Sådan ansætter og oplærer du et åbningsteam i bølger i et Gantt-diagram
Planlæg personalesiden af en åbning i et Gantt-diagram: ledere først, så supervisorer og medarbejdere i overlappende bølger, oplæring på de rigtige systemer og en prøvekørsel, før gæsterne kommer. Hoteleksempel plus rekrutteringsløkken.
Et nyt hotel, en ny butik eller en ny restaurant har brug for et helt team, der er klar på samme dag og oplært i systemer, som først kommer sent i byggeriet. Denne vejledning viser, hvordan du planlægger ansættelserne i overlappende bølger i et Gantt-diagram og tjekker, at oplæringen er færdig før prøvekørslen.
Kort fortalt
- Ansæt lederne først og derefter hvert lag i en bølge, der starter et fast antal arbejdsdage efter, at laget over starter.
- Lad lederne skrive procedurerne, mens de næste bølger ansættes, så oplæringen har materiale klar.
- Gør oplæringen afhængig af den sidste ansættelsesbølge, procedurerne og de installerede systemer.
- Slut med en prøvekørsel, der venter på det oplærte team, de placerede driftsartikler og tilladelserne.
- Brug Kritisk vej i menuen Vis til at se, om ansættelserne eller bygningen afgør åbningsdatoen.
Ansæt oppefra og ned, og oplær i det, I skal bruge
Et åbningsteam kan ikke ansættes på én gang. Dem, der leder hver afdeling, skal være på plads først, fordi de hjælper med at vælge og oplære dem under sig, og de skriver de procedurer, resten af teamet skal lære. Supervisorerne kommer derefter, og den store gruppe af frontlinjepersonale til sidst. Ansætter du for tidligt, betaler du et team, der intet har at lave; ansætter du for sent, starter de på åbningsdagen uden at have haft en vagt sammen.
I et Gantt-diagram bliver det til en række overlappende bølger. Hver bølge er én opgave, der dækker den tid, det tager at ansætte det lag, og hver starter et fast antal arbejdsdage efter, at bølgen over den starter: en start-til-start-forbindelse med forsinkelse, skrevet for eksempel som 5SS+10. Bølgerne overlapper, fordi ansættelsen af et lag er mange små rekrutteringsløkker, og de første i et lag kan begynde at holde samtaler med det næste lag, før de sidste af deres egne kolleger har skrevet under.
Oplæringen er der, hvor personaleplanen møder bygningen. Personalet bør oplæres i de systemer og de rum, de skal bruge, og de kommer som regel sent: systemer kan først installeres, når personale- og driftsområderne er overdraget, og driftsartikler først placeres, når værelserne er det. Derfor afhænger oplæringsopgaven af den sidste ansættelsesbølge, af de skrevne procedurer og af de installerede systemer, og prøvekørslen afhænger af oplæringen, af driftsartiklerne og af tilladelserne. Diagrammet viser så, om det er folkene eller bygningen, der afgør datoen.
Eksemplet nedenfor bygger skabelonen til hotelåbning, hvor hoteldirektøren ansættes først, og tre ansættelsesbølger kører, mens entreprenøren gør bygningen færdig. Bagefter viser rekrutteringsprocessen løkken inde i én bølge: screening, kandidatlister, samtaler og tilbud, der nogle gange bliver afslået. Et Gantt-diagram kan ikke tegne en løkke; det giver bølgen en varighed, der skal give plads til den.
Alle varigheder er eksempler. QueryChart ved ikke, hvor mange rekrutterere eller undervisere du har, så det advarer dig ikke, hvis bølgerne overlapper mere, end dit team kan klare; sæt forsinkelserne til det, dine folk kan nå. Om hele åbningen, se /da/guides/aabning-af-ny-lokation-i-gantt-diagram, og om en rekrutteringsplan uden for en åbning, se /da/templates/gantt-diagram-til-rekrutteringsplan.
Et åbningsteam på et hotel, bygget op i trin
Treogtyve opgaver i fem grupper. Varigheder og forsinkelser er eksempler i arbejdsdage. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
En leder og et salgskontor kommer først
"Ansæt hoteldirektøren" (10 arbejdsdage) fører til "Fastlæg budget og plan for perioden før åbning" (10). "Åbn salgskontor før åbningen" (5) følger efter, og "Forhåndssælg grupper, events og erhvervskunder" (55) løber derfra frem mod åbningen.
