Immatrikulationsprozess als Flussdiagramm (Einschreibung)
Immatrikulationsprozess als Flussdiagramm: Unterlagenprüfung, Gebührenklärung, Kursanmeldung, Einführung, Unterstützungsangebote und Bestätigung zum Stichtag.
Was ist immatrikulationsprozess als flussdiagramm (einschreibung)?
Zwischen der Annahme eines Angebots und der ersten Veranstaltung durchläuft eine Person vier Stellen: Studierendensekretariat, Finanzen, Studierendenservice und Fachbereich. Arbeiten sie nach unterschiedlichen Checklisten, fallen Studierende durch die Lücken, meist bei Gebühren oder Kursanmeldung.
Die Vorlage bildet diesen Weg in fünf Bahnen ab: Zugelassene/r Studierende/r, Studierendensekretariat, Finanzen / Gebühren, Studierendenservice und Fachbereich. Sie enthält die Schleife „Unterlagen bestätigt?“ für beglaubigte Kopien, die Entscheidung „Gebühren bezahlt oder Ratenzahlung vereinbart?“ mit Rückstellung und Stornierung sowie „Voraussetzungen und Kapazität erfüllt?“ für die Kursanmeldung.
Sie schließt an das [Zulassungsverfahren](/de/templates/zulassungsverfahren-prozess) an. Wer nach der Einschreibung geht, wechselt in den [Exmatrikulationsprozess](/de/templates/exmatrikulation-prozess). Gezeigte Fristen und Regeln sind Beispiele, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Die Phasen Prüfen, Klären, Anmelden und Bestätigen über die Bahnen Zugelassene/r Studierende/r, Studierendensekretariat, Finanzen / Gebühren, Studierendenservice und Fachbereich.
- Drei Entscheidungen: „Unterlagen bestätigt?“, „Gebühren bezahlt oder Ratenzahlung vereinbart?“ (mit der Wartezeit „Einschreibung zurückstellen und Erinnerung senden“) und „Voraussetzungen und Kapazität erfüllt?“ mit der Schleife „Alternativen oder Warteliste empfehlen“.
- Einführung, der Zweig „Unterstützungsbedarf angegeben?“ zum Studierendenservice und die Schlussprüfung „Am Stichtag eingeschrieben und anwesend?“, die in „Einschreibung bestätigt“ oder in der Streichung aus der Matrikel endet.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Studierendensekretariat, Finanzen und Studierendenservice halten jeweils einen Teil der Einschreibung und Sie wünschen ein gemeinsames Bild.
- Studierende melden, dass sie storniert oder doppelt belastet wurden oder dass der Unterricht beginnt, bevor Zugang und Stundenplan bereit sind.
- Sie dokumentieren die Einschreibung für ein Audit, eine Systemmigration oder ein Handbuch für neue Mitarbeitende.
So funktioniert es
Dokumenten-Checkliste vereinbaren
Halten Sie fest, welche Identitäts- und Qualifikationsnachweise das Sekretariat akzeptiert und was als beglaubigt gilt. Verwenden Sie die Liste in „Identitäts- und Qualifikationsnachweise prüfen“ und „Beglaubigte Kopien anfordern“.
Gebührenklärung ausdrücklich machen
Bestimmen Sie, wer eine Ratenzahlung vereinbaren darf und bis wann „Gebühren bezahlt oder Ratenzahlung vereinbart?“ gelten muss. Stornieren Sie erst nach einer schriftlichen Erinnerung, wie im Zweig „Frist abgelaufen“.
Anmelderegeln prüfen
Veröffentlichen Sie Voraussetzungen und Platzgrenzen, damit „Voraussetzungen und Kapazität erfüllt?“ vorhersehbar ist. Zeigen Sie Alternativen auf, statt Studierende im Prozess hängen zu lassen.
Zum Stichtag bestätigen
Nutzen Sie den Stichtag, um zu entscheiden, wer für Förderung und Berichtswesen eingeschrieben ist. Verknüpfen Sie Beschwerden über einen stornierten Platz mit dem [Reklamationsprozess](/de/templates/kundenreklamation-prozess), damit sie nachverfolgt werden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Stichtag bei der Einschreibung?
Es ist das Datum, an dem die Einschreibung für Förderung und Berichtswesen gezählt wird. Oft markiert er auch den letzten Zeitpunkt für einen Rücktritt ohne volle Gebühren, wobei die Regeln je nach Einrichtung und Land abweichen. Das Diagramm nutzt ihn als letzte Prüfung.
Was, wenn Studierende die Gebühren nicht rechtzeitig zahlen können?
Das Diagramm zeigt die Wartezeit „Einschreibung zurückstellen und Erinnerung senden“, die zur Gebührenprüfung zurückführt, sodass eine Ratenzahlung vereinbart werden kann. Erst nach Ablauf der Frist folgt „Einschreibung stornieren und Platz freigeben“.
Wo kommen Studierende mit Unterstützungsbedarf vor?
Nach der Einführung schickt „Unterstützungsbedarf angegeben?“ Studierende zu „An den Studierendenservice für Nachteilsausgleiche verweisen“, bevor die Lehre beginnt. Wer nichts angibt, kann sich später melden; das Diagramm zeigt den Hauptweg.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Zulassungsverfahren als Flussdiagramm (Studienplatz und Warteliste) und übergibt an Exmatrikulationsprozess als Flussdiagramm (Studienabbruch).
Er ist ein Schritt in Studienverlauf.
Schritt 1: Zulassungsverfahren als Flussdiagramm (Studienplatz und Warteliste)
Zulassungsverfahren als Flussdiagramm: Vollständigkeitsprüfung, Zugangsvoraussetzungen, Ausschussentscheidung, Warteliste oder Absage und Frist zur Annahme des Angebots.
Schritt 2: Immatrikulationsprozess als Flussdiagramm (Einschreibung) Sie sind hier
Immatrikulationsprozess als Flussdiagramm: Unterlagenprüfung, Gebührenklärung, Kursanmeldung, Einführung, Unterstützungsangebote und Bestätigung zum Stichtag.
Schritt 3: Exmatrikulationsprozess als Flussdiagramm (Studienabbruch)
Exmatrikulationsprozess als Flussdiagramm: Bleibegespräch, Erstattungsfrist, Rückzahlung von Förderung, Freigaben von Bibliothek und Wohnheim und Abschluss der Akte.