Eröffnungsteam im Gantt-Diagramm planen: Einstellung in Wellen und Schulung
Die Personalseite einer Eröffnung im Gantt-Diagramm planen: erst die Leitung, dann Teamleitungen und Personal in überlappenden Wellen, Schulung an echten Systemen, ein Probelauf vor der Eröffnung. Mit Hotel-Beispiel und Recruiting-Schleife.
Ein neues Hotel, ein neuer Laden oder ein neues Restaurant braucht am selben Tag ein komplettes Team, geschult an Systemen, die erst spät im Bau ankommen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Einstellungen in überlappenden Wellen im Gantt-Diagramm planen und prüfen, ob die Schulung vor dem Probelauf endet.
Kurz gesagt
- Stellen Sie zuerst die Leitung ein, dann jede Ebene in einer Welle, die eine feste Zahl von Arbeitstagen nach dem Beginn der Ebene darüber startet.
- Lassen Sie die Leitung die Abläufe schreiben, während die nächsten Wellen eingestellt werden, damit für die Schulung Material bereitliegt.
- Lassen Sie die Schulung von der letzten Einstellungswelle, den Abläufen und den installierten Systemen abhängen.
- Schließen Sie mit einem Probelauf ab, der auf das geschulte Team, die platzierte Ausstattung und die Genehmigungen wartet.
- Nutzen Sie den kritischen Pfad im Menü „Ansicht“, um zu sehen, ob die Einstellungen oder das Gebäude den Eröffnungstermin bestimmen.
Von oben nach unten einstellen, an dem schulen, was Sie nutzen werden
Ein Eröffnungsteam lässt sich nicht auf einmal einstellen. Wer die Abteilungen leitet, muss zuerst da sein, denn diese Personen helfen, die Leute unter ihnen auszuwählen und zu schulen, und sie schreiben die Abläufe, die der Rest des Teams lernt. Danach kommen die Teamleitungen und zuletzt die große Gruppe des operativen Personals. Wer zu früh einstellt, bezahlt ein Team ohne Arbeit; wer zu spät einstellt, lässt es am Eröffnungstag beginnen, ohne je eine Schicht zusammen gearbeitet zu haben.
Im Gantt-Diagramm wird daraus eine Reihe überlappender Wellen. Jede Welle ist eine Aufgabe für die Zeit, die das Einstellen dieser Ebene braucht, und jede beginnt eine feste Zahl von Arbeitstagen nach dem Beginn der Welle darüber: eine Anfang-Anfang-Verbindung mit Verzögerung, geschrieben zum Beispiel als 5SS+10. Die Wellen überlappen, weil das Einstellen einer Ebene aus vielen kleinen Recruiting-Schleifen besteht und die ersten Personen einer Ebene schon die nächste Ebene interviewen können, bevor die letzten ihrer eigenen Kollegen unterschrieben haben.
Bei der Schulung trifft der Personalplan auf das Gebäude. Das Personal sollte an den Systemen und in den Räumen geschult werden, die es nutzen wird, und die kommen meist spät: Systeme lassen sich erst installieren, wenn die Back-of-House-Bereiche übergeben sind, und Ausstattung erst platzieren, wenn die Zimmer es sind. Die Schulungsaufgabe hängt also von der letzten Einstellungswelle, den schriftlichen Abläufen und den installierten Systemen ab, und der Probelauf von der Schulung, der Ausstattung und den Genehmigungen. Das Diagramm zeigt dann, ob das Personal oder das Gebäude den Termin bestimmt.
Das Beispiel unten baut die Vorlage für ein Hotel-Pre-Opening auf, in der zuerst die Hoteldirektion besetzt wird und drei Einstellungswellen laufen, während die Baufirma das Gebäude fertigstellt. Danach zeigt der Recruiting-Prozess die Schleife in einer Welle: Vorauswahl, Shortlists, Interviews und Angebote, die manchmal abgelehnt werden. Ein Gantt-Diagramm kann keine Schleife zeichnen; es gibt der Welle eine Dauer, die dafür Raum lassen muss.
Alle Dauern sind Beispielwerte. QueryChart weiß nicht, wie viele Recruiter oder Trainer Sie haben, und warnt deshalb nicht, wenn sich die Wellen stärker überlappen, als Ihr Team bewältigt; setzen Sie die Verzögerungen so, wie Ihre Leute es schaffen. Die ganze Eröffnung zeigt /de/guides/neueroeffnung-planen-gantt-diagramm, einen Einstellungsplan außerhalb einer Eröffnung /de/templates/einstellungsplan-gantt-diagramm.
Ein Eröffnungsteam für ein Hotel, in Stufen aufgebaut
Dreiundzwanzig Aufgaben in fünf Gruppen. Dauern und Verzögerungen sind beispielhafte Arbeitstage. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Eine Leitung und ein Verkaufsbüro kommen zuerst
„Hoteldirektion besetzen“ (10 Arbeitstage) führt zu „Pre-Opening-Budget und -Plan festlegen“ (10). „Pre-Opening-Verkaufsbüro eröffnen“ (5) folgt, und „Gruppen, Events und Firmenkunden vorab verkaufen“ (55) läuft von dort in Richtung Eröffnung.
