Sådan kortlægger du en optagelsesproces for studerende
Sådan kortlægger du en optagelsesproces: tegn beslutningerne og ventelisteløkken først, derefter rollerne. Levende eksempel fra ansøgning til bekræftet plads med svarfrister.
Optagelse ligner en lige linje fra ansøgning til indskrivning, men er en række beslutninger med en løkke i midten. Tegn beslutningerne og ventelisten først, så falder rollerne på plads omkring dem.
Kort fortalt
- Kortlæg beslutningerne og navngiv hver gren, før du tildeler roller.
- Ventelisten er en løkke: afvent, plads frigøres, tilbud, afvisning, frigivelse, tjek igen.
- Giv ventelisten en slutdato, så løkken har en udgang.
- Sæt en frist på hver handling hos ansøgeren, som manglende bilag og accept af tilbud.
- Afslag og afvisninger bør registrere en begrundelse, for de registreringer besvarer senere spørgsmål.
Beslutninger først, roller bagefter
De fleste optagelsesdiagrammer begynder med, hvem der gør hvad: optagelseskontoret, udvalget, ansøgeren. Det giver et ryddeligt sæt swimlanes og meget lidt forståelse. De spørgsmål, ansøgere og medarbejdere faktisk stiller, handler om udfald. Er ansøgningen fuldstændig? Opfylder ansøgeren adgangskravene? Hvad besluttede udvalget? Svarede ansøgeren til tiden? Hver af dem er en beslutning med mere end én udgang, og processen er summen af de udgange.
Den del, de fleste diagrammer får forkert, er ventelisten. En ansøger på venteliste er hverken færdig eller afvist: vedkommende venter, en plads kan blive fri, og processen går tilbage til at give et tilbud. Afviser en ansøger et tilbud, frigiver det en plads, og ventelisten tjekkes igen. Det er en løkke, og den skal ende et sted, som regel ved en frist, hvorefter de resterende ansøgere får afslag. Et diagram uden den løkke og dens udgang viser processen stoppe hos udvalget, mens en stor del af arbejdet i praksis sker bagefter.
Metoden er derfor at kortlægge i denne rækkefølge. Først list alle beslutninger og navngiv hver gren. Dernæst tegn ventelisteløkken og dens frist. Tredje tilføj frister til alt, ansøgeren skal gøre, som at sende manglende bilag eller acceptere et tilbud, for en frist er det, der gør en ventetilstand til en beslutning. Først derefter lægger du trinnene ind i baner for ansøger, optagelseskontor og udvalg, så hver overlevering viser sig som et banekryds, du kan tidsmåle.
Eksemplet nedenfor er en optagelsesproces for studerende i QueryChart, bygget i fire faser. Adgangsregler, krav om lighed og klageret varierer fra institution til institution og fra land til land, så betragt diagrammet som en struktur, der skal tilpasses jeres egen optagelsespolitik, og ikke som en beskrivelse af, hvad en institution skal gøre. Skabelonen findes på /da/templates/optagelsesproces-for-studerende.
Fra ansøgning til bekræftet plads
En optagelsesproces med en løkke for fuldstændighed, en afgørelse i udvalget og en venteliste.
Fuldstændighed og adgangskrav
Ansøgningen modtages, og den første beslutning spørger, om den er fuldstændig. Hvis ikke, bliver ansøgeren bedt om de manglende bilag med en frist, og diagrammet løber tilbage til tjekket. Fuldstændige ansøgninger tjekkes mod adgangskravene, og dem, der ikke opfylder dem, registreres med begrundelsen og sendes til et afslag.
Rangering og udvalgets udfald
Ansøgere, der opfylder kravene, rangeres og indstilles til udvalget. Udvalgets udfald er en tredelt beslutning: tilbud, venteliste eller afslag. Når alle tre grene er tegnet, bliver ventelisten synlig i stedet for en uforklaret pause.
Ventelisteløkken
En ansøger på venteliste afventer, at en plads bliver ledig. En beslutning spørger, om en plads er ledig inden fristen. Hvis ja, sendes et tilbud med svarfrist. Hvis tilbuddet afvises eller ikke besvares, frigives pladsen, og ventelisten tjekkes igen. Hvis fristen overskrides, får de resterende ansøgere et afslag.
