Recruter et former une équipe d'ouverture par vagues dans un diagramme de Gantt
Planifiez l'équipe d'une ouverture dans un diagramme de Gantt : responsables d'abord, puis superviseurs et personnel en vagues qui se chevauchent, formation sur les vrais systèmes et essai final. Exemple d'hôtel et boucle de recrutement.
Un nouvel hôtel, magasin ou restaurant a besoin d'une équipe complète prête le même jour, formée sur des systèmes qui n'arrivent que tard dans les travaux. Ce guide montre comment planifier le recrutement en vagues qui se chevauchent dans un diagramme de Gantt et vérifier que la formation se termine avant l'essai.
En bref
- Recrutez d'abord les responsables, puis chaque niveau en une vague qui démarre un nombre fixe de jours ouvrés après le début du niveau du dessus.
- Laissez les responsables rédiger les procédures pendant le recrutement des vagues suivantes, pour que la formation dispose de supports.
- Faites dépendre la formation de la dernière vague de recrutement, des procédures et des systèmes installés.
- Terminez par un essai qui attend l'équipe formée, les fournitures installées et les permis.
- Utilisez Chemin critique dans le menu Affichage pour voir si le recrutement ou le bâtiment fixe la date d'ouverture.
Recruter de haut en bas, former sur ce que vous utiliserez
Une équipe d'ouverture ne se recrute pas d'un coup. Les personnes qui dirigent chaque service doivent être en place d'abord, car elles aident à choisir et à former les personnes placées sous elles, et elles rédigent les procédures que le reste de l'équipe apprendra. Les superviseurs viennent ensuite, et le grand groupe du personnel opérationnel en dernier. Recrutez trop tôt et vous payez une équipe qui n'a rien à faire ; recrutez trop tard et elle commence le jour de l'ouverture sans avoir jamais travaillé ensemble.
Dans un diagramme de Gantt, cela devient une série de vagues qui se chevauchent. Chaque vague est une tâche qui couvre le temps nécessaire pour recruter ce niveau, et chacune démarre un nombre fixe de jours ouvrés après le début de celle du dessus : un lien début-début avec décalage, écrit par exemple 5SS+10. Les vagues se chevauchent parce que recruter un niveau, c'est une multitude de petites boucles de recrutement, et les premières personnes d'un niveau peuvent commencer à faire passer des entretiens au niveau suivant avant que le dernier de leurs collègues ait signé.
La formation est l'endroit où le plan des personnes rencontre le bâtiment. Le personnel doit se former sur les systèmes et dans les espaces qu'il utilisera, et ceux-ci arrivent généralement tard : les systèmes ne peuvent être installés qu'une fois les zones de service réceptionnées, et les fournitures installées qu'une fois les chambres réceptionnées. La tâche de formation dépend donc de la dernière vague de recrutement, des procédures écrites et des systèmes installés, et l'essai dépend de la formation, des fournitures et des permis. Le diagramme montre alors si ce sont les personnes ou le bâtiment qui fixent la date.
L'exemple ci-dessous construit le modèle de pré-ouverture d'hôtel, où le directeur général est nommé en premier et où trois vagues de recrutement se déroulent pendant que l'entreprise termine le bâtiment. Ensuite, le processus de recrutement montre la boucle contenue dans une vague : tri, liste restreinte, entretiens et offres parfois refusées. Un diagramme de Gantt ne peut pas dessiner une boucle ; il donne à la vague une durée qui doit en tenir compte.
Toutes les durées sont indicatives. QueryChart ne sait pas combien de recruteurs ou de formateurs vous avez, et ne vous avertira donc pas si les vagues se chevauchent plus que votre équipe ne peut le supporter ; réglez les décalages sur ce que vos équipes peuvent gérer. Pour l'ouverture dans son ensemble, voyez /fr/guides/planifier-ouverture-nouvel-etablissement-diagramme-de-gantt, et pour un plan de recrutement hors ouverture, /fr/templates/diagramme-de-gantt-plan-de-recrutement.
Une équipe d'ouverture d'hôtel, construite par étapes
Vingt-trois tâches en cinq groupes. Les durées et les décalages sont des jours ouvrés indicatifs. Ouvrez le panneau tableur pour voir les lignes derrière chaque étape.
