Cómo contratar y formar a un equipo de apertura por oleadas en un Gantt
Planifica el lado humano de una apertura en un diagrama de Gantt: primero los responsables, luego supervisores y personal en oleadas solapadas, formación en los sistemas reales y una prueba general. Ejemplo de hotel y el bucle de selección.
Un hotel, una tienda o un restaurante nuevos necesitan todo un equipo listo el mismo día, formado en sistemas que solo llegan al final de la obra. Esta guía muestra cómo planificar la contratación en oleadas solapadas en un diagrama de Gantt y comprobar que la formación termina antes de la prueba general.
En resumen
- Contrata primero a los responsables, y después cada capa en una oleada que empiece un número fijo de días laborables después de que empiece la capa de arriba.
- Deja que los responsables escriban los procedimientos mientras se contratan las oleadas siguientes, para que la formación tenga material listo.
- Haz que la formación dependa de la última oleada de contratación, de los procedimientos y de los sistemas instalados.
- Termina con una prueba general que espere al equipo formado, a los suministros colocados y a las licencias.
- Usa Ruta crítica en el menú Ver para ver si la contratación o el edificio fija la fecha de apertura.
Contrata de arriba abajo y forma en lo que vas a usar
Un equipo de apertura no se puede contratar de una vez. Las personas que dirigen cada departamento tienen que estar primero, porque ayudan a elegir y a formar a las de debajo, y escriben los procedimientos que aprenderá el resto del equipo. Después vienen los supervisores, y al final el gran grupo de personal operativo. Si contratas demasiado pronto, pagas a un equipo sin nada que hacer; si contratas demasiado tarde, empieza el día de apertura sin haber trabajado juntos ni un turno.
En un diagrama de Gantt eso se convierte en un conjunto de oleadas solapadas. Cada oleada es una tarea que cubre el tiempo que se tarda en contratar esa capa, y cada una empieza un número fijo de días laborables después de que empiece la de arriba: un vínculo inicio a inicio con desfase, escrito por ejemplo como 5SS+10. Las oleadas se solapan porque contratar una capa son muchos pequeños bucles de selección, y las primeras personas de una capa pueden empezar a entrevistar a la siguiente antes de que el último de sus propios compañeros haya firmado.
La formación es donde el plan de personas se encuentra con el edificio. El personal debería formarse en los sistemas y en los espacios que va a usar, y esos suelen llegar tarde: los sistemas solo pueden instalarse cuando se entregan las zonas de servicio, y los suministros solo pueden colocarse cuando se entregan las habitaciones. Así que la tarea de formación depende de la última oleada de contratación, de los procedimientos escritos y de los sistemas instalados, y la prueba general depende de la formación, de los suministros y de las licencias. El diagrama muestra entonces si son las personas o el edificio lo que fija la fecha.
El ejemplo de abajo construye la plantilla de preapertura de hotel, en la que primero se nombra al director general y tres oleadas de contratación corren mientras el contratista termina el edificio. Después, el proceso de reclutamiento muestra el bucle dentro de una oleada: cribado, listas cortas, entrevistas y ofertas que a veces se rechazan. Un diagrama de Gantt no puede dibujar un bucle; da a la oleada una duración que tiene que tenerlo en cuenta.
Todas las duraciones son ilustrativas. QueryChart no sabe cuántos seleccionadores ni formadores tienes, así que no avisará si las oleadas se solapan más de lo que tu equipo puede asumir; fija los desfases según lo que tu gente pueda gestionar. Para la apertura completa, consulta /es/guides/planificar-apertura-de-nuevo-local-diagrama-de-gantt, y para un plan de contratación fuera de una apertura, /es/templates/plantilla-diagrama-de-gantt-de-plan-de-contratacion.
Un equipo de apertura de hotel, construido por etapas
Veintitrés tareas en cinco grupos. Las duraciones y los desfases son días laborables ilustrativos. Abre el panel de la hoja de cálculo para ver las filas de cada etapa.
