Gantt-diagram til hotelåbning: pre-opening, tidslinje og kritisk vej
Redigerbart Gantt-diagram til et hotels pre-opening: hoteldirektør, salgskontor og forhåndssalg, tre ansættelsesbølger, systemer, driftsartikler, overdragelse fra entreprenøren, tilladelser og prøveophold, med afhængigheder og milepæle.
Hvad er gantt-diagram til hotelåbning: pre-opening, tidslinje og kritisk vej?
Et hotel åbner den dag, den langsomste af flere lange kæder bliver færdig, og de fleste af de kæder styres ikke af hotelteamet. Entreprenøren færdiggør personale- og driftsområder og gæsteetager efter sin egen tidsplan, driftsartiklerne fremstilles på bestilling, og i denne plan venter tilladelserne til at drive hotellet på en færdig bygning. Imens skal en hoteldirektør ansættes, et salgskontor skal sælge værelser, der stadig er under opførelse, og personalet skal ansættes og oplæres i bølger. En tidslinje viser, hvilken kæde der afgør datoen, før du melder den ud til gæster og gruppekøbere.
Skabelonen har fem grupper: Ledelse og salg, Rekruttering og oplæring, Systemer og driftsartikler, Overdragelse af bygningen og Åbning. Den har to startopgaver, der begynder samme dag. "Ansæt hoteldirektøren" (10 arbejdsdage) starter driftssiden, og "Entreprenør færdiggør personale- og driftsområder" (50) starter bygningssiden. "Fastlæg budget og plan for perioden før åbning" (10) følger efter ansættelsen, og salgskontoret, den første ansættelsesbølge, valget af systemer og bestillingen af driftsartikler og udstyr venter alle på den. Hoteller kalder det sidste OS&E: linned, service, artikler til værelserne og det mindre udstyr, et hotel skal bruge for at kunne drives. Den første port er milepælen "Personale- og driftsområder overdraget": "Installer og test hotellets systemer" (10) venter på den og på "Vælg hotel-, salgs- og kassesystemer", så systemerne installeres i færdige kontorer og køkkener, mens gæsteetagerne stadig bygges.
Med eksempeltallene er det bygningen, der afgør datoen. "Entreprenør færdiggør værelser og fællesarealer" (30) starter 30 dage inde i arbejdet på personale- og driftsområderne, start-til-start, og "Gennemgå mangler og godkend etage for etage" (10) ender i milepælen "Bygning overdraget" efter 70 arbejdsdage. To opgaver har brug for den overdragelse: "Modtag, pak ud og placér driftsartikler" (10) og "Indhent ibrugtagnings- og driftstilladelser" (10). Driftsartiklerne er klar tidligere, da "Fremstilling og levering af driftsartikler" (40) slutter fem dage før overdragelsen, så de venter på en bygning at komme ind i. Ansættelserne kører i tre overlappende bølger: "Ansæt afdelingschefer" (20), "Ansæt supervisorer" (20) fra 10 dage efter, at den starter, og "Ansæt frontlinjepersonale i bølger" (25) fra 10 dage efter, at supervisorerne starter. "Oplær teams i procedurer og systemer" (12) venter på frontlinjepersonalet, de skrevne procedurer og de installerede systemer og slutter tre dage, før prøveopholdene kan begynde. "Forhåndssælg grupper, events og erhvervskunder" (55) fører til prøveåbningen med fem dages luft. Slå Kritisk vej til i menuen Vis for at se bygningskæden blive fremhævet.
Gruppen Åbning lukker planen. "Gennemfør prøveophold og prøveservice" (5) venter på de placerede driftsartikler, tilladelserne og de oplærte teams, og det er her, personale eller inviterede gæster overnatter, og teamet kører service, som om hotellet var åbent. "Prøveåbning" (5) venter på prøveopholdene og forhåndssalget, og "Hotellet åbner for gæster" er den sidste milepæl, efter 90 arbejdsdage med disse tal. Alle varigheder er eksempler. Erstat dem med entreprenørens tidsplan, leverandørernes leveringstider og dine egne ansættelsestal, og læg helligdage til som ekstra dage, da diagrammet kun tæller mandag til fredag.
