Diagrama de flujo de la orden de trabajo de mantenimiento

¿Qué es diagrama de flujo de la orden de trabajo de mantenimiento?

Una orden de trabajo de mantenimiento es el registro que el GMAO construye alrededor de un solo trabajo, y este diagrama sigue ese registro y no el fallo técnico que hay detrás: el disparador es simplemente una solicitud de trabajo, abierta por cualquiera que detecte algo mal o algo vencido. A partir de ahí el diagrama recorre todos los estados por los que pasa la orden. El planificador revisa la solicitud y la aprueba o la rechaza, una solicitud aprobada se convierte en una orden de trabajo con un tipo y una prioridad, el trabajo se planifica con su gama de tareas, sus repuestos y sus requisitos de permiso, se contrasta con el almacén y se revisa para entrar en la programación de la semana. Se asigna un técnico, que consigna y prepara el activo, ejecuta el trabajo imputando horas sobre la marcha y, si aparece trabajo fuera del alcance original, lo lanza como orden derivada en vez de absorberlo en esta. El supervisor firma la aceptación del trabajo terminado contra un estándar antes de que se revisen los costes, se registren horas, repuestos y parada, y se cierre la orden.

Este diagrama no trata de por qué hace falta el trabajo. Arranca cuando ya existe una solicitud y nunca pregunta si el disparador fue un plan, una alarma de monitorización de estado o un operario que vio un fallo; ese triaje, y la separación entre trabajo planificado y avería que produce, pertenece a un proceso genérico de mantenimiento de equipos, y un defecto conocido detectado en una inspección, con su propia decisión de seguir según el plan o parar ahora, pertenece a un proceso de mantenimiento correctivo. Tampoco es un diagrama de aprovisionamiento: «¿Hay repuestos en almacén?» es aquí una sola compuerta, y la selección de proveedor, el seguimiento del pedido y la recepción de mercancías que hay detrás de una falta pertenecen a un proceso propio de solicitud de repuestos. Lo que sí posee este diagrama es la columna vertebral administrativa de la propia orden de trabajo: los estados que atraviesa cualquier trabajo en tanto que registro, sea del tipo que sea. Por eso se lee igual para un ajuste de cinco minutos que para una revisión general de tres días. Adapta la lista de tipos, el esquema de prioridades y las reglas de permiso a tus propios procedimientos de seguridad y consignación antes de apoyarte en él.

Cuatro decisiones llevan el registro por su ciclo de vida. «¿Solicitud de mantenimiento válida?» está en manos del planificador porque la calidad de una solicitud es un trabajo de filtro y no un trabajo técnico, y evita que los duplicados y los avisos ajenos a mantenimiento atasquen un backlog pensado para trabajo real. «¿Hay repuestos en almacén?» y «¿Se puede programar esta semana?» están en los carriles de Almacén de repuestos y Planificador de mantenimiento y funcionan juntas: una falta no detiene la orden, la reprograma, y la revisión del backlog está dibujada como un bucle precisamente porque la mayoría de las órdenes pasan por ella más de una vez antes de encontrar hueco. «¿Se ha encontrado trabajo adicional?» está en manos del técnico a mitad del trabajo y es la bifurcación que mantiene la ampliación de alcance fuera de las horas imputadas al trabajo original, sacándola como orden independiente en lugar de dejar que las cifras se desvíen. La aceptación final, «¿El trabajo cumple el estándar de cierre?», está a propósito en manos del supervisor y no del técnico que hizo el trabajo: la misma separación entre ejecutar y aprobar que aparece en cualquier diagrama con algo que merezca una firma.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco carriles (Solicitante / operaciones, Planificador de mantenimiento, Supervisor de mantenimiento, Técnico y Almacén de repuestos) repartidos en siete fases: Solicitud, Revisión y alta, Planificación, Programación, Ejecución, Aceptación y Cierre
• Una decisión «¿Solicitud de mantenimiento válida?» que separa el trabajo real de los duplicados y los avisos ajenos a mantenimiento antes incluso de crear la orden, con una rama de rechazo que avisa al solicitante en lugar de desaparecer sin más
• El alta de la orden de trabajo con un tipo y una prioridad como los dos campos que lee todo lo que viene después, dibujados como marcadores para que los sustituyas por tu propio esquema y no como una lista fija
• Una decisión «¿Hay repuestos en almacén?» donde una falta lanza una solicitud de compra en lugar de dejar el trabajo parado, y donde ambas ramas convergen en el mismo paso de confirmar los repuestos reservados antes de programar
• Un bucle de «¿Se puede programar esta semana?» de vuelta a la propia revisión del backlog, que refleja la realidad: a una orden se le asigna una semana, se deja en espera y se vuelve a revisar, en lugar de programarse a la primera
• Una decisión «¿Se ha encontrado trabajo adicional?» que lanza una orden derivada independiente en vez de absorber alcance extra, y la aceptación del supervisor «¿El trabajo cumple el estándar de cierre?» con bucle de repaso antes de un cierre registrado y valorado

