Diagrama de flujo del proceso de mantenimiento de equipos

¿Qué es diagrama de flujo del proceso de mantenimiento de equipos?

El mantenimiento de equipos es un único ciclo con tres entradas. Una tarea vence en el plan de mantenimiento, una lectura de monitorización de estado supera su límite de alarma, o un operario avisa de que algo en la línea no va bien. Llegue como llegue la necesidad, se convierte en el mismo objeto (una solicitud de trabajo con un número de activo asociado) y a partir de ahí la ruta es común: clasificación, planificación del trabajo, repuestos, una ventana acordada con producción, ejecución, comprobación funcional, y después registro y coste. Dibujar los tres disparadores confluyendo en una sola cola es lo que evita que las averías se gestionen por radio mientras el trabajo programado vive en una hoja de cálculo aparte.

Este es el ciclo de la orden de trabajo, no el ciclo de vida del activo ni el almacén. Decidir si una máquina envejecida se repara, se reacondiciona o se sustituye, y la inversión que hay detrás, queda por encima de este proceso. Los puntos de pedido, el inventario cíclico y la exactitud de existencias pertenecen al proceso de gestión de inventarios; aquí el almacén de repuestos aparece solo lo justo para responder si las piezas existen, y cuando no existen, la solicitud sale hacia la ruta de solicitud de compra y pedido de compra. Un fallo repetido que merece una investigación de verdad se deriva al análisis de causa raíz y a CAPA en lugar de absorberse como una reparación más, y una modificación permanente del activo (otra pieza, un ajuste distinto, un resguardo nuevo) pasa por control de cambios antes de montarse. Si el activo en cuestión es un servicio de TI y no una máquina física, la plantilla adecuada es la de gestión de incidencias.

Dos decisiones sostienen el diagrama. «¿Programado o avería?» separa el trabajo que se puede planificar, kitear y programar de aquel en el que el equipo ya está parado y lo primero es dejarlo en condiciones seguras; las ramas vuelven a unirse, porque una avería también necesita repuestos, permiso y registro. «¿Hay repuestos en almacén?» es la comprobación que la mayoría de procedimientos escritos se salta, y es donde mueren en silencio los trabajos planificados: el trabajo está planificado, la ventana reservada, y la junta resulta tener un plazo de entrega de seis semanas. Poner la verificación de repuestos antes de programar, en lugar de descubrirlo con las herramientas en la mano, es el cambio que más mejora el cumplimiento del plan.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco carriles (Operario, Planificador de mantenimiento, Técnico, Almacén de repuestos y Responsable de mantenimiento) repartidos en cinco fases: Necesidad y solicitud, Clasificación, Planificación del trabajo, Programación y ejecución, y Cierre
• Tres vías de entrada desde una única decisión «¿Cómo surge la necesidad?»: una tarea preventiva del plan, una alerta de monitorización que el técnico investiga primero, y una avería que reporta el operario, todas confluyendo en «Registrar la solicitud en el GMAO»
• La clasificación «¿Programado o avería?», cuya rama de avería ejecuta «Asegurar y consignar el equipo» en el carril del operario antes de reincorporarse a la ruta planificada en «Planificar tareas, repuestos y horas»
• Una decisión «¿Hay repuestos en almacén?» en el carril de almacén que reserva y prepara el kit, o solicita las piezas que faltan y vuelve al kit una vez recibidas
• «Acordar la ventana con producción» antes de coger ninguna herramienta, y después una puerta «¿Requiere permiso de trabajo?» en el carril del responsable, que cubre la emisión del permiso y la verificación de la consignación
• El cierre en cuatro pasos: la prueba y comprobación funcional del técnico, una decisión «¿Se acepta la vuelta a servicio?» en el carril del operario con bucle de retrabajo, y después la actualización de la OT y el historial del equipo y «Registrar horas, repuestos y coste de parada» antes de cerrar y revisar la orden

