設備維修保養流程圖
五條泳道的設備維修保養流程圖：工作申請、計劃性工作與故障停機的分流、工作計劃、備件核查、工作許可證與帶成本的結案。
運作方式
把泳道改成你們真實的角色
把操作員、保養計劃員、技術員、備件倉與保養經理，換成你們機構裡存在的角色。小團隊通常把計劃員與經理合併成一條泳道；把專業工作外判出去的場地，應當加一條承辦商泳道，而不是假裝技術員泳道已經涵蓋了它。
列出你們真實的觸發條件
把一項工作可能進來的每一條路徑都寫出來：預防性保養計劃、狀態監測的巡檢路線與警報、法定檢驗、操作員的故障報修，以及在其他工作中發現的問題。標出其中哪些會在你們的 CMMS 裡自動產生工作單，哪些依賴有人手動輸入——手動的那些正是需求消失的地方。
把分流規則寫下來
把你們的優先次序定義放到「計劃性工作還是故障停機？」這個決策上：安全與環境風險、對生產的影響、是否存在備援，以及每個優先次序的目標回應時間。寫明誰有權把一件事叫作故障停機，因為正是這個判定令一項工作插到隊伍前面。
訂定備件規則
決定備件倉的這個決策究竟核查甚麼：扣除已有預留之後的可用存貨、關鍵備件清單，以及超過多長的交期就必須在工作排程之前知會計劃員與經理。記下當零件無法及時到貨時，誰可以批准一項臨時維修。
掛上你們的許可證與隔離規則
指明哪些工作類型需要工作許可證——例如動火作業、進入密閉空間、在帶電系統上或其附近工作、高空工作，或者打開輸送危險物質的管道——以及誰有權簽發。請令簽發人與實際執行工作的人分開，並寫明工作開始之前如何確認隔離與上鎖掛牌。
定好結案資料，然後與每條泳道一起走一遍這張圖
議定故障、原因與措施代碼，停機時間的起訖點，以及工時與零件如何進入工作單。然後拿兩件最近的工作穿過這張圖，一件預防性保養、一件故障停機，把人們描述得出、圖上卻沒有畫的步驟，以及畫了卻被略過的步驟，逐一改正。
常見問題
設備維修保養流程包含哪些步驟？
需求由保養計劃、狀態監測警報，或一名操作員報告故障而產生。它被登記為一份針對某台設備的工作申請，其後被分流為計劃性工作或故障停機；故障停機會先被置於安全狀態並隔離。計劃員寫出工作步驟、備件與工時，備件倉確認備件是否存在，並要麼把它們配齊、要麼提出請購，工作其後被排進一個與生產議定的時段。需要許可證的工作會簽發工作許可證，技術員執行工作並測試，操作員驗收設備復用；在設備履歷以及工時、零件與停機成本都記錄下來之後，工作單才被結束。
在這條流程裡，計劃性工作與故障停機有甚麼分別？
計劃性工作在設備停下來之前就已經知道，因此可以界定範圍、配齊備件並排入計劃：零件在貨架上、時段已議定、技術員一開始就把一切放在手邊。故障停機的工作由一台已經失效的設備開始，因此第一個動作是令它安全並隔離，而計劃工作以壓縮的形式發生。這張圖裡的關鍵在於兩條分支會重新匯合。一次故障停機同樣需要零件、可能同樣需要許可證，也同樣需要留下履歷與成本，因此它走的是同一張工作單，而不是一次不留痕跡的口頭維修。多數團隊會把計劃性工作所佔的工時比例當作一個頭條指標；合理的目標隨行業與設備類型而不同，所以請以你們自己的基線來訂定目標，而不是照搬一個借來的標杆。
備件核查應當放在流程的哪個位置？
緊接在工作計劃之後、排程之前。工作計劃確定這項工作需要甚麼；排程則佔用一個時段和一名技術員。如果備件核查發生在這個佔用之後，工作要麼在最後一刻被押後，要麼開了個頭就半途擱著等到貨。在這張圖裡，備件倉在與生產議定時段之前回答「備件倉是否有備件？」，而沒有存貨的分支會提出請購，並在收到零件之後回流。配齊與有貨同樣重要：已經預留、卻散落在倉庫各處的零件，仍然會佔掉技術員這個時段的第一個小時。
甚麼時候需要工作許可證？
當這項工作的風險足以要求在開工之前取得一份正式的書面授權時。典型的觸發條件包括動火作業、進入密閉空間、在帶電系統上或其附近工作、高空工作、壓力系統，以及打開輸送危險物質的管道。許可證記錄隔離措施、防護措施、由誰授權、時限，以及由誰交還。在你們場地上哪些工作需要許可證，取決於你們自己的風險評估與適用於你們的法例，因此這張圖畫的是這道關口，而不是它的內容。無論你們怎樣寫，有兩條慣例值得保留：簽發許可證的人不是執行工作的人；隔離要經過實地確認，而不是被假定為已完成。
它與存貨管理或根本原因分析流程有甚麼不同？
在於範圍。存貨管理把存貨本身當作一個獨立主題來管——再訂貨點、循環點算、調整與撇賬——而這條流程只問一件工作所需的零件是否存在，並把採購交給請購路徑。根本原因分析擁有「一項失效為甚麼反覆出現」這個問題；在這裡，重複失效會轉交給那項調查，而不是當作又一次維修被消化掉。事故管理涵蓋的是一項中斷的資訊科技服務的恢復，它跑在另一個時鐘上，角色也與實體設備維修不同。如果你們要記錄整個保養職能，就會需要不止一張這樣的圖，但它們之間應當在明確的交接點相接，而不是被融合成同一張圖。
結案時流程應當記錄甚麼？
足以令設備履歷在一年之後仍然可用：甚麼失效了、如何失效、做了甚麼、由誰做的、設備何時停下又何時重開、消耗了哪些零件、多少工時，以及任何測試或量度結果。帶代碼的故障與原因欄位，才是令這份履歷可分析的東西；單靠自由文字很少能做到。當設備受法定檢驗規管時——例如起重設備或壓力系統——那些檢驗按各自的周期進行，並出具各自的報告，它們與日常保養紀錄不可互相替代。在英國，《1998 年工作設備提供與使用條例》還要求工作設備維持在有效狀態、有效運作秩序與良好維修狀態，並令任何保養日誌保持更新。請核對哪些要求適用於你們的設備與你們所在的司法管轄區：流程圖顯示的是人們應當遵循的路徑，它本身並不能證明合規。