Flowchart for arbejdsordrer i vedligehold (anmodning til lukning)

Hvad er flowchart for arbejdsordrer i vedligehold (anmodning til lukning)?

En vedligeholdsarbejdsordre er den registrering, et CMMS bygger op omkring ét job, og dette diagram følger registreringen frem for den tekniske fejl bag den: udløseren er ganske enkelt en arbejdsanmodning, oprettet af den, der opdager noget galt eller noget forfaldent. Derfra følger diagrammet hver eneste tilstand, arbejdsordren passerer. Planlæggeren vurderer anmodningen og godkender eller afviser den, en godkendt anmodning bliver til en arbejdsordre med en type og en prioritet, jobbet planlægges med opgaveliste, reservedele og krav om arbejdstilladelse, holdes op mod lageret og gennemgås ind i ugens tidsplan. En tekniker tildeles, frakobler og klargør udstyret, udfører arbejdet og registrerer timer undervejs, og dukker der arbejde op uden for det oprindelige omfang, oprettes det som sin egen opfølgende arbejdsordre frem for at blive slugt af denne. Vedligeholdslederen godkender det færdige arbejde mod en standard, før omkostningerne gennemgås, timer, dele og nedetid registreres, og arbejdsordren lukkes.

Diagrammet handler ikke om, hvorfor arbejdet er nødvendigt. Det tager over, når anmodningen findes, og spørger aldrig, om udløseren var en plan, en alarm fra tilstandsovervågningen eller en operatør, der bemærkede en fejl; den triage, og den opdeling i planlagt arbejde og nedbrud, den giver, hører til i en generel proces for vedligeholdelse af udstyr, og en kendt fejl fundet ved et eftersyn, med sin egen beslutning om at køre videre efter planen eller stoppe nu, hører til i korrigerende vedligehold. Det er heller ikke et diagram over indkøb af reservedele: "Reservedele på lager?" er ét enkelt kontrolpunkt her, og leverandørvalget, rykkerne og varemodtagelsen bag en mangel hører til i en selvstændig proces for reservedelsanmodninger. Det, diagrammet ejer, er arbejdsordrens administrative rygrad, de tilstande ethvert job passerer som registrering uanset arbejdets art, og derfor læser det ens for en justering på fem minutter og en gennemgribende renovering over tre dage. Tilpas typelisten, prioritetsmodellen og reglerne for arbejdstilladelse til jeres egne sikkerheds- og frakoblingsprocedurer, før I læner jer op ad det.

Fire beslutninger bærer registreringen gennem dens livscyklus. "Gyldig vedligeholdsanmodning?" ligger hos planlæggeren, fordi kvaliteten af en anmodning er et portvagtsarbejde og ikke et teknisk et, og den holder dubletter og ikke-vedligehold ude af et efterslæb, der er tiltænkt rigtigt arbejde. "Reservedele på lager?" og "Klar til at planlægge i denne uge?" ligger i banerne Reservedelslager og Vedligeholdsplanlægger og spiller sammen: en mangel stopper ikke arbejdsordren, den omplanlægger den, og gennemgangen af efterslæbet er tegnet som en sløjfe, netop fordi de fleste arbejdsordrer passerer den mere end én gang, før der findes en plads. "Ekstra arbejde fundet?" ligger hos teknikeren midt i jobbet og er den forgrening, der holder omfangsskred væk fra det oprindelige jobs bookede timer ved at sende det ud som en selvstændig arbejdsordre i stedet for at lade tallene skride. Den afsluttende godkendelse, "Er arbejdet færdigt efter standarden?", ligger med vilje hos vedligeholdslederen og ikke hos den tekniker, der udførte arbejdet — den samme adskillelse af at udføre og at godkende, som dukker op alle steder, hvor et diagram har noget, der er værd at skrive under på.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Rekvirent / drift, Vedligeholdsplanlægger, Vedligeholdsleder, Tekniker og Reservedelslager) fordelt på syv faser: Anmodning, Vurdering og oprettelse, Jobplanlægning, Tidsplan, Udførelse, Færdiggørelse samt Afslutning
• Beslutningen "Gyldig vedligeholdsanmodning?", der skiller reelt arbejde fra dubletter og ikke-vedligehold, før der overhovedet oprettes en arbejdsordre, og hvor den afviste vej giver rekvirenten besked frem for at forsvinde i stilhed
• Oprettelsen af arbejdsordren med en type og en prioritet som de to felter, alt nedstrøms læser af, tegnet som pladsholdere, I erstatter med jeres egen model frem for som en fast liste
• Beslutningen "Reservedele på lager?", hvor en mangel udløser en indkøbsrekvisition i stedet for at sætte jobbet i stå, og hvor begge grene mødes i det samme trin, der bekræfter de reserverede dele, før der planlægges
• Sløjfen fra "Klar til at planlægge i denne uge?" tilbage til selve gennemgangen af efterslæbet, som afspejler virkeligheden: en arbejdsordre får ofte en uge, sættes i bero og gennemgås igen frem for at blive planlagt i første forsøg
• Beslutningen "Ekstra arbejde fundet?", der opretter en selvstændig opfølgende arbejdsordre frem for at sluge ekstra omfang, og vedligeholdslederens godkendelse "Er arbejdet færdigt efter standarden?" med en sløjfe til udbedring før en lukning med registrerede omkostninger