Primero un responsable y una oficina de ventas
«Nombrar al director general» (10 días laborables) lleva a «Fijar el presupuesto y el plan de preapertura» (10). Sigue «Abrir la oficina de ventas de preapertura» (5), y «Prevender grupos, eventos y cuentas corporativas» (55) corre desde ahí hacia la apertura.
La contratación va en tres oleadas solapadas
«Contratar jefes de departamento» (20) empieza cuando está fijado el plan. «Contratar supervisores» empieza 10 días después de que empiece esa primera oleada, y «Contratar personal operativo por oleadas» (25) empieza 10 días después de empezar los supervisores. «Redactar procedimientos y normas por departamento» (15) sigue a los jefes de departamento, y «Formar a los equipos en procedimientos y sistemas» (12) espera a la última oleada y a los procedimientos.
Los sistemas y suministros que usarán los equipos
«Elegir sistemas de gestión hotelera, ventas y TPV» (10) y «Pedir suministros y equipos operativos» (5) empiezan con el plan. «Fabricación y entrega de suministros» dura 40 días. «Instalar y probar los sistemas del hotel» (10) y «Recibir, desembalar y colocar suministros» (10) necesitan partes del edificio, que se añaden en la etapa siguiente, y la formación también espera a los sistemas instalados.
El edificio decide cuándo pueden entrar los equipos
«El contratista termina las zonas de servicio» (50) empieza al principio, y «Zonas de servicio entregadas», el día 50, permite instalar los sistemas para el día 60. Las habitaciones empiezan 30 días después de empezar las obras de las zonas de servicio, y después «Repasar y recibir habitaciones planta a planta» (10) lleva a «Edificio entregado» el día 70. Después se colocan los suministros y se hace «Obtener licencias de ocupación y de actividad» (10), y ambos terminan el día 80.
Las estancias simuladas reúnen personas, suministros y licencias
«Hacer estancias simuladas y servicio de prueba» (5) espera a la formación, a los suministros colocados y a las licencias. La formación termina el día 77, así que tiene 3 días laborables de margen: si la oleada de personal operativo se retrasa más de eso, la contratación fija la fecha. «Apertura de prueba» (5) también espera a la preventa, y «Hotel abierto a los huéspedes» cae el día 90. Con Ruta crítica activada, se ilumina la cadena del edificio.
El bucle dentro de cada oleada de contratación
El proceso de reclutamiento como diagrama de flujo. Cada oleada de contratación del diagrama de Gantt es este bucle, repetido una vez por cada puesto.
Una vacante necesita una plaza aprobada
«Vacante identificada» lleva al perfil del puesto y a la banda salarial, y después a «¿Plaza aprobada y financiada?». En un plan de preapertura la plaza suele aprobarse en el presupuesto, por eso las oleadas de contratación del diagrama de Gantt empiezan desde «Fijar el presupuesto y el plan de preapertura».
Anuncio, cribado y el bucle de la lista corta
«Publicar la oferta y buscar candidatos», «Enviar candidatura» y «Cribar candidaturas según los criterios» llevan a «¿Lista corta adecuada acordada?». Cuando la respuesta es «Reabrir», el bucle vuelve al anuncio, y ese es tiempo que la oleada del diagrama de Gantt tiene que prever.
Entrevistas y evaluación
«Realizar entrevistas por competencias» y «Completar la prueba del puesto» es donde los responsables contratados en la primera oleada dedican su tiempo. Un comité que no recomienda contratar devuelve el puesto a la lista corta.
Verificaciones, oferta y aceptación
Las verificaciones de referencias y del permiso de trabajo, la oferta de empleo y «¿Oferta aceptada?» cierran el bucle. Una oferta rechazada vuelve a la lista corta, así que una oleada que necesita cincuenta aceptaciones verá algunas ofertas rechazadas. Dimensiona la duración de la oleada para eso, no para el mejor caso.
Cómo funciona
Apunta las capas
Enumera las capas del equipo que vas a contratar, desde el director general o el gerente de tienda hasta el personal operativo. Cada capa se convierte en una tarea de contratación, en un grupo propio como Contratación y formación.
