带加权评分的供应商选择流程图
供应商选择流程图模板：长名单、RFI 入围名单、RFQ 加权评分、实地考察、总拥有成本比较，以及一份站得住脚的选定建议。
什么是带加权评分的供应商选择流程
供应商选择是采购中这样一个部分：不止一家供应商被拿来对照同一项需求加以衡量，而组织事后必须能够解释这个结果。几乎全部的困难都集中在两处。第一处是先后次序：在读过投标之后才写下来的标准与权重，已经不再是标准了，它们是一份事后说辞，而所有参与其中的人都心知肚明。第二处是比较的基准，因为最低的投标价格和五年下来最低的持有成本，经常指向两家不同的供应商，而其中只有一个数字会出现在报价单上。
这个流程比它听上去要窄，而边界很重要。它不涉及究竟要不要竞争这个决定——这项需求走直接授标、三份报价、完整招标还是有理由支撑的单一来源，是另一组独立的测试，由供应商选择决策树覆盖。它也不是端到端的采购流程；后者起步更早，从资金与自制或外购开始，并在授标之后继续走入合同、交付与供应商绩效评估。它还止步于随后的那些行政工作之前：把选中的供应商放上合格供应商名单，是供应商准入流程；创建供应商主数据并核验银行信息，是供应商开户；开出订单，是采购订单流程。选定一家供应商与能够向一家供应商付款并不是同一件事，把两者合并，正是一个评标结果悄悄变成一条可付款供应商记录的原因。
下面这张图覆盖的是竞争本身，铺在五条泳道——需求部门、采购、技术评审人、财务与供应商——和七个阶段上，从需求一直到选定。它把三条在你们用得上它们之前就需要有议定答案的分支画了出来：RFI 是否收到了足够多的合格回复，以至于根本能够形成入围名单；评分是否给出了一个明确的优选供应商，还是一个需要澄清的接近结果；以及选定建议是获批准还是被退回。向落标方反馈是图上的一个步骤，而不是一个事后想起的动作，因为它既是最常被跳过的部分，也是最容易被质疑的部分。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 五条泳道——需求部门、采购、技术评审人、财务与供应商——横跨七个阶段：需求、市场与标准、RFI 与入围名单、RFQ 与投标、评标、尽职调查，以及选定
- 在任何人走向市场之前必须先完成的那一组准备工作：需求部门给出规格与期望达成的结果，采购完成市场调研与长名单，技术评审人议定评标标准与权重，财务设定预算与成本模型
- 一个带有真实分支的 RFI 阶段：供应商提交 RFI 回复，随后“合格回复够多吗？”把“入围”送往 RFQ，把“太少”退回市场调研与长名单，而不是拿着一个从来就不成立的竞争范围硬跑一场比较
- 在投标提交处的一次刻意拆分：“在截止期限前提交投标”沿两条具名路径分开——“技术”走向对照议定标准评分的评审人，“商务”走向对条款与价格评分的采购——这样技术意见就是在没有价格摆在眼前的情况下形成的
- “有明确的优选供应商吗？”这道打破平局的判断：“明确”继续走向参考人核实与实地考察，“分数接近”走向“开展澄清或第二轮”，它退回投标提交以取得修订后的投标，而不是事后去调整权重。一条注释把“明确”定义为排名前两位的加权总分之间一个议定的差距
- 收尾的序列：参考人核实与实地考察、财务的总拥有成本比较、汇编成一份文档的选定建议、“选定建议获批准了吗？”这道关口（其“退回”分支重新进入澄清）、作为一个明确步骤的向落标方反馈，以及作为终点的“已选定优选供应商”
何时使用本模板
- 你们正在开展一次竞争性比较，希望在任何一份投标被打开之前，标准、权重与评分标尺就已经定下来
- 评标一次次归结为报价面上的价格，因为一开始就没有人搭建起一个可比较的总成本模型
- 两份投标的最终得分只差一分，而当时并没有议定过接下来该怎么办
- 审核员、客户或一位落标方问起某家供应商是如何选定的，而诚实的答案是一份现在谁也重建不出来的电子表格
- 你们正在把供应商选择与供应商准入、开户分开，好让赢下一次评标本身不再直接生成一条已合格、可付款的供应商记录
运作方式
把模板作为图表打开
打开供应商选择流程模板，并把它用作一张新图表。没有任何东西是固定的：每条泳道、每个步骤、每个分支标签与每条注释都可以重命名、移动或删除，以贴合你们组织实际运行一次评标的方式。
改名泳道，并写明评审小组由谁组成
用你们真实的角色替换需求部门、采购、技术评审人、财务与供应商。技术评审人通常是一个小组而不是一个人，因此请记录下由谁组成，并且对每一份投标都是同一批人。一位在评分开始之后才加入的评审人，会把自己的另一把标尺一并带进来。
在走向市场之前锁定标准与权重
“议定评标标准与权重”被刻意放在 RFQ 之前。把标准、权重与评分标尺连同标尺上每一档分数的含义一起写进注释，并记录它们被议定的日期。在投标送达之后才设定的标准，无论面对落标方还是复核人都无法辩护；公营机构通常还必须事先公布授标标准并按公布的内容执行，因此具体规则请取自你们所在司法辖区的采购法规，而不是取自本模板。
把强制性要求与评分标准分开
