Zulassungsverfahren als Flussdiagramm (Studienplatz und Warteliste)
Zulassungsverfahren als Flussdiagramm: Vollständigkeitsprüfung, Zugangsvoraussetzungen, Ausschussentscheidung, Warteliste oder Absage und Frist zur Annahme des Angebots.
Was ist zulassungsverfahren als flussdiagramm (studienplatz und warteliste)?
Zulassung ist ein Staffellauf zwischen fünf Beteiligten: Bewerber/in, Zulassungsstelle, Fachbereich, Ausschuss und Studierendensekretariat. An jeder Übergabe bleiben Bewerbungen liegen, meist weil niemand den nächsten Schritt besitzt oder Bewerbende nie erfahren haben, was fehlt.
Die Vorlage zeichnet diesen Staffellauf in fünf Bahnen: Bewerber/in, Zulassungsstelle, Fachbereich, Zulassungsausschuss und Studierendensekretariat. Sie zeigt die Schranke „Bewerbung vollständig?“, die Entscheidung „Zugangsvoraussetzungen erfüllt?“ und die Dreifachentscheidung „Ausschussentscheidung?“ mit Angebot, Warteliste oder Absage, dazu eine Wartelistenschleife, die bei jedem verfallenen Angebot erneut „Platz vor Fristende frei?“ fragt.
Ist der Platz bestätigt, geht die Akte in die Einschreibung: siehe [Immatrikulationsprozess](/de/templates/immatrikulation-prozess). Verlässt eine Person das Studium später, greift der [Exmatrikulationsprozess](/de/templates/exmatrikulation-prozess). Die Schritte sind Beispiele; passen Sie Formulierungen und Fristen an die veröffentlichten Regeln Ihrer Einrichtung an.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Phasen (Bewerbung, Prüfung, Entscheidung, Rückmeldung) über die Bahnen Bewerber/in, Zulassungsstelle, Fachbereich, Zulassungsausschuss und Studierendensekretariat.
- Zwei frühe Schranken: „Bewerbung vollständig?“ mit der Schleife „Fehlende Unterlagen mit Frist anfordern“ sowie „Zugangsvoraussetzungen erfüllt?“ mit einem festgehaltenen Grund bei Nein.
- Eine Entscheidung „Ausschussentscheidung?“ mit den Zweigen Angebot, Warteliste und Absage, die Wartezeit „Auf der Warteliste halten, bis Plätze frei werden“ und die Schleife „Platz vor Fristende frei?“, die in „Platz bestätigt“ oder einem Absagebescheid endet.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie leiten die Zulassung einer Schule, Hochschule oder eines Studiengangs und möchten ein einziges Bild davon, wer zwischen Bewerbung und bestätigtem Platz was tut.
- Bewerbende beschweren sich, dass ihnen niemand gesagt hat, was fehlt, oder Wartelistenentscheidungen wirken uneinheitlich.
- Sie bereiten eine Prozessprüfung, die Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder ein Gespräch über Servicezeiten mit den Fachbereichen vor.
So funktioniert es
Vollständigkeitsregel festlegen
Listen Sie genau auf, welche Unterlagen eine Bewerbung vollständig machen, und nehmen Sie diese Liste in die erste Anfrage an die Bewerbenden auf. Die Schleife „Fehlende Unterlagen mit Frist anfordern“ funktioniert nur, wenn Frist und Liste eindeutig sind.
Zugangsvoraussetzungen von der Rangfolge trennen
Lassen Sie den Fachbereich „Zugangsvoraussetzungen erfüllt?“ anhand veröffentlichter Kriterien beantworten und geben Sie nur qualifizierte Bewerbungen an „Rangliste erstellen und für den Ausschuss auswählen“ weiter. Halten Sie den Ablehnungsgrund in der Akte fest.
Wartelistenregeln definieren
Legen Sie fest, wie die Warteliste geordnet wird und wann das Fristende liegt, damit „Platz vor Fristende frei?“ nur eine Antwort hat. Kombinieren Sie das mit dem [Dokumentenfreigabe-Workflow](/de/templates/dokumentenfreigabe-workflow), wenn Angebote vor dem Versand freigegeben werden müssen.
Annahmefrist setzen
Tragen Sie die Frist in „Zulassungsangebot mit Annahmefrist senden“ ein und geben Sie den Platz mit „Platz freigeben und Warteliste neu prüfen“ frei, sobald sie abläuft. Übergeben Sie angenommene Plätze an den [Immatrikulationsprozess](/de/templates/immatrikulation-prozess).
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Warteliste und Absage?
Wer auf der Warteliste steht, ist qualifiziert, aber es ist noch kein Platz frei; die Bewerbung wartet, bis einer frei wird. Eine Absage gilt endgültig für diesen Durchgang. In diesem Diagramm läuft „Auf der Warteliste halten, bis Plätze frei werden“ über „Platz vor Fristende frei?“ und wird erst zur Absage, wenn das Fristende erreicht ist.
Wer sollte die endgültige Zulassungsentscheidung treffen?
Das hängt von der Einrichtung ab. Das Diagramm zeigt einen Zulassungsausschuss, der auf Grundlage der Vorauswahl des Fachbereichs entscheidet, während die Zulassungsstelle den Bescheid versendet. Benennen Sie die Bahnen um, wenn bei Ihnen eine Dekanin, ein Dekan oder eine automatische Regel entscheidet.
Was passiert, wenn Bewerbende auf ein Angebot nicht antworten?
Nach der genannten Frist wird der Platz freigegeben und die nächste Person auf der Warteliste geprüft. Das Diagramm zeigt das als „Angebot fristgerecht angenommen?“ mit der Antwort „Abgelehnt oder keine Antwort“ und anschließend „Platz freigeben und Warteliste neu prüfen“.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen übergibt dieser Prozess an Immatrikulationsprozess als Flussdiagramm (Einschreibung).
Er ist ein Schritt in Studienverlauf.
Schritt 1: Zulassungsverfahren als Flussdiagramm (Studienplatz und Warteliste) Sie sind hier
Zulassungsverfahren als Flussdiagramm: Vollständigkeitsprüfung, Zugangsvoraussetzungen, Ausschussentscheidung, Warteliste oder Absage und Frist zur Annahme des Angebots.
Schritt 2: Immatrikulationsprozess als Flussdiagramm (Einschreibung)
Immatrikulationsprozess als Flussdiagramm: Unterlagenprüfung, Gebührenklärung, Kursanmeldung, Einführung, Unterstützungsangebote und Bestätigung zum Stichtag.
Schritt 3: Exmatrikulationsprozess als Flussdiagramm (Studienabbruch)