Die Einstellungen laufen in drei überlappenden Wellen
„Abteilungsleitungen einstellen“ (20) beginnt, sobald der Plan steht. „Teamleitungen einstellen“ beginnt 10 Tage nach deren Beginn, und „Operatives Personal in Wellen einstellen“ (25) beginnt 10 Tage nach Beginn der Teamleitungen. „Abteilungsabläufe und Standards verfassen“ (15) folgt auf die Abteilungsleitungen, und „Teams zu Abläufen und Systemen schulen“ (12) wartet auf die letzte Welle und die Abläufe.
Systeme und Ausstattung, die die Teams nutzen werden
„PMS-, Vertriebs- und Kassensysteme auswählen“ (10) und „Betriebsausstattung und Geräte bestellen“ (5) beginnen mit dem Plan. „Fertigung und Lieferung der Ausstattung“ dauert 40 Tage. „Hotelsysteme installieren und testen“ (10) und „Ausstattung annehmen, auspacken und platzieren“ (10) brauchen beide Teile des Gebäudes, die in der nächsten Stufe hinzukommen, und auch die Schulung wartet auf die installierten Systeme.
Das Gebäude entscheidet, wann die Teams einziehen können
„Baufirma stellt Back-of-House fertig“ (50) beginnt am Anfang, und „Back-of-House übergeben“ an Tag 50 erlaubt es, die Systeme bis Tag 60 zu installieren. Die Gästezimmer beginnen 30 Tage nach Beginn der Back-of-House-Arbeiten, dann führt „Mängel erfassen und Zimmer etagenweise abnehmen“ (10) an Tag 70 zu „Gebäude übergeben“. Danach wird die Ausstattung platziert und „Nutzungs- und Betriebsgenehmigungen einholen“ (10) läuft, beide enden an Tag 80.
Probeübernachtungen bringen Personal, Ausstattung und Genehmigungen zusammen
„Probeübernachtungen und Probeservice durchführen“ (5) wartet auf die Schulung, die platzierte Ausstattung und die Genehmigungen. Die Schulung endet an Tag 77, hat also 3 Arbeitstage Puffer: Verschiebt sich die Welle des operativen Personals um mehr als das, bestimmen die Einstellungen den Termin. „Soft Opening“ (5) wartet auch auf den Vorverkauf, und „Hotel öffnet für Gäste“ fällt auf Tag 90. Mit eingeschaltetem kritischem Pfad ist die Gebäudekette hervorgehoben.
Die Schleife in jeder Einstellungswelle
Der Recruiting-Prozess als Flussdiagramm. Jede Einstellungswelle im Gantt-Diagramm ist diese Schleife, einmal für jede Rolle durchlaufen.
Eine Vakanz braucht einen genehmigten Stellenbedarf
„Vakanz festgestellt“ führt zu Rollenprofil und Gehaltsband, dann zu „Stellenbedarf genehmigt?“. In einem Pre-Opening-Plan ist der Stellenbedarf meist mit dem Budget genehmigt, deshalb beginnen die Einstellungswellen im Gantt-Diagramm bei „Pre-Opening-Budget und -Plan festlegen“.
Anzeige, Vorauswahl und die Shortlist-Schleife
„Stellenanzeige schalten und aktiv suchen“, „Bewerbung einreichen“ und „Bewerbungen gegen Kriterien screenen“ führen zu „Tragfähige Shortlist abgestimmt?“. Lautet die Antwort „Neu ausschreiben“, geht die Schleife zurück zur Anzeige, und diese Zeit muss die Welle im Gantt-Diagramm einplanen.
Interviews und Assessment
„Kompetenzbasierte Interviews führen“ und „Fachbezogenes Assessment absolvieren“ sind die Stellen, an denen die in der ersten Welle eingestellten Führungskräfte ihre Zeit verbringen. Empfiehlt das Gremium keine Einstellung, geht die Rolle zurück zur Shortlist.
Prüfungen, Angebot und Zusage
Referenzen und Arbeitserlaubnis, das Angebot und „Angebot angenommen?“ schließen die Schleife. Ein abgelehntes Angebot führt zurück zur Shortlist, eine Welle, die fünfzig Zusagen braucht, wird also einige Absagen erleben. Bemessen Sie die Dauer der Welle dafür, nicht für den besten Fall.
So funktioniert es
Die Ebenen aufschreiben
Listen Sie die Ebenen des Teams auf, das Sie einstellen, von der Hoteldirektion oder Filialleitung bis zum operativen Personal. Jede Ebene wird eine Einstellungsaufgabe in einer eigenen Gruppe wie Recruiting und Schulung.
