de apertura
«Marketing» y «Campañas» son responsables de «Planificar y lanzar el marketing de apertura». Como esa tarea empieza en «Llaves entregadas», el equipo de campaña puede ver exactamente cuánto tiempo tiene antes de la apertura de prueba.
La cadena de suministro se ocupa de las existencias
«Cadena de suministro» y «Distribución» son responsables de «Pedir las existencias de apertura» y de «Recibir y revisar las existencias de apertura». La dependencia de «Acondicionamiento terminado» es el traspaso entre ellos y operaciones de tienda, y conviene poner en ella el nombre de las dos personas.
La parte corporativa lleva el presupuesto y la contratación
«Corporativo», «Finanzas» y «Personas» completan el árbol. Finanzas es responsable de «Acordar el formato y el presupuesto de la tienda» y de la firma del alquiler, y la rama «Personas» es responsable de «Seleccionar al gerente de tienda» y de «Contratar al equipo de tienda». Cada grupo del plan tiene ya una rama, y cada rama tiene tareas.
Cómo funciona
Enumera las puertas
Apunta cada aprobación y entrega que retiene trabajo: el alquiler, la entrega del arrendador, licencias o permisos, inspecciones, el visto bueno de un franquiciador. Haz de cada una un hito con duración 0.
Dibuja las esperas que no controlas
Da a cada revisión, plazo de entrega u obra del contratista su propia tarea con una duración en días laborables, a partir del plazo que indica la autoridad, el presupuesto de un proveedor o el calendario del contratista. Son las tareas que suelen fijar la fecha.
Cuelga el trabajo de las puertas
En Depende de, vincula el acondicionamiento a las llaves y a la licencia, las existencias al acondicionamiento terminado y la formación al equipo contratado y a los sistemas instalados. Usa un vínculo inicio a inicio con desfase, como 2SS+5, donde el trabajo puede empezar antes de que termine la tarea anterior.
Añade el equipo, las existencias y el marketing
Pon la contratación, la formación, las existencias y la campaña de apertura en sus propios grupos para que cada grupo tenga un responsable. Vincula cada uno a la puerta que de verdad necesita, no al final de todo lo anterior.
Comprueba la fecha
Compara el fin con la fecha en que quieres abrir. Si la fecha está prometida, da a la primera tarea un Inicio fijo el día en que empieza el trabajo y al hito de apertura un Inicio fijo en esa fecha; si las dependencias no pueden cumplirla, el diagrama señala un conflicto. Activa Ruta crítica en el menú Ver para ver en qué cadena trabajar.
Nombra responsables y comparte
Pon a una persona responsable en Personas para cada tarea, usando tu organigrama, y después comparte el diagrama como enlace o exporta un PDF para el arrendador, los contratistas y la oficina central. Actualiza el progreso a medida que se hace el trabajo.
Errores que debes evitar
Planificar hacia atrás desde la fecha de apertura
El diagrama programa hacia delante desde el inicio del proyecto. Escribir una fecha de apertura en cada tarea esconde el conflicto en lugar de mostrarlo. Fija la primera tarea en el día en que empieza el trabajo y la fecha de apertura que has prometido, y deja que las dependencias muestren si esa fecha puede cumplirse.
Empezar el acondicionamiento con las llaves
Tener las llaves no es lo mismo que poder hacer obras. Si el acondicionamiento también necesita una licencia, vincúlalo también a la revisión de la licencia, o el plan mostrará trabajo que empieza antes de que se pueda hacer.
Existencias sin sitio adonde ir
Las existencias iniciales que se piden pronto llegan pronto. Vincula su entrega al final del acondicionamiento además de al plazo de entrega del proveedor, para que lleguen a una tienda terminada.
Un solo responsable para todo el plan
Un único nombre en todas las tareas significa que nadie se ocupa de los traspasos. Da a cada grupo su responsable y pon a las dos personas en las tareas en las que una rama pasa trabajo a otra.
Abrir el diagrama de Gantt de apertura de tienda
Abre la plantilla de tienda, pon tu propia revisión de licencias y tus plazos de entrega, y mira qué espera fija tu fecha de apertura.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en abrir una tienda o un restaurante nuevos?
Depende del alquiler, de las licencias o permisos, de las obras y de los plazos de entrega donde estés. Las plantillas usan días laborables ilustrativos. Sustitúyelos por presupuestos y por los plazos que indique la autoridad, y lee la fecha de fin en el diagrama.
¿Puedo planificar hacia atrás desde la fecha de apertura?
No. El plan se programa hacia delante desde el inicio del proyecto, que es el Inicio fijo más temprano. Da a la primera tarea un Inicio fijo el día en que empieza el trabajo y al hito de apertura un Inicio fijo en tu fecha; si el trabajo previo no puede terminar a tiempo, el diagrama señala un conflicto e indica la fecha más temprana que permiten las dependencias. Fija también la primera tarea, o el plan seguirá empezando el día en que se creó el diagrama.
¿Cuenta el diagrama los fines de semana?
No. Las duraciones y los desfases son días laborables, de lunes a viernes, y no hay calendario de festivos. Añade los festivos como días extra en las tareas que los atraviesan.
¿Desde qué plantilla debo empezar?
Usa la plantilla de tienda para el comercio minorista, la de restaurante para la restauración, la de preapertura de hotel para un hotel, la de clínica para una consulta médica o dental, la de franquicia si un franquiciador aprueba tus pasos y la de pop-up para una tienda temporal. Para varias tiendas a la vez, usa /es/templates/diagrama-de-gantt-apertura-de-varias-tiendas.
¿Controla QueryChart el presupuesto de la apertura?
No. El diagrama programa el trabajo y quién es responsable de él. Los costes, los presupuestos de los proveedores y el presupuesto general se quedan en tus propios registros; puedes enlazarlos en las notas de una tarea.