D'abord un responsable et un bureau de vente
« Nommer le directeur général » (10 jours ouvrés) mène à « Fixer le budget et le plan de pré-ouverture » (10). « Ouvrir le bureau de vente de pré-ouverture » (5) suit, et « Prévendre groupes, événements et comptes entreprises » (55) se déroule à partir de là jusqu'à l'ouverture.
Le recrutement en trois vagues qui se chevauchent
« Recruter les chefs de service » (20) démarre une fois le plan fixé. « Recruter les superviseurs » démarre 10 jours après son début, et « Recruter le personnel opérationnel par vagues » (25) démarre 10 jours après le début des superviseurs. « Rédiger les procédures et standards des services » (15) suit les chefs de service, et « Former les équipes aux procédures et systèmes » (12) attend la dernière vague et les procédures.
Les systèmes et les fournitures que les équipes utiliseront
« Choisir les systèmes de gestion, vente et caisse » (10) et « Commander fournitures et équipements d'exploitation » (5) démarrent avec le plan. « Fabrication et livraison des fournitures » prend 40 jours. « Installer et tester les systèmes de l'hôtel » (10) et « Réceptionner, déballer et installer les fournitures » (10) ont toutes deux besoin de parties du bâtiment, ajoutées à l'étape suivante, et la formation attend aussi les systèmes installés.
Le bâtiment décide quand les équipes peuvent s'installer
« L'entreprise achève les zones de service » (50) démarre au début, et « Zones de service réceptionnées », le 50e jour, permet d'installer les systèmes d'ici le 60e. Les chambres démarrent 30 jours après le début des travaux des zones de service, puis « Lever les réserves et réceptionner étage par étage » (10) mène à « Bâtiment réceptionné » le 70e jour. Les fournitures sont installées et « Obtenir les permis d'occupation et d'exploitation » (10) se déroule ensuite, les deux se terminant le 80e jour.
Les séjours tests réunissent personnes, fournitures et permis
« Organiser des séjours tests et un service d'essai » (5) attend la formation, les fournitures installées et les permis. La formation se termine le 77e jour : elle a donc 3 jours ouvrés de marge ; si la vague du personnel opérationnel glisse de plus que cela, c'est le recrutement qui fixe la date. « Ouverture à blanc » (5) attend aussi la prévente, et « Ouverture de l'hôtel aux clients » tombe le 90e jour. Avec le chemin critique activé, la chaîne du bâtiment est éclairée.
La boucle contenue dans chaque vague de recrutement
Le processus de recrutement sous forme de logigramme. Chaque vague de recrutement du diagramme de Gantt est cette boucle, déroulée une fois par poste.
Un poste vacant a besoin d'un effectif approuvé
« Poste vacant identifié » mène au profil du poste et à l'échelle salariale, puis à « Effectif approuvé ? ». Dans un plan de pré-ouverture, l'effectif est généralement approuvé dans le budget : c'est pourquoi les vagues de recrutement du diagramme de Gantt partent de « Fixer le budget et le plan de pré-ouverture ».
Annonce, tri et boucle de la liste restreinte
« Publier une annonce et sourcer des candidats », « Soumettre la candidature » et « Filtrer les candidatures par rapport à des critères » mènent à « Liste restreinte adéquate validée ? ». Quand la réponse est « Réouvrir », la boucle revient à l'annonce, et c'est du temps que la vague du diagramme de Gantt doit prévoir.
Entretiens et évaluation
« Réaliser des entretiens de compétences » et « Réaliser l'évaluation liée au poste » sont les étapes où les responsables recrutés lors de la première vague passent leur temps. Un panel qui ne recommande pas d'embauche renvoie le poste à la liste restreinte.
Vérifications, offre et acceptation
Les vérifications des références et du droit au travail, l'offre et « Offre acceptée ? » ferment la boucle. Une offre refusée revient à la liste restreinte : une vague qui a besoin de cinquante acceptations verra donc certaines offres refusées. Dimensionnez la durée de la vague pour cela, pas pour le meilleur cas.
Organigramme du processus de recrutement : poste vacant à offrir accepté
Comment cela fonctionne
Noter les niveaux
Listez les niveaux de l'équipe que vous allez recruter, du directeur général ou du directeur de magasin jusqu'au personnel opérationnel. Chaque niveau devient une tâche de recrutement, dans un groupe à part comme Recrutement et formation.
