樣本盤點流程圖
可編輯的樣本盤點工作流程：把物品、位置與狀態同記錄比對，評估可用性與狀況，調查差異，採取已核准的暫停或調整，並記錄覆核結果。
甚麼是樣本盤點流程
這張圖跟隨一次定期盤點覆核，由比對記錄與實物樣本，到狀況評估、差異調查及記錄結果。它可以改用於循環盤點、定期覆核或事件觸發的檢查。
位置或狀態不符，不會在更正數量之後就此消失。例外路徑會調查差異，並另行決定是否需要已核准的暫停或庫存調整。
本範本並不代表符合任何標準或法規。在正式生效之前，請先確認貴實驗室自己的盤點範圍、覆核頻率、狀態定義、調整權限及記錄。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 由盤點覆核到記錄結果共四個階段。
- 比對物品位置與狀態是否符合記錄的標示判斷。
- 針對實物或記錄差異的調查路徑。
- 第二個判斷，把已核准的暫停或調整，與維持不變的記錄區分開來。
- 可編輯的角色，涵蓋保管、盤點協調及主管覆核。
何時使用本範本
- 你需要一個樣本盤點流程，用於例行點算、對賬或棄置前的檢查。
- 你想把發現不符，與調整記錄或暫停樣本的決定區分開來。
- 你正在提升儲存位置、樣本狀態與實驗室記錄之間的透明度。
運作方式
設定盤點範圍
界定每次覆核涵蓋哪些樣本類別、位置及狀態。令範圍符合貴團隊實際能夠核實的記錄與實體區域。
列明差異憑證
訂明調查不符情況時使用的掃描紀錄、登記冊、觀察結果及記錄歷史。在提出調整之前，先記下事實。
指派調整權限
說明誰可以作出暫停或核准記錄調整，以及需要甚麼憑證。令調查與核准成為兩個獨立可見的行動。
檢討重複出現的問題
利用已完成的盤點覆核，找出反覆出現的位置、狀態或保管問題，並在有憑證支持時更新本地工作流程或培訓。
常見問題
樣本盤點流程圖涵蓋甚麼？
涵蓋把實物、位置及狀態與記錄比對，檢查狀況與可用性，調查不符之處，決定是否需要暫停或調整，並記錄覆核結果。
樣本在記錄的位置找不到時應該怎樣處理？
利用現有的位置、保管及記錄憑證調查差異，並在現場程序要求時實施受控暫停。不可僅因第一次檢查找不到物品，就悄悄修改記錄。
為何要把調查與庫存調整分開？
記錄被更正，並不代表原本的不符已被理解。把兩個步驟分開，實驗室才能保存事實、指派權限，並從重複出現的差異中汲取教訓。