Ansættelserne kører i tre overlappende bølger
"Ansæt afdelingschefer" (20) starter, når planen er fastlagt. "Ansæt supervisorer" starter 10 dage efter, at den starter, og "Ansæt frontlinjepersonale i bølger" (25) starter 10 dage inde i ansættelsen af supervisorer. "Skriv afdelingernes procedurer og standarder" (15) følger efter afdelingscheferne, og "Oplær teams i procedurer og systemer" (12) venter på den sidste bølge og procedurerne.
Systemer og driftsartikler, som teamene skal bruge
"Vælg hotel-, salgs- og kassesystemer" (10) og "Bestil driftsartikler og udstyr" (5) starter sammen med planen. "Fremstilling og levering af driftsartikler" tager 40 dage. "Installer og test hotellets systemer" (10) og "Modtag, pak ud og placér driftsartikler" (10) kræver begge dele af bygningen, som tilføjes i næste trin, og oplæringen venter også på de installerede systemer.
Bygningen afgør, hvornår teamene kan flytte ind
"Entreprenør færdiggør personale- og driftsområder" (50) starter fra begyndelsen, og "Personale- og driftsområder overdraget" på dag 50 lader systemerne blive installeret inden dag 60. Værelserne starter 30 dage inde i arbejdet på personale- og driftsområderne, og derefter fører "Gennemgå mangler og godkend etage for etage" (10) til "Bygning overdraget" på dag 70. Driftsartiklerne placeres, og "Indhent ibrugtagnings- og driftstilladelser" (10) kører derefter, og begge slutter på dag 80.
Prøveophold samler folk, driftsartikler og tilladelser
"Gennemfør prøveophold og prøveservice" (5) venter på oplæringen, de placerede driftsartikler og tilladelserne. Oplæringen slutter på dag 77, så den har 3 arbejdsdages luft: skrider bølgen med frontlinjepersonale mere end det, afgør ansættelserne datoen. "Prøveåbning" (5) venter også på forhåndssalget, og "Hotellet åbner for gæster" falder på dag 90. Med Kritisk vej slået til er bygningskæden fremhævet.
Løkken inde i hver ansættelsesbølge
Rekrutteringsprocessen som flowchart. Hver ansættelsesbølge i Gantt-diagrammet er denne løkke, kørt én gang for hver rolle.
En ledig stilling skal godkendes
"Ledig stilling identificeret" fører til rolleprofilen og lønbåndet og derefter til "Er stillingen godkendt?". I en plan før åbning godkendes stillingerne som regel i budgettet, og derfor starter ansættelsesbølgerne i Gantt-diagrammet fra "Fastlæg budget og plan for perioden før åbning".
Stillingsopslag, screening og løkken om kandidatlisten
"Slå stillingen op og søg kandidater", "Send ansøgning" og "Screen ansøgninger mod kriterierne" fører til "Er kandidatlisten godkendt?". Når svaret er Genåbn, går løkken tilbage til stillingsopslaget, og det er tid, bølgen i Gantt-diagrammet skal give plads til.
Samtaler og test
"Afhold kompetencebaserede samtaler" og "Gennemfør rollerelateret test" er der, hvor de ledere, der blev ansat i første bølge, bruger deres tid. Et panel, der ikke anbefaler en ansættelse, sender rollen tilbage til kandidatlisten.
Tjek, tilbud og accept
Tjek af referencer og arbejdstilladelse, tilbuddet og "Er tilbuddet accepteret?" lukker løkken. Et afslået tilbud går tilbage til kandidatlisten, så en bølge, der kræver halvtreds accepter, vil opleve, at nogle tilbud bliver afslået. Dimensionér bølgens varighed efter det, ikke efter det bedste tilfælde.
Flowchart for rekrutteringsprocessen: fra ledig stilling til accepteret tilbud
Sådan fungerer det
Skriv lagene ned
List de lag i teamet, du skal ansætte, fra hoteldirektøren eller butikschefen og ned til frontlinjepersonalet. Hvert lag bliver én ansættelsesopgave i sin egen gruppe, for eksempel Rekruttering og oplæring.