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I opsætter arbejdsordretyper, prioriteter og godkendelsesregler i et nyt eller udskiftet CMMS og vil have livscyklussen aftalt først
• Anmodninger hober sig op uden at blive vurderet, og ingen kan sige, hvilke der blev godkendt, hvilke der blev afvist, og hvilke der bare blev glemt
• Jobbene skrider fra uge til uge, og I har brug for at se, hvor gennemgangen af efterslæbet og kontrollen af reservedele reelt ligger i processen
• Teknikerne lægger ekstra arbejde ind på det oprindelige job, og de bookede timer og omkostningstal betyder ikke længere noget
• En leder eller en auditor har spurgt, hvordan en arbejdsordre bevæger sig fra en rå anmodning til en lukket registrering med omkostninger

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Rekvirent / drift, Vedligeholdsplanlægger, Vedligeholdsleder, Tekniker og Reservedelslager med de roller, der reelt findes hos jer. På et lille hold er planlæggeren og vedligeholdslederen ofte den samme person: læg de baner sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker i praksis.

2. Definér hvad der gør en anmodning gyldig

   Skriv ned, hvad dublet og ikke-vedligehold faktisk betyder i jeres CMMS, hvem der vurderer indkomne anmodninger, og hvordan en afvist rekvirent får besked og begrundelse. En anmodningskategori uden ejer er den sædvanlige grund til, at et efterslæb fyldes med sager, ingen nogensinde handler på.

3. Fastlæg jeres typer og prioriteter på arbejdsordren

   Erstat pladsholdertyperne (forebyggende, korrigerende, projekt, sikkerhed) og prioritetsniveauerne med dem, jeres CMMS faktisk bruger, og skriv, hvem der må sætte eller ændre en prioritet. Netop det ene felt er dét, størstedelen af planlægningen og rapporteringen nedstrøms filtreres på.

4. Sæt reglen for reservedele og mangler

   Beslut, hvad på lager betyder (på hylden kontra bestilt med bekræftet dato), hvem der opretter rekvisitionen ved en mangel, og hvornår en mangel er værd at haste igennem forud for leverandørens normale leveringstid frem for bare at omplanlægge jobbet.

5. Aftal den ugentlige planlægningskadence

   Skriv, hvornår gennemgangen af efterslæbet holdes, hvem der deltager, og hvad der får en arbejdsordre i bero til at komme tilbage til gennemgang frem for at ligge urørt. Sløjfen på dette diagram virker kun, hvis nogen rent faktisk afholder det møde på en fast dag.

6. Beslut reglen for arbejde fundet undervejs

   Aftal, hvor meget ekstra arbejde en tekniker må lægge ind på det igangværende job, før det skal oprettes som sin egen opfølgende arbejdsordre, og hvem der skal godkende den vurdering på stedet. Uden en regel her trækker hver tekniker stregen sit eget sted.

7. Prøv det af mod en lukket arbejdsordre

   Tag to-tre nyligt lukkede arbejdsordrer, én der kørte lige igennem, og én der lå i bero eller blev udbedret, og følg dem gennem diagrammet. Hvert trin, folk beskriver efter hukommelsen, men som ikke er tegnet, eller som er tegnet, men aldrig følges i praksis, er den observation, det er værd at rette, før I udgiver det.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består arbejdsordreprocessen i vedligehold af?