Cuándo usar esta plantilla

• Estás configurando tipos de orden, prioridades y reglas de aprobación en un GMAO nuevo o de sustitución y quieres acordar antes el ciclo de vida
• Las solicitudes se acumulan sin revisar y nadie sabe decir cuáles se aprobaron, cuáles se rechazaron y cuáles simplemente se olvidaron
• Los trabajos se van deslizando semana tras semana y necesitas ver dónde están realmente la revisión del backlog y la compuerta de repuestos dentro del proceso
• Los técnicos meten trabajo extra dentro del trabajo original y las horas imputadas y las cifras de coste ya no significan nada
• Un responsable o un auditor ha preguntado cómo pasa una orden de trabajo de una solicitud en bruto a un registro cerrado y valorado

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles

   Sustituye Solicitante / operaciones, Planificador de mantenimiento, Supervisor de mantenimiento, Técnico y Almacén de repuestos por los roles que existen de verdad en tu planta. En un equipo pequeño el planificador y el supervisor suelen ser la misma persona: fusiona esos carriles en vez de dibujar una entrega que nunca ocurre.

2. Define qué hace válida a una solicitud

   Escribe qué significan de verdad duplicada y ajena a mantenimiento en tu GMAO, quién revisa las solicitudes entrantes y cómo se informa al solicitante rechazado y por qué. Una categoría de solicitud sin dueño es la razón habitual de que un backlog se llene de avisos que nadie va a atender jamás.

3. Fija tu esquema de tipos y prioridades

   Sustituye los tipos marcadores (preventivo, correctivo, proyecto, seguridad) y los niveles de prioridad por los que usa realmente tu GMAO, e indica quién puede asignar o cambiar una prioridad. Ese único campo es por el que se filtra la mayor parte de la programación y la información posteriores.

4. Fija la compuerta de repuestos y la regla de falta

   Decide qué significa disponible (en la estantería frente a pedido con fecha confirmada), quién lanza la solicitud de compra ante una falta y cuándo una falta merece acelerarse por delante del plazo normal del proveedor en lugar de limitarse a reprogramar el trabajo.

5. Acuerda la cadencia semanal de programación

   Indica cuándo se hace la revisión del backlog, quién asiste y qué hace que una orden en espera vuelva a revisión en lugar de quedarse intacta. El bucle de este diagrama solo funciona si alguien celebra de verdad esa reunión en un día fijo.

6. Decide la regla del trabajo encontrado a mitad

   Acuerda cuánto trabajo extra puede meter un técnico en el trabajo en curso antes de tener que lanzarlo como orden derivada propia, y quién aprueba esa decisión sobre la marcha. Sin una regla aquí, cada técnico traza esa línea en un sitio distinto.

7. Recórrelo contra una orden ya cerrada

   Coge dos o tres órdenes de trabajo cerradas recientemente, una que fuera de corrido y otra que quedara en espera o hubiera que repasar, y sígueles el rastro por el diagrama. Cualquier paso que la gente describa de memoria y no esté dibujado, o esté dibujado pero no se siga nunca, es el hallazgo que merece la pena atender antes de publicarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos del proceso de orden de trabajo de mantenimiento?