Relier les vagues en début-début
Faites dépendre la première vague du plan approuvé, et chaque vague suivante, en début-début avec décalage, de celle du dessus, par exemple 6SS+10. Choisissez le décalage selon le moment où les personnes déjà recrutées peuvent aider à faire passer les entretiens du niveau suivant.
Ajouter les procédures
Ajoutez une tâche pour que les responsables rédigent les procédures et les standards, à partir de leur recrutement. La formation ne peut pas démarrer sans elle.
Lier la formation aux systèmes
Faites dépendre la tâche de formation de la dernière vague, des procédures et des systèmes installés. Si les systèmes ont besoin d'une partie du bâtiment réceptionnée, reliez l'installation à cette réception.
Terminer par un essai
Ajoutez des services fictifs, un service d'essai ou des séjours tests qui attendent la formation, les fournitures et les permis, puis l'ouverture à blanc et le jalon d'ouverture. Activez Chemin critique pour voir si c'est le recrutement ou le bâtiment qui est éclairé.
Nommer les responsables et suivre l'avancement
Indiquez le responsable du recrutement de chaque vague dans Personnes et mettez à jour l'avancement au fil des postes pourvus. L'avancement ne déplace pas les dates : modifiez la durée d'une vague si elle dure clairement plus longtemps.
Erreurs à éviter
Recruter tous les niveaux en même temps
Faire démarrer toutes les vagues le même jour signifie que les responsables sont encore en cours de recrutement pendant que quelqu'un d'autre fait passer les entretiens de leurs équipes. Faites démarrer chaque niveau après le début de celui du dessus, avec un décalage conforme à la réalité.
Former avant que les systèmes existent
Une tâche de formation reliée seulement aux vagues de recrutement peut être planifiée des semaines avant que les caisses, le système de réservation ou la cuisine soient en place. Reliez-la aussi à l'installation.
Des vagues dimensionnées pour le meilleur cas
Les listes restreintes se rouvrent et des offres sont refusées. Une vague qui ne fonctionne que si chaque premier choix accepte va glisser, et avec peu de marge l'ouverture glisse avec elle.
Attendre du diagramme qu'il équilibre la charge
QueryChart ne sait pas combien de recruteurs ou de formateurs vous avez et ne nivelle pas les ressources. Si les vagues se chevauchent trop pour votre équipe, allongez vous-même les décalages.
Ouvrir le diagramme de Gantt de pré-ouverture d'hôtel
Ouvrez le modèle d'hôtel, réglez vos propres vagues de recrutement et décalages, et voyez si la formation se termine avant les séjours tests.
Guides associés
Questions fréquentes
Quand commencer à recruter pour un nouvel établissement ?
Assez tôt pour que la dernière vague se termine avant que la formation doive commencer, et assez tard pour ne pas payer des gens qui n'ont rien à faire. Dessinez les vagues dans le diagramme et lisez la marge entre la fin de la formation et l'essai.
Que signifie ici un lien début-début avec décalage ?
La vague suivante démarre un nombre fixe de jours ouvrés après le début de la précédente, que celle-ci soit terminée ou non. Il s'écrit avec le numéro de la tâche, SS et le décalage, par exemple 5SS+10.
Puis-je voir qui est recruté dans quelle vague ?
Indiquez le responsable du recrutement dans Personnes et listez les postes dans les notes de la tâche, ou scindez une grande vague en une tâche par service. Pour la structure dans laquelle l'équipe est recrutée, utilisez un organigramme comme /fr/org-templates/organigramme-de-l-entreprise-hoteliere.
Cela fonctionne-t-il pour un magasin ou un restaurant ?
Oui. Un magasin recrute un directeur puis l'équipe (/fr/templates/diagramme-de-gantt-ouverture-de-magasin), et un restaurant recrute le chef de cuisine et le directeur avant le personnel de cuisine et de salle (/fr/templates/diagramme-de-gantt-ouverture-de-restaurant). Les vagues sont plus courtes, et le schéma est le même.
QueryChart suit-il les effectifs ou le coût de la masse salariale ?
Non. Le diagramme planifie le recrutement et indique qui en est responsable. Les effectifs, les salaires et la masse salariale de pré-ouverture restent dans vos propres dossiers.