Cuándo usar esta plantilla

• Estás escribiendo un procedimiento de mantenimiento o una instrucción de orden de trabajo en el GMAO que debe cubrir el trabajo preventivo, el basado en condición y el reactivo en una sola imagen y no en tres documentos sueltos
• Estás configurando o reconfigurando un GMAO: los campos de la solicitud, los códigos de prioridad, las gamas de trabajo, los permisos, los códigos de fallo y las imputaciones de coste que aparecen en el diagrama se corresponden con pantallas que tienes que parametrizar
• El cumplimiento del plan es malo y necesitas ver dónde se desplazan los trabajos planificados, que normalmente es en la comprobación de repuestos o en la ventana de producción, no en la ejecución
• Quieres acordar las entregas con producción y con almacén: quién entrega el equipo, quién verifica la consignación, quién reserva las piezas y quién acepta el activo de vuelta a servicio
• Estás formando a técnicos, planificadores o contratistas nuevos para que vean dónde empieza y dónde termina su parte del trabajo

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles reales

   Sustituye Operario, Planificador de mantenimiento, Técnico, Almacén de repuestos y Responsable de mantenimiento por los roles que existen de verdad en tu organización. Los equipos pequeños fusionan habitualmente planificador y responsable en un solo carril; las plantas que subcontratan trabajos especializados deberían añadir un carril de contratista en vez de fingir que el carril del técnico lo cubre.

2. Enumera tus disparadores reales de mantenimiento

   Escribe todas las vías por las que puede entrar un trabajo: el plan preventivo, las rutas y alarmas de monitorización de estado, las inspecciones reglamentarias, los avisos de avería de los operarios y los hallazgos que surgen durante otros trabajos. Marca cuáles generan una orden de trabajo automáticamente en tu GMAO y cuáles dependen de que alguien la teclee: las manuales son donde se pierden las necesidades.

3. Escribe la regla de clasificación

   Pon tus definiciones de prioridad en la decisión «¿Programado o avería?»: riesgo para la seguridad y el medio ambiente, impacto en producción, existencia de redundancia y tiempo de respuesta objetivo para cada prioridad. Indica quién está autorizado a declarar algo como avería, porque esa decisión es la que permite a un trabajo saltarse el plan.

4. Fija la regla de repuestos

   Decide qué comprueba realmente la decisión de almacén: stock libre descontando reservas existentes, la lista de repuestos críticos y el plazo de entrega a partir del cual se avisa al planificador y al responsable antes de programar el trabajo. Registra quién puede autorizar una reparación provisional cuando la pieza no vaya a llegar a tiempo.

5. Incorpora tus reglas de permiso y consignación

   Nombra los tipos de tarea que exigen permiso (por ejemplo, trabajos en caliente, entrada en espacios confinados, trabajos en instalaciones eléctricas en tensión o próximos a ellas, trabajos en altura o apertura de líneas con sustancias peligrosas) y quién está autorizado a emitirlo. Mantén separada la persona que emite el permiso de la que ejecuta el trabajo, e indica cómo se verifica la consignación y el bloqueo antes de empezar.

6. Cierra los datos de cierre y recorre el diagrama con cada carril

   Acuerda los códigos de fallo, causa y acción, los puntos de inicio y fin de la parada, y cómo llegan a la orden de trabajo las horas de mano de obra y los repuestos. Después traza dos trabajos recientes por el diagrama, uno preventivo y uno de avería, y corrige cualquier paso que la gente describa y no esté dibujado, o que esté dibujado pero se salte en la práctica.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos del proceso de mantenimiento de equipos?

La necesidad la origina el plan de mantenimiento, una alerta de monitorización de estado o un operario que avisa de una avería. Se registra como solicitud de trabajo contra un activo y se clasifica como trabajo programado o como avería; en una avería lo primero es asegurar y consignar el equipo. El planificador define las tareas, los repuestos y las horas, el almacén confirma si existen las piezas y las prepara o lanza una solicitud de compra, y el trabajo se programa en una ventana acordada con producción. Se emite permiso de trabajo cuando la tarea lo exige, el técnico ejecuta y prueba el trabajo, el operario acepta la vuelta a servicio, y la orden se cierra una vez registrados el historial del equipo y los costes de horas, repuestos y parada.

¿Qué diferencia hay aquí entre mantenimiento programado y correctivo por avería?

