Diagramme de Gantt de pré-ouverture d'hôtel : planning et chemin critique
Un diagramme de Gantt de pré-ouverture d'hôtel modifiable : directeur général, bureau de vente et prévente, trois vagues de recrutement, systèmes, fournitures, réception du bâtiment, permis et séjours tests, avec dépendances et jalons.
Qu'est-ce que le processus diagramme de gantt de pré-ouverture d'hôtel : planning et chemin critique ?
Un hôtel ouvre le jour où se termine la plus lente de plusieurs longues chaînes, et la plupart de ces chaînes ne sont pas pilotées par l'équipe de l'hôtel. L'entreprise de construction termine les zones de service et les étages de chambres selon son propre planning, les fournitures d'exploitation sont fabriquées sur commande et, dans ce plan, les permis d'exploitation attendent un bâtiment terminé. Pendant ce temps, il faut nommer un directeur général, un bureau de vente doit vendre des chambres encore en construction, et le personnel doit être recruté et formé par vagues. Une frise montre quelle chaîne fixe la date avant que vous l'annonciez aux clients et aux acheteurs de groupes.
Ce modèle compte cinq groupes : Direction et ventes, Recrutement et formation, Systèmes et fournitures, Réception du bâtiment et Ouverture. Il a deux tâches de départ qui commencent le même jour. « Nommer le directeur général » (10 jours ouvrés) lance le côté exploitation, et « L'entreprise achève les zones de service » (50) lance le côté bâtiment. « Fixer le budget et le plan de pré-ouverture » (10) suit la nomination, et le bureau de vente, la première vague de recrutement, le choix des systèmes et la commande des fournitures et équipements d'exploitation l'attendent tous. Les hôteliers appellent ce dernier poste OS&E : le linge, la vaisselle, les produits d'accueil en chambre et le petit équipement dont un hôtel a besoin pour fonctionner. Le premier point de passage est le jalon « Zones de service réceptionnées » : « Installer et tester les systèmes de l'hôtel » (10) l'attend, ainsi que « Choisir les systèmes de gestion, vente et caisse », si bien que les systèmes sont installés dans des bureaux et des cuisines terminés pendant que les étages de chambres sont encore en travaux.
Avec les chiffres indicatifs, c'est le bâtiment qui fixe la date. « L'entreprise achève chambres et espaces publics » (30) démarre 30 jours après le début des travaux des zones de service, en début-début, et « Lever les réserves et réceptionner étage par étage » (10) se termine par le jalon « Bâtiment réceptionné » au bout de 70 jours ouvrés. Deux tâches ont besoin de cette réception : « Réceptionner, déballer et installer les fournitures » (10) et « Obtenir les permis d'occupation et d'exploitation » (10). Les fournitures sont prêtes plus tôt, puisque « Fabrication et livraison des fournitures » (40) se termine cinq jours avant la réception : elles attendent donc un bâtiment où entrer. Le recrutement se fait en trois vagues qui se chevauchent : « Recruter les chefs de service » (20), « Recruter les superviseurs » (20) à partir de 10 jours après son début, et « Recruter le personnel opérationnel par vagues » (25) à partir de 10 jours après le début des superviseurs. « Former les équipes aux procédures et systèmes » (12) attend le personnel opérationnel, les procédures écrites et les systèmes installés, et se termine trois jours avant que les séjours tests puissent commencer. « Prévendre groupes, événements et comptes entreprises » (55) alimente l'ouverture à blanc avec cinq jours d'avance. Activez Affichage > Chemin critique pour voir la chaîne du bâtiment s'éclairer.
Le groupe Ouverture clôt le plan. « Organiser des séjours tests et un service d'essai » (5) attend les fournitures en place, les permis et les équipes formées : c'est là que le personnel ou des invités passent la nuit et que l'équipe assure le service comme si l'hôtel était ouvert. « Ouverture à blanc » (5) attend les séjours tests et la prévente, et « Ouverture de l'hôtel aux clients » est le dernier jalon, au bout de 90 jours ouvrés avec ces chiffres. Toutes les durées sont indicatives. Remplacez-les par le planning de l'entreprise, les délais des fournisseurs et vos propres chiffres de recrutement, et ajoutez les jours fériés comme jours supplémentaires, puisque le diagramme ne compte que du lundi au vendredi.
