Flowchart for optagelsesproces for studerende
Flowchart for optagelse af studerende: tjek af ansøgningen, adgangskrav, udvalgets afgørelse, tilbud, venteliste eller afslag og svarfrist.
Hvad er flowchart for optagelsesproces for studerende?
Optagelse er et stafetløb mellem fem parter: ansøgeren, optagelseskontoret, det faglige institut, udvalget og studieadministrationen. Det er ved hver overlevering, ansøgninger går i stå, som regel fordi ingen ejer næste skridt, eller fordi ansøgeren aldrig fik at vide, hvad der manglede.
Skabelonen tegner stafetten i fem swimlanes: Ansøger, Optagelseskontor, Fagligt institut, Optagelsesudvalg og Studieadministration. Den viser porten "Ansøgning fuldstændig?", beslutningen "Opfylder adgangskravene?" og den tredelte "Udvalgets afgørelse?" med Tilbud, Venteliste eller Afslag, samt en ventelisteløkke, der hver gang et tilbud bortfalder, tjekker "Ledig plads inden fristen?" igen.
Når pladsen er bekræftet, går sagen videre til indskrivning: se [indskrivningsproces for studerende](/da/templates/indskrivningsproces-for-studerende). Hvis en studerende senere forlader studiet, overtager [udmeldelsesproces for studerende](/da/templates/udmeldelsesproces-for-studerende). Trinene er eksempler; tilpas formuleringer og frister til jeres egen institutions offentliggjorte regler.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire faser (Ansøg, Gennemgå, Afgør, Svar) på tværs af banerne Ansøger, Optagelseskontor, Fagligt institut, Optagelsesudvalg og Studieadministration.
- To tidlige porte, "Ansøgning fuldstændig?" med løkken "Bed om manglende bilag med en frist" og "Opfylder adgangskravene?" med en noteret begrundelse, når svaret er Nej.
- Beslutningen "Udvalgets afgørelse?" med grenene Tilbud, Venteliste og Afslag, en pause "Placér på venteliste, til der bliver plads" og løkken "Ledig plads inden fristen?", der ender i "Plads bekræftet" eller et afslagsbrev.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I står for optagelsen på en skole, en uddannelsesinstitution eller et studieprogram og vil have ét billede af, hvem der gør hvad mellem ansøgning og bekræftet plads.
- Ansøgere klager over, at ingen sagde, hvad der manglede, eller venteliste-afgørelserne virker uens.
- I forbereder en procesgennemgang, en overdragelse til nye medarbejdere i optagelsen eller en drøftelse af serviceniveau med de faglige institutter.
Sådan fungerer det
Fastlæg reglen for en fuldstændig ansøgning
Skriv præcis, hvilke dokumenter der gør en ansøgning fuldstændig, og læg listen ind i den første henvendelse til ansøgeren. Løkken "Bed om manglende bilag med en frist" virker kun, hvis både frist og liste er tydelige.
Adskil adgangskrav fra rangering
Lad instituttet besvare "Opfylder adgangskravene?" ud fra offentliggjorte kriterier, og send kun kvalificerede ansøgere videre til "Rangér og indstil til udvalget". Gem afslagsbegrundelsen i sagen.
Definér reglerne for ventelisten
Beslut, hvordan ventelisten rangeres, og hvornår fristen falder, så "Ledig plads inden fristen?" kun har ét svar. Kombinér med [dokumentgodkendelse-workflow](/da/templates/dokumentgodkendelse-workflow), hvis tilbud skal godkendes, før de sendes.
Fastsæt svarfristen
Skriv fristen ind i "Send tilbud med svarfrist", og frigiv pladsen med "Frigiv pladsen og tjek ventelisten igen", når den er overskredet. Giv antagne studerende videre til [indskrivningsproces for studerende](/da/templates/indskrivningsproces-for-studerende).
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på en venteliste og et afslag?
En ansøger på ventelisten er kvalificeret, men der er endnu ingen ledig plads, så ansøgningen venter på, at en plads bliver fri. Et afslag er endeligt for dette optag. I diagrammet løber "Placér på venteliste, til der bliver plads" gennem "Ledig plads inden fristen?" og bliver først til et afslag, når fristen er overskredet.
Hvem bør træffe den endelige optagelsesafgørelse?
Det afhænger af institutionen. Diagrammet viser et optagelsesudvalg, der afgør på grundlag af instituttets indstilling, mens optagelseskontoret sender brevet. Omdøb banerne, hvis afgørelserne træffes af én dekan eller af en automatisk regel.
Hvad sker der, hvis en ansøger ikke svarer på et tilbud?
Efter den fastsatte frist frigives pladsen, og den næste på ventelisten overvejes. Diagrammet viser det som "Tilbud accepteret inden fristen?" med svaret Afvist eller intet svar, derefter "Frigiv pladsen og tjek ventelisten igen".
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder sender denne proces videre til Flowchart for indskrivningsproces for studerende.
Den er ét trin i Studerendes forløb.
Trin 1: Flowchart for optagelsesproces for studerende Du er her
Flowchart for optagelse af studerende: tjek af ansøgningen, adgangskrav, udvalgets afgørelse, tilbud, venteliste eller afslag og svarfrist.
Trin 2: Flowchart for indskrivningsproces for studerende
Flowchart for indskrivning af studerende: dokumentcheck, betaling af gebyrer, tilmelding til kurser, introduktion, støttehenvisning og bekræftelse på stikdagen.