En anmodning registreres i CMMS'et, og planlæggeren vurderer, om den er gyldig, og afviser dubletter og ikke-vedligehold tilbage til rekvirenten. En godkendt anmodning bliver til en arbejdsordre med en type og en prioritet, og planlæggeren lægger en opgaveliste med behov for reservedele, timer og arbejdstilladelse. Lageret bekræfter, om delene er på lager, og opretter en rekvisition på det manglende, og arbejdsordren gennemgås ind i ugens tidsplan og sendes rundt i sløjfen igen, hvis den sættes i bero frem for at få en plads. Vedligeholdslederen tildeler en tekniker, som frakobler og klargør udstyret, udfører arbejdet og registrerer timer, og som opretter en selvstændig opfølgende arbejdsordre på alt uden for det oprindelige omfang. Lederen godkender det færdige arbejde mod en standard og sender det tilbage til udbedring, hvis det ikke holder, hvorefter omkostningerne gennemgås, og timer, dele og nedetid registreres på den lukkede arbejdsordre.

Hvad er forskellen på en arbejdsanmodning og en arbejdsordre?

En arbejdsanmodning er den rå henvendelse: noget en operatør, en lejer eller en kollega har bemærket, uden nogen garanti for, at der bliver handlet på det. En arbejdsordre er dét, en anmodning bliver til, når den er vurderet, accepteret som reelt vedligeholdsarbejde og har fået en type og en prioritet i CMMS'et. Kun en arbejdsordre bærer en opgaveliste, en plads i tidsplanen, bookede timer og dele samt en omkostningsregistrering; en anmodning, der afvises som dublet eller som ikke-vedligehold, bliver aldrig til en. At behandle de to som det samme er dét, der gør en rapport over efterslæbet upålidelig, fordi uvurderede anmodninger og forpligtede arbejdsordrer ender med at blive talt sammen.

Hvem ejer arbejdsordreprocessen i vedligehold?

Ejerskabet er fordelt med vilje frem for at ligge hos én rolle. Planlæggeren ejer triagen af anmodninger, oprettelsen af arbejdsordren og den ugentlige planlægningsbeslutning; vedligeholdslederen ejer tildelingen af tekniker og den afsluttende godkendelse af, at det færdige arbejde lever op til standarden; teknikeren ejer udførelsen og vurderingen af, om ekstra arbejde fundet undervejs kræver sin egen opfølgende ordre; og lageret ejer kontrollen af reservedele. En vedligeholdschef eller en driftssikkerhedsansvarlig ejer typisk processen som helhed, altså definitionerne bag hver beslutning og den registrering, den frembringer, selv om ingen enkelt person rører hvert trin.

Hvor ofte bør efterslæbet af arbejdsordrer gennemgås?

De fleste vedligeholdshold kører en fast ugentlig gennemgang, og det er dét, sløjfen "Klar til at planlægge i denne uge?" på dette diagram står for, fordi den passer med, at skifte- og produktionsplaner som regel lægges en uge ad gangen. Arbejdsordrer med høj prioritet eller sikkerhedsmæssig betydning gennemgås typisk oftere, nogle gange dagligt, så de ikke ligger og venter på næste ugentlige runde. Der findes ingen entydigt rigtig kadence; det afgørende er, at gennemgangen faktisk holdes efter en fast plan med en navngiven ejer, for et efterslæb, der kun gennemgås, når nogen får tid, er den mest udbredte grund til, at arbejdsordrer går i stå i ugevis, uden at nogen opdager det.

Hvilke registreringer kræver en lukket arbejdsordre?

Som minimum bør en lukket arbejdsordre indeholde, hvad der faktisk blev udført op mod den oprindelige opgaveliste, timeforbruget og hvem der udførte det, de dele der blev forbrugt på ordren, eventuel nedetid, og resultatet af den afsluttende godkendelse. Hvor arbejdet har afledt en opfølgende arbejdsordre på ekstra omfang fundet undervejs, bør de to henvise til hinanden, så historikken kan følges. Netop den registrering er dét, en leder gennemgår for budgetoverskridelser, dét en auditor beder om som dokumentation for, at processen blev fulgt, og dét en tekniker, der planlægger det næste tilsvarende job, rent faktisk læser. Behandl derfor fuldstændighed som selve pointen med at lukke en arbejdsordre og ikke som papirarbejde, der hænges på til sidst.