Une frise planifie le travail. Elle n'obtient pas de permis d'occupation, ne réceptionne pas un bâtiment auprès d'une entreprise et ne fixe pas les standards d'un exploitant. Pour recruter et former une équipe d'ouverture par vagues, voyez /fr/guides/recruter-equipe-d-ouverture-par-vagues-diagramme-de-gantt. Pour le côté entreprise de la réception, voyez /fr/templates/diagramme-de-gantt-remise-de-chantier, et pour le programme de formation lui-même, voyez /fr/templates/diagramme-de-gantt-plan-de-formation.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq groupes, Direction et ventes, Recrutement et formation, Systèmes et fournitures, Réception du bâtiment et Ouverture, avec 23 tâches et trois jalons : « Zones de service réceptionnées », « Bâtiment réceptionné » et « Ouverture de l'hôtel aux clients ».
- Deux tâches de départ : « Nommer le directeur général » côté exploitation et « L'entreprise achève les zones de service » (50 jours ouvrés) côté bâtiment, avec « L'entreprise achève chambres et espaces publics » qui démarre 30 jours après le début des travaux des zones de service.
- Trois vagues de recrutement qui se chevauchent : « Recruter les chefs de service », puis « Recruter les superviseurs » 10 jours après son début et « Recruter le personnel opérationnel par vagues » 10 jours plus tard, avant « Former les équipes aux procédures et systèmes ».
- Un point de passage du bâtiment : « Réceptionner, déballer et installer les fournitures » attend à la fois « Fabrication et livraison des fournitures » (40) et « Bâtiment réceptionné », et « Obtenir les permis d'occupation et d'exploitation » attend la réception.
- Un flux commercial, « Ouvrir le bureau de vente de pré-ouverture » puis « Prévendre groupes, événements et comptes entreprises » (55), qui alimente l'ouverture à blanc après « Organiser des séjours tests et un service d'essai ».
Quand utiliser ce modèle
- Vous pilotez la pré-ouverture d'un nouvel hôtel et avez besoin d'un seul plan que le propriétaire, l'entreprise de construction, le directeur général et l'équipe commerciale peuvent tous lire.
- Vous voulez voir si la réception du bâtiment, le délai des fournitures ou les vagues de recrutement fixent le jour d'ouverture.
- Le propriétaire veut une date d'ouverture et vous voulez comparer la date de fin avec celle proposée aux acheteurs de groupes.
- Vous rouvrez un hôtel après une rénovation complète et voulez un squelette de pré-ouverture à redimensionner.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nommer le directeur général | Direction et ventes | 10 | |
| 2 | Fixer le budget et le plan de pré-ouverture | Direction et ventes | 10 | 1 |
| 3 | Ouvrir le bureau de vente de pré-ouverture | Direction et ventes | 5 | 2 |
| 4 | Prévendre groupes, événements et comptes entreprises | Direction et ventes | 55 | 3 |
| 5 | Recruter les chefs de service | Recrutement et formation | 20 | 2 |
| 6 | Recruter les superviseurs | Recrutement et formation | 20 | 5SS+10 |
| 7 | Recruter le personnel opérationnel par vagues | Recrutement et formation | 25 | 6SS+10 |
| 8 | Rédiger les procédures et standards des services | Recrutement et formation | 15 | 5 |
| 9 | Former les équipes aux procédures et systèmes | Recrutement et formation | 12 | 7, 8, 13 |
| 10 | Choisir les systèmes de gestion, vente et caisse | Systèmes et fournitures | 10 | 2 |
| 11 | Commander fournitures et équipements d'exploitation | Systèmes et fournitures | 5 | 2 |
| 12 | Fabrication et livraison des fournitures | Systèmes et fournitures | 40 | 11 |
| 13 | Installer et tester les systèmes de l'hôtel | Systèmes et fournitures | 10 | 10, 16 |
| 14 | Réceptionner, déballer et installer les fournitures | Systèmes et fournitures | 10 | 12, 19 |
| 15 | L'entreprise achève les zones de service | Réception du bâtiment | 50 | |
| 16 | Zones de service réceptionnées | Réception du bâtiment | Jalon | 15 |
| 17 | L'entreprise achève chambres et espaces publics | Réception du bâtiment | 30 | 15SS+30 |
| 18 | Lever les réserves et réceptionner étage par étage | Réception du bâtiment | 10 | 17 |
| 19 | Bâtiment réceptionné | Réception du bâtiment | Jalon | 18 |
| 20 | Obtenir les permis d'occupation et d'exploitation | Réception du bâtiment | 10 | 19 |
| 21 | Organiser des séjours tests et un service d'essai | Ouverture | 5 | 9, 14, 20 |
| 22 | Ouverture à blanc | Ouverture | 5 | 4, 21 |
| 23 | Ouverture de l'hôtel aux clients | Ouverture | Jalon | 22 |
Comment cela fonctionne
Fixer les deux tâches de départ
Gardez « Nommer le directeur général » et « L'entreprise achève les zones de service » comme tâches de départ. Remplacez les 50 jours des zones de service par le planning de l'entreprise. Si le directeur général est déjà en poste, mettez la durée de cette tâche à 0.