请把通过或不通过的要求——技术规格、对本范围有效的认证、保险、数据保护义务——挡在加权矩阵之外，并在评分开始之前就检验它们。在一个评分矩阵内部，一项未通过的强制性要求可以被一个漂亮的价格抵消，而这是供应商评标中最常见的缺陷。
定义“明确的优选供应商”是什么意思
把差距写进“有明确的优选供应商吗？”的注释里：排名前两位的加权总分之间要相距多远，结果才算明确；以及当它们不够远时由谁来决定。请在看到分数之前就议定这一点。“分数接近”分支会开展一次澄清或第二轮，并带着修订后的投标返回，这对一个接近的结果是站得住脚的回应；而在总分已经可见之后重新调整矩阵权重，则不是。
搭建各份投标据以比较的总成本模型
请在“设定预算与成本模型”处而不是在“比较总拥有成本”处确定这个模型，这样每一份投标都在同一个基准上被定价。把各项要素写明——采购价格、实施、培训、许可、耗材、维护与支持、退出与处置——以及它们被拿来比较的年限。写明币种，并写明当各份投标不是同一币种时，汇率与指数化如何处理。
决定告诉落标方什么，然后把图发出去
请事先议定反馈步骤的内容：他们在每一项标准上的得分、这些得分背后的理由，以及不透露其他投标方价格或方案的任何信息。一致的反馈是让供应商下一次还愿意来投标的原因，而不一致的反馈则会把一次落标变成一起投诉。随后把图发给采购、财务以及图上点名的每一位评审人，留存他们的批准，并把它置于版本管理之下，这样你们就能说明某一次选定作出的那一天适用的是哪个版本的标准。
常见问题
什么是供应商选择流程？
它是把相互竞争的供应商对照同一项需求进行结构化比较，最终得出一份能够被解释的建议。在本页的流程中，它从一项已批准的需求和一份写下来的规格出发，经过市场调研与长名单，一次产出入围名单的 RFI，一份在评标标准与权重已经锁定之后发给该入围名单的 RFQ 或招标文件，分开进行的技术与商务评分，一次关于结果是明确还是接近的检查，参考人核实与实地考察，总拥有成本比较，以及一份提交给批准人的选定建议。它刻意止步于建议获批准的那一刻：签约、供应商准入、开户与下单都是各自独立的流程。
它与供应商选择决策树或采购流程图有什么区别？
三份文档，三个问题。供应商选择决策树回答的是一项需求有资格走哪条寻源路径——直接授标、三份报价、完整招标，还是有理由支撑的单一来源——以及谁有资格作出这个决定。本页在那个答案是“拿去竞争”之后接手，覆盖这场竞争实际如何运行、如何评分。采购流程图比两者都宽：它从需求与自制或外购的判断开始，纳入资金与通往市场的路径，并在授标之后继续走入合同、交付、付款与供应商绩效评估。多数组织三者都需要，但把它们分开保存，可以避免评标的具体机制被埋进一个写着“选择供应商”的方框里。
评标标准与权重应当在什么时候议定，之后还能改吗？
在 RFQ 或招标文件发出之前，最好是在接触市场之前，这也正是它们在本图中所处的位置。请把它们随文件一起公布，好让投标方知道被衡量的是什么、每一项标准值多少分。投标一经开启，就应当视为已锁定。如果标准中确实发现了错误——权重加不到一起，或者某项标准事实上无法衡量——站得住脚的更正方式是向全体投标方重新发出并允许提交修订后的投标，而不是悄悄调整矩阵并重新算分。公营机构的空间还要更小：授标标准通常必须事先公布并按公布的内容执行，具体规则来自你们所在司法辖区的采购法规。
两份投标分数几乎一样时该怎么处理？
在看分数之前就决定“几乎一样”是什么意思，然后照着你们议定的路径走。在本图中，“有明确的优选供应商吗？”这道判断有一条“分数接近”分支，它会开展一次澄清或第二轮，并返回投标提交，从而让两家供应商回答同样的问题、按同样的标准重新评分。要避免的是那种反射性的补救：在已经看得出某条规则对哪家供应商有利之后，再去添加一项标准、修改一个权重或引入一条打破平局的规则。如果第二轮之后仍然是真正的平局，那么一条事先议定的打破平局规则——例如以技术得分较高者胜出——是站得住脚的，正因为它是先写下来的。
是否总应当由最低价中标？
只有当价格是唯一标准时才如此，而它很少是。本图把技术与商务分开评分，随后在汇编建议之前比较总拥有成本，因为报出的价格只是组织将要支付的一部分。实施、培训、许可、耗材、维护、日后更换供应商的成本与处置，常常会改变排序，而一家在报价单上看起来最便宜的供应商，在整个年限里可能是最贵的。真正重要的规则是可比性：每一份投标都按同样的要素、同样的期间、同样的假设来定价。
一次供应商选择应当留下哪些记录？
足以在不依赖任何人记忆的情况下重建这个决定：规格、标准与权重及其被议定的日期、长名单以及入围名单是如何从 RFI 中得出的、每一项评分及其背后的理由、发给全体投标方的所有澄清问答、总成本比较、选定建议、批准，以及向落标方所作反馈的记录。ISO 9001:2015 的 8.4 条款要求组织确定并应用对外部供应方进行评价、选择、监视与再评价的准则，并保留有关结果的成文信息，不过它既不规定准则，也不规定权重或流程。