Diagrama de flujo del mantenimiento preventivo programado

¿Qué es diagrama de flujo del mantenimiento preventivo programado?

El mantenimiento preventivo es trabajo hecho según un plan y no según una avería. El disparador viene del registro de activos (un intervalo de calendario, o un objetivo de contador como horas de marcha, ciclos o kilómetros) y todo el sentido del proceso es que la orden de trabajo exista antes de que la máquina la necesite. El diagrama de arriba sigue un preventivo desde la generación del plan hasta el cierre: la orden creada con antelación, la parada acordada con producción, el kit de repuestos preparado por almacén, la máquina entregada y consignada, la gama de tareas ejecutada contra su lista de comprobación, una prueba funcional, la devolución del equipo y los registros que fijan el próximo vencimiento.

Esto es solo mantenimiento programado. No hay ningún aviso de avería en la cabecera del diagrama ni ninguna ruta de emergencia dentro de él. Si una máquina ya está parada, o un operario ha reportado un fallo, eso pertenece al mantenimiento correctivo y reactivo, que arranca desde una solicitud de trabajo y no desde el plan. Los dos procesos se encuentran aquí en un único punto: la decisión «¿Se detectan defectos?». Todo lo que el técnico encuentre fuera del alcance del preventivo sale de este diagrama como una orden correctiva independiente, para planificarse, priorizarse y dotarse por sí misma. Mantener ese límite visible es lo que evita que un preventivo de dos horas se convierta en silencio en una reparación de seis que nadie había programado.

Tres decisiones sostienen el proceso. La del disparador resuelve si el trabajo vence por calendario o por uso, algo que importa porque ambos se comportan de forma muy distinta cuando una máquina pasa un mes parada. «¿Se detectan defectos?» decide qué sale del diagrama como trabajo correctivo. «¿La máquina cumple el estándar?» decide si el activo vuelve a producción, y está a propósito en el carril de calidad y no en el del técnico: quien ejecutó el trabajo no debería ser la única persona que lo da por bueno. Los pasos finales cierran el bucle devolviendo lo encontrado al intervalo del registro, que es lo que separa un programa de mantenimiento de un simple recordatorio de calendario.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco carriles (Planificador de mantenimiento, Operario / producción, Almacén de repuestos, Técnico y Calidad) repartidos en seis fases: Programación, Planificar y preparar, Entrega del equipo, Ejecución del preventivo, Prueba y devolución, y Registro y revisión
• Una decisión «¿Disparo por intervalo o contador?» en cabecera, para que un solo diagrama cubra el preventivo por calendario y el preventivo por uso, donde las horas de marcha que registra el operario contra el activo adelantan o retrasan el trabajo
• La mitad de planificación que casi ningún diagrama de mantenimiento dibuja: una orden de trabajo creada antes del vencimiento, una parada acordada con producción y el almacén preparando el kit de repuestos y consumibles contra esa orden antes de que nadie se acerque a la máquina
• La entrega y la consignación como pasos separados en carriles separados: producción entrega la máquina, el técnico la consigna y la bloquea, y la consignación solo se retira y los resguardos solo se montan cuando la gama de tareas está completa
• Una decisión «¿Se detectan defectos?» que deriva todo lo que queda fuera del alcance del preventivo a su propia orden correctiva en el carril del planificador, de modo que las horas de preventivo y las tendencias de defectos sigan siendo separables y la ventana reservada no se la coma una reparación no planificada
• Devolución con evidencia: una prueba funcional, una decisión de calidad «¿La máquina cumple el estándar?» con bucle de corrección y nueva prueba, la aceptación del equipo por producción, y después el registro de la orden, el reinicio del contador, el ajuste del intervalo según los hallazgos y el cierre

Cuándo usar esta plantilla

• Estás escribiendo o reescribiendo un procedimiento de mantenimiento preventivo y necesitas una sola imagen de las entregas entre planificación, producción, almacén, mantenimiento y calidad
• Los preventivos programados se aplazan o se completan tarde y necesitas ver si se atascan en el disparador, en la parada acordada o en el kit de repuestos
• Estás configurando o migrando un GMAO y quieres acordar el proceso antes de parametrizar tipos de orden, gamas de tareas, contadores y frecuencias de preventivo
• Mantenimiento y producción no se ponen de acuerdo sobre las paradas, así que la negociación de la ventana, la entrega y la devolución del equipo tienen que ser explícitas y tener dueño
• Un auditor, una aseguradora o un organismo de certificación ha pedido una descripción documentada de cómo se planifica, se ejecuta y se registra el mantenimiento programado

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles

   Sustituye Planificador de mantenimiento, Operario / producción, Almacén de repuestos, Técnico y Calidad por los roles que existen de verdad en tu organización. En una planta pequeña el planificador y el técnico suelen ser la misma persona: fusiona esos carriles en vez de dibujar una entrega que nunca ocurre.

2. Escribe tu regla de disparo en la primera decisión

   Indica qué activos van por tiempo y cuáles por uso, qué cuenta realmente el contador (horas de marcha, ciclos, distancia, producción) y quién es responsable de registrarlo. Si tu GMAO lanza el preventivo por lo que ocurra primero, dilo en el diagrama.