Caler les travaux des chambres sur l'entreprise
« L'entreprise achève chambres et espaces publics » est reliée début-début, avec un décalage de 30 jours, aux travaux des zones de service, ce qui s'écrit 15SS+30 dans Dépend de. Adaptez le décalage et la durée à l'enchaînement de l'entreprise, et ajoutez une tâche de réserves par étage si vous réceptionnez les étages un par un.
Dimensionner les vagues de recrutement
Fixez « Recruter les chefs de service », « Recruter les superviseurs » et « Recruter le personnel opérationnel par vagues » d'après votre plan de recrutement. Les liens SS+10 font démarrer chaque vague 10 jours après le début de celle du dessus : les vagues se chevauchent au lieu de se succéder.
Remplacer le délai des fournitures
Fixez « Fabrication et livraison des fournitures » d'après les devis de vos fournisseurs. Avec les chiffres indicatifs, cette tâche se termine cinq jours avant « Bâtiment réceptionné » : un délai plus long de plus de cinq jours déplace donc le jour d'ouverture.
Vérifier la date d'ouverture
Activez Affichage > Chemin critique pour voir la chaîne qui fixe la date de fin, puis comparez la date de « Ouverture de l'hôtel aux clients » avec celle dont vous avez besoin. Ajoutez les jours fériés comme jours supplémentaires avant de vous y fier.
Ajouter les responsables, partager et exporter
Indiquez la personne responsable de chaque tâche dans Personnes, partagez le diagramme avec le propriétaire, l'entreprise et les chefs de service, et exportez un PDF ou un CSV pour la réunion de pré-ouverture.
Questions fréquentes
Quel est le chemin critique d'une pré-ouverture d'hôtel ?
C'est la chaîne de tâches qui fixe le jour d'ouverture : retardez une tâche qui s'y trouve et l'ouverture bouge. Dans ce modèle, avec les chiffres indicatifs, il passe par les travaux de l'entreprise, « Lever les réserves et réceptionner étage par étage », « Bâtiment réceptionné », l'installation des fournitures et l'obtention des permis, qui se terminent le même jour, puis par les séjours tests et l'ouverture à blanc. Activez-le dans le menu Affichage. Pour la méthode, voyez /fr/guides/chemin-critique-diagramme-de-gantt.
Combien de temps dure une pré-ouverture d'hôtel ?
Cela dépend de la taille de l'hôtel, du planning de l'entreprise et du temps que prennent les fournitures, le recrutement et les permis là où vous êtes. Le modèle utilise des jours ouvrés indicatifs et atteint « Ouverture de l'hôtel aux clients » au bout de 90. Remplacez-les par vos propres chiffres et lisez la date de fin dans le diagramme.
Notre date d'ouverture est déjà annoncée. Le diagramme peut-il en tenir compte ?
Donnez à « Nommer le directeur général » un Début fixe le jour où le travail commence et à « Ouverture de l'hôtel aux clients » un Début fixe à cette date, puisque le plan démarre au Début fixe le plus précoce. Le diagramme planifie vers l'avant à partir du début du plan et, si les dépendances ne peuvent pas tenir la date fixée, il signale un conflit et indique la date au plus tôt qu'elles permettent. Raccourcissez ou faites chevaucher ensuite la chaîne qui fixe la date, ici la réception du bâtiment.
Le diagramme suit-il le budget ou les effectifs de pré-ouverture ?
Non. Il planifie le travail et ce que chaque tâche attend. Il ne contient ni coûts ni budgets et ne sait pas combien de personnes compte votre équipe : gardez le budget et le plan d'effectifs dans vos propres dossiers. Pour l'organisation d'un groupe hôtelier, du siège jusqu'aux établissements, voyez /fr/org-templates/organigramme-de-l-entreprise-hoteliere et adaptez-le aux services de votre hôtel.
Pourquoi les permis et les fournitures attendent-ils la réception du bâtiment ?
Parce que le plan suppose que l'autorité doit voir un bâtiment terminé et que les fournitures vont dans des chambres que l'entreprise a remises. Si vous pouvez déposer plus tôt ou prendre possession des étages un par un, modifiez la dépendance. Pour dessiner les permis et les inspections comme temps d'attente et points de passage, voyez /fr/guides/permis-licences-et-inspections-avant-ouverture-diagramme-de-gantt.