Die Wellen Anfang-Anfang verknüpfen
Lassen Sie die erste Welle vom genehmigten Plan abhängen und jede spätere Welle Anfang-Anfang mit Verzögerung von der Welle darüber, zum Beispiel 6SS+10. Wählen Sie die Verzögerung danach, wie bald die bereits Eingestellten helfen können, die nächste Ebene zu interviewen.
Die Abläufe ergänzen
Ergänzen Sie eine Aufgabe, in der die Leitung Abläufe und Standards schreibt, beginnend mit ihrer Einstellung. Ohne sie kann die Schulung nicht beginnen.
Die Schulung an die Systeme binden
Lassen Sie die Schulungsaufgabe von der letzten Welle, den Abläufen und den installierten Systemen abhängen. Brauchen die Systeme einen übergebenen Teil des Gebäudes, verknüpfen Sie die Installation mit dieser Übergabe.
Mit einem Probelauf abschließen
Ergänzen Sie Probeschichten, einen Probeservice oder Probeübernachtungen, die auf Schulung, Ausstattung und Genehmigungen warten, dann das Soft Opening und den Eröffnungsmeilenstein. Schalten Sie den kritischen Pfad ein, um zu sehen, ob die Einstellungen oder das Gebäude hervorgehoben sind.
Verantwortliche nennen und Fortschritt verfolgen
Tragen Sie die Recruiting-Leitung jeder Welle unter „Personen“ ein und aktualisieren Sie den Fortschritt, sobald Stellen besetzt sind. Fortschritt verschiebt keine Termine; ändern Sie daher die Dauer einer Welle, wenn sie deutlich länger läuft.
Häufige Fehler
Alle Ebenen auf einmal einstellen
Beginnen alle Wellen am selben Tag, wird die Leitung noch gesucht, während ihre Teams von jemand anderem interviewt werden. Beginnen Sie jede Ebene, nachdem die darüber begonnen hat, mit einer Verzögerung, die der Wirklichkeit entspricht.
Schulung, bevor die Systeme existieren
Eine Schulungsaufgabe, die nur mit den Einstellungswellen verknüpft ist, kann Wochen vor Kasse, Buchungssystem oder Küche eingeplant werden. Verknüpfen Sie sie auch mit der Installation.
Wellen für den besten Fall bemessen
Shortlists werden neu geöffnet und Angebote abgelehnt. Eine Welle, die nur funktioniert, wenn jede erste Wahl zusagt, verschiebt sich, und mit wenig Puffer verschiebt sich die Eröffnung mit.
Erwarten, dass das Diagramm die Arbeitslast ausgleicht
QueryChart weiß nicht, wie viele Recruiter oder Trainer Sie haben, und gleicht keine Ressourcen ab. Überlappen die Wellen für Ihr Team zu stark, verlängern Sie die Verzögerungen selbst.
Das Gantt-Diagramm zum Hotel-Pre-Opening öffnen
Öffnen Sie die Hotel-Vorlage, legen Sie Ihre eigenen Einstellungswellen und Verzögerungen fest und sehen Sie, ob die Schulung vor den Probeübernachtungen endet.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Wann sollte ich für einen neuen Standort mit dem Einstellen beginnen?
Früh genug, dass die letzte Welle endet, bevor die Schulung beginnen muss, und spät genug, dass niemand ohne Arbeit bezahlt wird. Zeichnen Sie die Wellen ins Diagramm und lesen Sie den Puffer zwischen dem Ende der Schulung und dem Probelauf ab.
Was bedeutet hier eine Anfang-Anfang-Verbindung mit Verzögerung?
Die spätere Welle beginnt eine feste Zahl von Arbeitstagen nach dem Beginn der früheren, ob die frühere schon beendet ist oder nicht. Geschrieben wird sie als Aufgabennummer, SS und Verzögerung, zum Beispiel 5SS+10.
Kann ich sehen, wer in welcher Welle eingestellt wird?
Tragen Sie die Recruiting-Leitung unter „Personen“ ein und listen Sie die Rollen in den Notizen der Aufgabe auf, oder teilen Sie eine große Welle in eine Aufgabe je Abteilung. Für die Struktur, in die das Team eingestellt wird, nutzen Sie ein Organigramm wie /de/org-templates/organigramm-des-hotelbetriebs.
Funktioniert das für einen Laden oder ein Restaurant?
Ja. Ein Laden stellt eine Filialleitung und dann das Team ein (/de/templates/gantt-diagramm-ladeneroeffnung), und ein Restaurant stellt Küchenchef und Betriebsleitung vor dem Küchen- und Servicepersonal ein (/de/templates/gantt-diagramm-restauranteroeffnung). Die Wellen sind kürzer, das Muster ist dasselbe.
Verfolgt QueryChart Personalbestand oder Lohnkosten?
Nein. Das Diagramm plant die Einstellungen und wer sie verantwortet. Personalbestand, Gehälter und Lohnkosten vor der Eröffnung bleiben in Ihren eigenen Unterlagen.