Bekræftelse og rollerne
Et accepteret tilbud bekræfter pladsen og giver sagen videre til indskrivning, og alle andre veje ender i afslagsbrevet. Når beslutningerne er fastlagt, viser banerne for ansøger, optagelseskontor og udvalg, hvor hver overlevering sker, og hvor ventetiden samler sig.
Sådan fungerer det
List alle beslutninger
Skriv hvert punkt ned, hvor udfaldet kan variere: fuldstændig eller ej, krav opfyldt eller ej, udvalgets udfald, tilbud accepteret eller ej. Tilføj hver som en beslutning i QueryChart med navngivne grene, før der findes nogen baner.
Tegn hovedvejen til et tilbud
Forbind trinnene fra ansøgning til tilbud med ja-grenene. Hold den kort og enkel. Målet er en rygrad, du kan læse i ét hug, med undtagelserne hængende på den.
Tegn ventelisteløkken
Tilføj et ventetrin, en beslutning om, hvorvidt en plads er blevet ledig, og linjerne tilbage til tilbuddet. Forbind vejen for et afvist tilbud tilbage til samme beslutning, så en frigivet plads tilbydes videre.
Giv løkken en udgang
Tilføj grenen for fristen fra ventelistebeslutningen til afslaget. Skriv den faktiske fristregel i en kommentar, hentet fra jeres optagelsespolitik og ikke gættet.
Tilføj frister og registreringer
Sæt en frist i navnet på hver handling hos ansøgeren, og lad afslag registrere en begrundelse. Begge dele er små tilføjelser, der besvarer de fleste senere henvendelser.
Tildel baner og læs overleveringerne
Flyt nu trinnene ind i baner for ansøgeren, kontoret og udvalget. Se på banekrydsene: hvert af dem er et sted, hvor en ansøgning kan blive liggende uden opsyn.
Faldgruber du skal undgå
Ventelisten som en status
En statusboks skjuler løkken. Vis ventetrinnet, den frigjorte plads og vejen tilbage til tilbudsbeslutningen.
En løkke uden frist
Hvis ventelisten aldrig slutter i diagrammet, får ansøgerne heller aldrig et endeligt svar på papiret. Tegn fristen.
Start med organisationsdiagrammet
Baner først giver et billede af afdelinger. Beslutninger først giver et billede af processen.
Afslag uden navn
Flere forskellige afslag gemmer sig i én boks. Navngiv hvorfor: ufuldstændig, krav ikke opfyldt, udvalg, frist.
Kortlæg din egen optagelsesproces
Åbn eksemplet på optagelse af studerende som dit eget diagram, ændr adgangsreglerne og fristen, så de passer til jeres politik, og tildel derefter banerne.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal man tegne først i en optagelsesproces?
Beslutningerne. List de punkter, hvor udfaldet kan variere, og tegn hver med navngivne grene. Roller kan tilføjes som baner bagefter uden at ændre logikken.
Hvordan viser jeg en venteliste i et flowchart?
Som en løkke. Et ventetrin fører til en beslutning om, hvorvidt en plads er blevet ledig. Ja fører til et tilbud, ikke endnu vender tilbage til ventetrinnet, og en overskredet frist fører til et afslag. Et afvist tilbud vender tilbage til samme beslutning.
Kan diagrammet bruges til andre ansøgninger?
Ja. Løkken for fuldstændighed, udvalgets afgørelse og ventelisten passer til legater, pladser på programmer og nogle puljer. Til næste trin, læs /da/templates/indskrivningsproces-for-studerende, og til beslutningsmønstret /da/guides/saadan-laver-du-et-beslutningsdiagram.
Er diagrammet en erklæring om optagelsespolitik?
Nej. Adgangsregler, pligter om ligebehandling og klageret fastsættes af hver institution og af loven, hvor den virker. Diagrammet viser strukturen; skriv jeres egne regler i navne og kommentarer.