En tidslinje planlægger arbejdet. Den skaffer ikke en ibrugtagningstilladelse, modtager ikke en bygning fra en entreprenør og fastsætter ikke en operatørs standarder. Om at ansætte og oplære et åbningsteam i bølger, se /da/guides/ansaettelse-af-aabningsteam-i-boelger-gantt-diagram. Om entreprenørens side af overdragelsen, se /da/templates/gantt-diagram-til-aflevering-af-byggeri, og om selve oplæringsprogrammet, se /da/templates/gantt-diagram-til-traeningsplan.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem grupper, Ledelse og salg, Rekruttering og oplæring, Systemer og driftsartikler, Overdragelse af bygningen og Åbning, med 23 opgaver og tre milepæle: "Personale- og driftsområder overdraget", "Bygning overdraget" og "Hotellet åbner for gæster".
- To startopgaver: "Ansæt hoteldirektøren" på driftssiden og "Entreprenør færdiggør personale- og driftsområder" (50 arbejdsdage) på bygningssiden, hvor "Entreprenør færdiggør værelser og fællesarealer" starter 30 dage inde i arbejdet på personale- og driftsområderne.
- Tre overlappende ansættelsesbølger: "Ansæt afdelingschefer", derefter "Ansæt supervisorer" 10 dage efter, at den starter, og "Ansæt frontlinjepersonale i bølger" 10 dage efter det, før "Oplær teams i procedurer og systemer".
- En bygningsport: "Modtag, pak ud og placér driftsartikler" venter på både "Fremstilling og levering af driftsartikler" (40) og "Bygning overdraget", og "Indhent ibrugtagnings- og driftstilladelser" venter på overdragelsen.
- Et salgsspor, "Åbn salgskontor før åbningen" og derefter "Forhåndssælg grupper, events og erhvervskunder" (55), der fører til prøveåbningen efter "Gennemfør prøveophold og prøveservice".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du står for pre-opening af et nyt hotel og har brug for én plan, som ejer, entreprenør, hoteldirektør og salgsteam alle kan læse.
- Du vil se, om overdragelsen af bygningen, leveringstiden på driftsartikler eller ansættelsesbølgerne afgør åbningsdagen.
- Ejeren vil have en åbningsdato, og du vil sammenligne slutdatoen med den dato, der tilbydes gruppekøbere.
- Du genåbner et hotel efter en totalrenovering og vil have et skelet til perioden før åbning, som du kan tilpasse.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ansæt hoteldirektøren | Ledelse og salg | 10 | |
| 2 | Fastlæg budget og plan for perioden før åbning | Ledelse og salg | 10 | 1 |
| 3 | Åbn salgskontor før åbningen | Ledelse og salg | 5 | 2 |
| 4 | Forhåndssælg grupper, events og erhvervskunder | Ledelse og salg | 55 | 3 |
| 5 | Ansæt afdelingschefer | Rekruttering og oplæring | 20 | 2 |
| 6 | Ansæt supervisorer | Rekruttering og oplæring | 20 | 5SS+10 |
| 7 | Ansæt frontlinjepersonale i bølger | Rekruttering og oplæring | 25 | 6SS+10 |
| 8 | Skriv afdelingernes procedurer og standarder | Rekruttering og oplæring | 15 | 5 |
| 9 | Oplær teams i procedurer og systemer | Rekruttering og oplæring | 12 | 7, 8, 13 |
| 10 | Vælg hotel-, salgs- og kassesystemer | Systemer og driftsartikler | 10 | 2 |
| 11 | Bestil driftsartikler og udstyr | Systemer og driftsartikler | 5 | 2 |
| 12 | Fremstilling og levering af driftsartikler | Systemer og driftsartikler | 40 | 11 |
| 13 | Installer og test hotellets systemer | Systemer og driftsartikler | 10 | 10, 16 |
| 14 | Modtag, pak ud og placér driftsartikler | Systemer og driftsartikler | 10 | 12, 19 |
| 15 | Entreprenør færdiggør personale- og driftsområder | Overdragelse af bygningen | 50 | |
| 16 | Personale- og driftsområder overdraget | Overdragelse af bygningen | Milepæl | 15 |
| 17 | Entreprenør færdiggør værelser og fællesarealer | Overdragelse af bygningen | 30 | 15SS+30 |
| 18 | Gennemgå mangler og godkend etage for etage | Overdragelse af bygningen | 10 | 17 |
| 19 | Bygning overdraget | Overdragelse af bygningen | Milepæl | 18 |
| 20 | Indhent ibrugtagnings- og driftstilladelser | Overdragelse af bygningen | 10 | 19 |
| 21 | Gennemfør prøveophold og prøveservice | Åbning | 5 | 9, 14, 20 |
| 22 | Prøveåbning | Åbning | 5 | 4, 21 |
| 23 | Hotellet åbner for gæster | Åbning | Milepæl | 22 |
Sådan fungerer det
Sæt de to startopgaver
Behold "Ansæt hoteldirektøren" og "Entreprenør færdiggør personale- og driftsområder" som startopgaver. Erstat de 50 dage for personale- og driftsområderne med entreprenørens tidsplan. Er hoteldirektøren allerede ansat, så sæt den opgaves varighed til 0.