La solicitud se registra en el GMAO y el planificador comprueba si es válida, devolviendo al solicitante los duplicados y lo ajeno a mantenimiento. Una solicitud aprobada se convierte en una orden de trabajo con tipo y prioridad, y el planificador arma una gama de tareas con las necesidades de repuestos, horas y permisos. El almacén confirma si hay repuestos y lanza una solicitud de compra por lo que falte, y la orden se revisa para entrar en la programación de la semana, volviendo al bucle si queda en espera en lugar de entrar. El supervisor asigna un técnico, que consigna y prepara el activo, ejecuta el trabajo imputando horas y lanza una orden derivada independiente para todo lo que quede fuera del alcance original. El supervisor firma la aceptación del trabajo terminado contra un estándar, y lo devuelve para repasarlo si no cumple, antes de que se revisen los costes y se registren horas, repuestos y parada contra la orden cerrada.

¿Qué diferencia hay entre una solicitud de trabajo y una orden de trabajo?

Una solicitud de trabajo es la petición en bruto: algo que ha visto un operario, un inquilino o un compañero, sin ninguna promesa todavía de que se vaya a atender. Una orden de trabajo es en lo que se convierte una solicitud una vez revisada, aceptada como trabajo de mantenimiento real y dotada de un tipo y una prioridad en el GMAO. Solo una orden lleva gama de tareas, hueco en la programación, horas y repuestos imputados y un registro de coste; una solicitud rechazada por duplicada o por ajena a mantenimiento nunca llega a serlo. Tratar ambas como lo mismo es lo que hace poco fiable un informe de backlog, porque acaban contándose juntas las solicitudes sin revisar y las órdenes ya comprometidas.

¿Quién es el dueño del proceso de orden de trabajo de mantenimiento?

La propiedad está repartida a propósito en lugar de recaer en un solo rol. El planificador es dueño del triaje de solicitudes, del alta de la orden y de la decisión semanal de programación; el supervisor es dueño de la asignación del técnico y de la aceptación final de que el trabajo terminado cumple el estándar; el técnico es dueño de la ejecución y del criterio sobre si el trabajo extra encontrado a mitad necesita su propia orden derivada; y el almacén es dueño de la compuerta de disponibilidad de repuestos. El proceso en su conjunto, es decir, las definiciones que hay detrás de cada decisión y el registro que produce, suele ser propiedad de un jefe de mantenimiento o de un responsable de fiabilidad, aunque ninguna persona toque todos los pasos.

¿Con qué frecuencia hay que revisar el backlog de órdenes de trabajo?

La mayoría de los equipos de mantenimiento hacen una revisión semanal fija, que es lo que representa en este diagrama el bucle «¿Se puede programar esta semana?», porque encaja con la forma habitual de construir los planes de turno y de producción, semana a semana. Las órdenes de prioridad alta o relacionadas con la seguridad suelen revisarse más a menudo, a veces a diario, para que no se queden esperando al siguiente ciclo semanal. No existe una cadencia única correcta; lo que importa es que la revisión ocurra de verdad en un calendario fijo y con un dueño con nombre, porque un backlog que solo se revisa cuando alguien saca tiempo es la causa más común de que las órdenes se queden paradas semanas sin que nadie lo note.

¿Qué registros necesita una orden de trabajo cerrada?

Como mínimo, una orden cerrada debería llevar lo que realmente se hizo frente a la gama de tareas original, las horas de mano de obra y quién las hizo, los repuestos consumidos contra la orden, la parada que se haya producido y el resultado de la aceptación final. Cuando el trabajo haya generado una orden derivada por alcance adicional encontrado a mitad, ambas deberían referenciarse mutuamente para que el historial sea trazable. Ese registro es lo que revisa un responsable ante desviaciones de coste, lo que pide un auditor como evidencia de que se siguió el proceso y lo que de verdad lee el técnico que planifica el siguiente trabajo parecido, así que trata la integridad del registro como el sentido mismo de cerrar una orden y no como papeleo añadido al final.