3. Fija la antelación de planificación

   Decide con cuánta antelación al vencimiento se crea la orden de trabajo. Tiene que ser suficiente para pedir piezas que no están en stock y para entrar en el plan de producción. Una orden que aparece el día de su vencimiento ya llega tarde, y ese único número explica la mayoría de los preventivos incumplidos.

4. Declara la regla de consignación y entrega

   Registra qué consignación necesita el activo, quién pone y quién quita el bloqueo, si hace falta permiso de trabajo y cómo se trata la energía acumulada en neumática, hidráulica y cargas suspendidas. Anota dónde se registran la entrega y la devolución firmadas.

5. Decide qué pasa con los defectos

   Acuerda la regla para el trabajo encontrado durante el preventivo: qué puede arreglarse dentro de la ventana reservada, qué se lanza como orden correctiva y se planifica aparte, y qué impide devolver la máquina a servicio. Acuerda también quién gradúa la urgencia.

6. Define el registro y el reinicio del contador

   Enumera qué debe contener la orden completada (resultados y lecturas de la gama de tareas, repuestos usados, horas y tiempo de parada) e indica si el próximo vencimiento se cuenta desde la fecha de finalización o desde la fecha prevista. Esas dos reglas producen calendarios muy distintos a lo largo de un año.

7. Recórrelo contra un preventivo ya cerrado

   Coge dos o tres órdenes de preventivo terminadas, una que fuera según lo previsto y otra que se alargara, y sígueles el rastro por el diagrama. Cualquier paso que la gente describa y no esté dibujado, o dibujado pero que se salte en la práctica, es el hallazgo que merece la pena atender antes de publicarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso de mantenimiento preventivo?

El plan de preventivo se genera desde el registro de activos y el trabajo vence por un intervalo de calendario o por una lectura de contador registrada contra el activo. El planificador crea la orden de trabajo con antelación, acuerda una parada con producción y pide al almacén que prepare el kit de repuestos. Producción entrega la máquina, el técnico la consigna y la bloquea, y después ejecuta la gama de tareas contra su lista de comprobación. Todo lo que se encuentre fuera del alcance del preventivo se convierte en una orden correctiva. Se retira la consignación, se montan los resguardos, se hace una prueba funcional que se contrasta con el estándar, producción acepta la máquina de vuelta, y la orden se registra, se reinicia el contador, se ajusta el intervalo si los hallazgos lo justifican y se cierra el registro.

¿Qué diferencia hay entre mantenimiento preventivo, correctivo y reactivo?

El mantenimiento preventivo se programa por tiempo o por uso y se ejecuta haya o no indicios de problema. El correctivo repara un defecto conocido y se puede planificar, que es exactamente lo que deriva la rama «¿Se detectan defectos?» de este diagrama. El reactivo o correctivo por avería arranca después del fallo, desde un aviso y no desde el plan. El mantenimiento basado en condición y el predictivo van al lado: el trabajo se sigue planificando, pero el disparador es una medición (vibración, temperatura, análisis de aceite) y no una fecha ni un objetivo de contador. Esta plantilla cubre únicamente el caso disparado por tiempo y por uso.

¿Conviene disparar un preventivo por intervalo de calendario o por contador?

Ajusta el disparador a lo que realmente provoca el fallo. El envejecimiento, la corrosión, la degradación del lubricante y las fechas de inspección reglamentaria siguen el tiempo transcurrido, así que encaja un intervalo de calendario. El desgaste por uso (rodamientos, correas, filtros, herramientas de corte) sigue las horas de marcha, los ciclos o la distancia, así que encaja mejor un contador y evita que revises una máquina que lleva parada semanas. Muchos sistemas permiten disparar por lo que ocurra primero, que es un valor por defecto razonable en activos con ambos modos de fallo. Los disparadores por uso solo funcionan si las lecturas se registran de forma fiable, así que pon ese paso en el carril de alguien en vez de darlo por supuesto.

¿Qué es el cumplimiento del plan de preventivo y cómo se mide?

Es la proporción de preventivos programados que se completan dentro de su ventana acordada, y es el indicador de salud habitual de un programa de mantenimiento. Solo significa algo cuando has definido la ventana (el margen a un lado y otro de la fecha de vencimiento) y una regla de aplazamientos, incluyendo quién puede aprobarlos y cuántas veces se puede posponer un trabajo. Cada organización fija su propio objetivo en lugar de trabajar contra una cifra universal. Medido sin una ventana definida, el cumplimiento puede reportarse como alto mientras los trabajos se desplazan semanas más allá de su vencimiento.

¿Cómo se sabe si un intervalo de preventivo es el adecuado?

Usa la evidencia que produce el propio proceso. Varios ciclos seguidos sin encontrar nada sugieren que el intervalo es más corto de lo necesario. Fallos que aparecen entre preventivos sugieren que es demasiado largo, o que la gama de tareas está revisando lo que no toca. Las órdenes correctivas lanzadas a partir de hallazgos del preventivo, y los datos de monitorización de estado, te dicen cuál de las dos cosas es. Cambia el intervalo en el registro de activos, con un aprobador con nombre, en lugar de ajustar una sola orden de trabajo. Algunos intervalos no son tuyos para moverlos: las inspecciones reglamentarias y los requisitos del fabricante o de la garantía fijan su propia frecuencia al margen de lo que encuentres.