Tilpas arbejdet på værelserne til entreprenøren
"Entreprenør færdiggør værelser og fællesarealer" er forbundet start-til-start med en forsinkelse på 30 dage til arbejdet på personale- og driftsområderne, skrevet 15SS+30 i Afhænger af. Ret forsinkelsen og varigheden efter entreprenørens rækkefølge, og tilføj en mangelgennemgang pr. etage, hvis du overtager etagerne én ad gangen.
Dimensionér ansættelsesbølgerne
Sæt "Ansæt afdelingschefer", "Ansæt supervisorer" og "Ansæt frontlinjepersonale i bølger" ud fra din rekrutteringsplan. SS+10-forbindelserne starter hver bølge 10 dage efter, at bølgen over den starter, så bølgerne overlapper i stedet for at stå i kø.
Erstat leveringstiden på driftsartikler
Sæt "Fremstilling og levering af driftsartikler" ud fra leverandørernes tilbud. Med eksempeltallene slutter den fem dage før "Bygning overdraget", så en leveringstid, der er mere end fem dage længere, flytter åbningsdagen.
Tjek åbningsdatoen
Slå Kritisk vej til i menuen Vis for at se den kæde, der afgør slutdatoen, og sammenlign datoen for "Hotellet åbner for gæster" med den dato, du har brug for. Læg helligdage til som ekstra dage, før du regner med den.
Tilføj ansvarlige, del og eksportér
Sæt den ansvarlige under Personer for hver opgave, del diagrammet med ejer, entreprenør og afdelingschefer, og eksportér en PDF eller CSV til mødet om perioden før åbning.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er den kritiske vej i et hotels pre-opening?
Det er den kæde af opgaver, der afgør åbningsdagen: forsinker du en opgave på den, flytter åbningen. I skabelonen går den med eksempeltallene gennem entreprenørens arbejder, "Gennemgå mangler og godkend etage for etage", "Bygning overdraget", placeringen af driftsartiklerne og indhentningen af tilladelserne, som slutter samme dag, og derefter prøveopholdene og prøveåbningen. Slå den til i menuen Vis. Om metoden, se /da/guides/kritisk-vej-i-gantt-diagram.
Hvor lang tid tager et hotels pre-opening?
Det afhænger af hotellets størrelse, entreprenørens tidsplan og hvor lang tid driftsartikler, ansættelser og tilladelser tager der, hvor du er. Skabelonen bruger eksempler på arbejdsdage og når "Hotellet åbner for gæster" efter 90 af dem. Erstat dem med dine egne tal, og aflæs slutdatoen i diagrammet.
Vores åbningsdato er allerede meldt ud. Kan diagrammet arbejde mod den?
Giv "Ansæt hoteldirektøren" en fast Start på den dag, arbejdet begynder, og "Hotellet åbner for gæster" en fast Start på den dato, da planen starter på den tidligste faste Start. Diagrammet planlægger fremad fra planens start, og kan afhængighederne ikke nå den faste dato, markerer det en konflikt og nævner den tidligste dato, de tillader. Forkort eller overlap så den kæde, der afgør datoen, som her er overdragelsen af bygningen.
Holder diagrammet styr på budget eller antal medarbejdere før åbningen?
Nej. Det planlægger arbejdet og det, hver opgave venter på. Det indeholder ingen omkostninger eller budgetter og ved ikke, hvor mange folk dit team har, så hold budgettet og bemandingsplanen i dine egne optegnelser. Om hvordan et hotelselskab er organiseret fra hovedkontoret og ned, se /da/org-templates/hotel-business-organisationsdiagram, og tilpas det til dit hotels afdelinger.
Hvorfor venter tilladelserne og driftsartiklerne på overdragelsen af bygningen?
Fordi planen forudsætter, at myndigheden skal se en færdig bygning, og at driftsartiklerne skal ind i værelser, som entreprenøren har overdraget. Kan du søge tidligere eller overtage etagerne én ad gangen, så ret afhængigheden. Om at tegne tilladelser og kontroller som ventetid og porte, se /da/guides/tilladelser-og-kontroller-foer-aabning-gantt-diagram.