El trabajo programado se conoce antes de que el equipo se pare, así que se puede acotar, kitear y planificar: las piezas están en la estantería, la ventana está acordada y el técnico empieza con todo a mano. El trabajo por avería parte de un activo que ya ha fallado, de modo que la primera acción es asegurarlo y consignarlo, y la planificación se hace de forma comprimida. Lo importante en este diagrama es que las dos ramas vuelven a unirse. Una avería también necesita repuestos, puede necesitar permiso y sigue necesitando su historial y su coste registrados, así que pasa por la misma orden de trabajo y no por un arreglo verbal que no deja rastro. La mayoría de equipos sigue el porcentaje de horas dedicadas a trabajo planificado como indicador principal; los objetivos razonables varían por sector y tipo de activo, así que fija el tuyo contra tu propia línea base y no contra un benchmark prestado.

¿Dónde debe ir la comprobación de repuestos dentro del proceso?

Justo después de planificar el trabajo y antes de programarlo. La planificación establece qué necesita el trabajo; la programación compromete una ventana y un técnico. Si la comprobación de piezas ocurre después de ese compromiso, el trabajo o se aplaza a última hora o se empieza y se deja a medias esperando una entrega. En este diagrama el carril de almacén responde «¿Hay repuestos en almacén?» antes de acordar la ventana con producción, y la rama sin stock lanza una solicitud y vuelve al kit una vez recibidas las piezas. La preparación del kit importa tanto como la disponibilidad: piezas reservadas pero repartidas por el almacén siguen costándole al técnico la primera hora de la ventana.

¿Cuándo hace falta un permiso de trabajo?

Cuando el riesgo de la tarea justifica una autorización formal y por escrito antes de empezar. Los disparadores típicos son los trabajos en caliente, la entrada en espacios confinados, los trabajos en instalaciones eléctricas en tensión o próximos a ellas, los trabajos en altura, los equipos a presión y la apertura de líneas con sustancias peligrosas. El permiso deja constancia de la consignación, las precauciones, quién lo autorizó, el límite de tiempo y quién lo devuelve. Qué tareas lo requieren en tu planta sale de tus propias evaluaciones de riesgos y de la normativa que te aplica, por eso el diagrama dibuja la puerta y no su contenido. Dos convenciones merece la pena mantener en lo que escribas: quien emite el permiso no es quien ejecuta el trabajo, y la consignación se verifica físicamente en lugar de darse por supuesta.

¿En qué se diferencia esto de la gestión de inventarios o del análisis de causa raíz?

En el alcance. La gestión de inventarios trata el stock como materia propia (puntos de pedido, inventario cíclico, ajustes y bajas), mientras que este proceso solo pregunta si existen las piezas de un trabajo concreto y traslada la compra a la ruta de solicitud de compra. El análisis de causa raíz se ocupa de por qué un fallo se repite; aquí un fallo repetido se deriva a esa investigación en lugar de absorberse como una reparación más. La gestión de incidencias cubre la restauración de un servicio de TI interrumpido, que corre a otro ritmo y con otros roles que la reparación de un activo físico. Si estás documentando toda una función de mantenimiento necesitarás más de uno de estos diagramas, pero deben encontrarse en entregas definidas en vez de fundirse en uno solo.

¿Qué debe registrar el proceso en el cierre?

Lo suficiente para que el historial del equipo siga siendo útil un año después: qué falló y cómo, qué se hizo, quién lo hizo, cuándo se paró y se rearrancó el activo, los repuestos consumidos, las horas de mano de obra y los resultados de pruebas o mediciones. Los campos codificados de fallo y causa son los que hacen analizable ese historial; el texto libre por sí solo casi nunca lo es. Cuando el equipo está sujeto a inspecciones reglamentarias (aparatos de elevación o equipos a presión, por ejemplo), esas inspecciones tienen su propio calendario y sus propios informes, y no son intercambiables con los registros de mantenimiento rutinario. En la Unión Europea, la Directiva 2009/104/CE y su transposición española, el Real Decreto 1215/1997, exigen mantener los equipos de trabajo en condiciones que no supongan un riesgo y dejar constancia de las comprobaciones. Comprueba qué aplica a tus equipos y a tu jurisdicción: un diagrama de flujo muestra la ruta que se espera seguir y, por sí solo, no demuestra cumplimiento.