Vincula las oleadas de inicio a inicio
Haz que la primera oleada dependa del plan aprobado, y cada oleada posterior de inicio a inicio con desfase respecto a la de arriba, por ejemplo 6SS+10. Elige el desfase según lo pronto que las personas ya contratadas puedan ayudar a entrevistar a la capa siguiente.
Añade los procedimientos
Añade una tarea para que los responsables escriban procedimientos y normas, que empiece cuando se les contrate. La formación no puede empezar sin ella.
Ata la formación a los sistemas
Haz que la tarea de formación dependa de la última oleada, de los procedimientos y de los sistemas instalados. Si los sistemas necesitan una parte del edificio ya entregada, vincula la instalación a esa entrega.
Termina con una prueba general
Añade turnos simulados, un servicio de prueba o estancias simuladas que esperen a la formación, a los suministros y a las licencias, y después la apertura de prueba y el hito de apertura. Activa Ruta crítica para ver si se ilumina la contratación o el edificio.
Nombra a los responsables y sigue el progreso
Pon al responsable de contratación de cada oleada en Personas y actualiza el progreso a medida que se cubren los puestos. El progreso no mueve las fechas, así que cambia la duración de una oleada si claramente se está alargando.
Errores que debes evitar
Contratar todas las capas a la vez
Empezar todas las oleadas el mismo día significa que los responsables aún se están contratando mientras otra persona entrevista a sus equipos. Empieza cada capa después de que haya empezado la de arriba, con un desfase que se ajuste a la realidad.
Formar antes de que existan los sistemas
Una tarea de formación vinculada solo a las oleadas de contratación puede programarse semanas antes de que estén las cajas, el sistema de reservas o la cocina. Vincúlala también a la instalación.
Oleadas dimensionadas para el mejor caso
Las listas cortas se reabren y las ofertas se rechazan. Una oleada que solo funciona si todos los primeros candidatos aceptan se retrasará, y con poca holgura la apertura se retrasará con ella.
Esperar que el diagrama equilibre la carga de trabajo
QueryChart no sabe cuántos seleccionadores o formadores tienes y no nivela recursos. Si las oleadas se solapan demasiado para tu equipo, alarga tú mismo los desfases.
Abrir el diagrama de Gantt de preapertura de hotel
Abre la plantilla de hotel, fija tus propias oleadas de contratación y sus desfases, y mira si la formación termina antes de las estancias simuladas.
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Preguntas frecuentes
¿Cuándo debo empezar a contratar para un local nuevo?
Con la antelación suficiente para que la última oleada termine antes de que tenga que empezar la formación, y lo bastante tarde para no pagar a personas sin nada que hacer. Dibuja las oleadas en el diagrama y lee la holgura entre el final de la formación y la prueba general.
¿Qué significa aquí un vínculo inicio a inicio con desfase?
La oleada posterior empieza un número fijo de días laborables después de que empiece la anterior, haya terminado o no esta. Se escribe como el número de la tarea, SS y el desfase, por ejemplo 5SS+10.
¿Puedo ver a quién se contrata en cada oleada?
Pon al responsable de contratación en Personas y enumera los puestos en las notas de la tarea, o divide una oleada grande en una tarea por departamento. Para la estructura en la que se integra el equipo, usa un organigrama como /es/org-templates/organigrama-empresarial-hotelero.
¿Sirve para una tienda o un restaurante?
Sí. Una tienda contrata a un gerente y después al equipo (/es/templates/diagrama-de-gantt-apertura-de-tienda), y un restaurante contrata al jefe de cocina y al gerente general antes que al personal de cocina y sala (/es/templates/diagrama-de-gantt-apertura-de-restaurante). Las oleadas son más cortas, y el patrón es el mismo.
¿Controla QueryChart el número de empleados o el coste de las nóminas?
No. El diagrama programa la contratación y quién es responsable de ella. El número de empleados, los salarios y las nóminas de preapertura se quedan en tus propios registros.