Forbind bølgerne start-til-start
Gør den første bølge afhængig af den godkendte plan og hver senere bølge start-til-start med forsinkelse til bølgen over den, for eksempel 6SS+10. Vælg forsinkelsen ud fra, hvor hurtigt de allerede ansatte kan hjælpe med samtalerne til det næste lag.
Tilføj procedurerne
Tilføj en opgave, hvor lederne skriver procedurer og standarder, med start, når de er ansat. Oplæringen kan ikke starte uden den.
Bind oplæringen til systemerne
Gør oplæringsopgaven afhængig af den sidste bølge, procedurerne og de installerede systemer. Kræver systemerne en overdraget del af bygningen, så forbind installationen med den overdragelse.
Slut med en prøvekørsel
Tilføj prøvevagter, en prøveservice eller prøveophold, der venter på oplæring, driftsartikler og tilladelser, og derefter prøveåbningen og åbningsmilepælen. Slå Kritisk vej til for at se, om ansættelserne eller bygningen er fremhævet.
Navngiv de ansvarlige og følg fremdriften
Sæt den ansvarlige for ansættelserne i hver bølge under Personer, og opdatér fremdriften, efterhånden som stillingerne bliver besat. Fremdrift flytter ikke datoer, så ret en bølges varighed, hvis den tydeligvis trækker ud.
Faldgruber du skal undgå
At ansætte alle lag på én gang
Starter alle bølgerne samme dag, er lederne stadig ved at blive ansat, mens deres teams bliver interviewet af en anden. Start hvert lag, efter at laget over er startet, med en forsinkelse, der svarer til virkeligheden.
Oplæring, før systemerne findes
En oplæringsopgave, der kun er forbundet med ansættelsesbølgerne, kan blive planlagt uger, før kasserne, bookingsystemet eller køkkenet er på plads. Forbind den også med installationen.
Bølger dimensioneret efter det bedste tilfælde
Kandidatlister genåbnes, og tilbud bliver afslået. En bølge, der kun holder, hvis alle førstevalg siger ja, vil skride, og med lidt luft skrider åbningen med.
At forvente, at diagrammet fordeler arbejdsbyrden
QueryChart ved ikke, hvor mange rekrutterere eller undervisere du har, og udjævner ikke ressourcer. Overlapper bølgerne for meget for dit team, så forlæng selv forsinkelserne.
Åbn Gantt-diagrammet til hotelåbning
Åbn skabelonen til hotelåbning, sæt dine egne ansættelsesbølger og forsinkelser, og se, om oplæringen bliver færdig før prøveopholdene.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvornår skal jeg begynde at ansætte til en ny lokation?
Tidligt nok til, at den sidste bølge er færdig, før oplæringen skal starte, og sent nok til, at folk ikke får løn uden at have noget at lave. Tegn bølgerne i diagrammet, og aflæs luften mellem slutningen af oplæringen og prøvekørslen.
Hvad betyder en start-til-start-forbindelse med forsinkelse her?
Den senere bølge starter et fast antal arbejdsdage efter, at den tidligere bølge starter, uanset om den tidligere er færdig. Den skrives som opgavens nummer, SS og forsinkelsen, for eksempel 5SS+10.
Kan jeg se, hvem der ansættes i hvilken bølge?
Sæt den ansvarlige for ansættelserne under Personer, og list rollerne i opgavens noter, eller del en stor bølge op i én opgave pr. afdeling. Til den struktur, teamet ansættes ind i, kan du bruge et organisationsdiagram som /da/org-templates/hotel-business-organisationsdiagram.
Virker det til en butik eller en restaurant?
Ja. En butik ansætter en butikschef og derefter teamet (/da/templates/gantt-diagram-til-butiksaabning), og en restaurant ansætter køkkenchef og restaurantchef før køkken- og salspersonalet (/da/templates/gantt-diagram-til-restaurantaabning). Bølgerne er kortere, og mønsteret er det samme.
Holder QueryChart styr på antal medarbejdere eller lønomkostninger?
Nej. Diagrammet planlægger ansættelserne, og hvem der ejer dem. Antal medarbejdere, lønninger og lønudgifter før åbningen bliver i dine egne optegnelser.