樣本保留流程圖
可編輯的樣本保留工作流程：覆核保留記錄、識別被保留的樣本、決定已核准的處置可否進行、繼續安全保留，並記錄覆核。
甚麼是樣本保留流程
這個範本描繪定期的保留覆核，而不是硬性規定保留期限。它識別樣本及支持保留的記錄，然後把已確認的處置與繼續安全保留區分開來。
例外路徑很重要，因為保留依據欠缺或記錄不完整，並不是棄置樣本的理由。圖中會暫停行動、澄清來源，並記錄下一次覆核。
本範本並不代表符合任何標準或法規。請按貴機構適用的要求，訂明保留依據、覆核時間、授權角色及處置記錄。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 由保留覆核到記錄結果共四個階段。
- 確認保留要求及支持記錄的標示判斷。
- 第二個判斷，把已核准的處置與繼續保留區分開來。
- 針對保留資料不完整的受控暫停與澄清路徑。
- 可編輯的泳道，涵蓋保管、主管覆核及品質監督。
何時使用本範本
- 你管理需要定期覆核的保留樣本、參考物料或記錄。
- 你需要把定期覆核與自動棄置指示區分開來。
- 你正在記錄樣本保管、處置核准及記錄保存的職責。
運作方式
列明保留依據
把判斷連繫到貴實驗室所倚賴的政策、合約、研究文件或品質記錄。不要在並非普遍適用的情況下，加入籠統的時間限制。
界定處置權限
指明哪個角色可以授權放行以作處置，以及樣本脫離保留狀態之前需要甚麼記錄。
設定記錄未解決的路徑
說明由誰調查缺失或互相矛盾的記錄，樣本在解決期間存放何處，以及如何安排下一次覆核。
覆核真實的保留個案
以一個繼續保留的樣本，以及一個達到已核准處置的樣本作測試。凡實際職責或記錄不同之處，就更新流程圖。
常見問題
樣本保留流程包括甚麼？
流程會覆核保留依據與記錄，識別受影響的樣本，決定已核准的處置可否進行，還是繼續安全保留，然後記錄結果。
保留覆核是否代表樣本應該棄置？
不是。覆核只是一個決定點，並非自動棄置指示。樣本應繼續保留，直至其有記錄的依據及所需的處置核准，足以支持另一個行動。
應該如何處理缺少的保留資料？
暫停處置行動，保存樣本目前的狀態，並把記錄缺口交予能夠澄清的角色。請記錄結果與下一次覆核，而不是作出沒有依據的假設。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接樣本儲存流程圖之後，並交接給樣本棄置流程圖。
它是樣本生命週期中的其中一個步驟。