Flowchart for indskrivningsproces for studerende
Flowchart for indskrivning af studerende: dokumentcheck, betaling af gebyrer, tilmelding til kurser, introduktion, støttehenvisning og bekræftelse på stikdagen.
Hvad er flowchart for indskrivningsproces for studerende?
Mellem at tage imod et tilbud og at deltage i den første undervisning passerer en studerende fire teams: studieadministrationen, økonomi, studievejledningen og det faglige institut. Arbejder nogen af dem efter en anden tjekliste, falder studerende gennem hullerne, som regel ved betaling eller kursustilmelding.
Skabelonen kortlægger forløbet i fem baner: Optaget studerende, Studieadministration, Økonomi / betaling, Studieservice og Fagligt institut. Den indeholder løkken "Dokumenter verificeret?" for bekræftede kopier, beslutningen "Betalt eller afbetalingsaftale indgået?" med en pause og en annulleringsgren samt "Forudsætninger og kapacitet opfyldt?" ved kursustilmelding.
Den følger efter [optagelsesproces for studerende](/da/templates/optagelsesproces-for-studerende). En studerende, der forlader studiet efter indskrivningen, går videre til [udmeldelsesproces for studerende](/da/templates/udmeldelsesproces-for-studerende). Frister og regler i diagrammet er eksempler, som I skal erstatte med jeres egne.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Faserne Verificér, Afklar, Tilmeld og Bekræft med banerne Optaget studerende, Studieadministration, Økonomi / betaling, Studieservice og Fagligt institut.
- Tre beslutninger: "Dokumenter verificeret?", "Betalt eller afbetalingsaftale indgået?" (med pausen "Sæt indskrivningen på pause og send en påmindelse") og "Forudsætninger og kapacitet opfyldt?" med løkken "Rådgiv om alternativer eller ventelisten".
- Introduktion, en gren "Støttebehov oplyst?" til støtteteamet og et afsluttende tjek "Indskrevet og til stede på stikdagen?", der ender i "Indskrivning bekræftet" eller afmelding fra studiet.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Jeres studieadministration, økonomi og studieservice har hver en del af indskrivningen, og I vil have ét fælles billede.
- Studerende melder, at de bliver annulleret eller opkrævet to gange, eller at undervisningen starter, før adgang og skema er klar.
- I dokumenterer indskrivningen til en revision, en systemmigrering eller en håndbog til nye medarbejdere.
Sådan fungerer det
Aftal dokumentlisten
Skriv ned, hvilke identitets- og uddannelsesdokumenter studieadministrationen accepterer, og hvad der tæller som bekræftet. Brug den i "Tjek identitets- og uddannelsesdokumenter" og "Bed om bekræftede kopier".
Gør betalingsafklaringen tydelig
Beslut, hvem der må indgå en afbetalingsaftale, og den præcise frist for "Betalt eller afbetalingsaftale indgået?". Annullér først efter en skriftlig påmindelse, som i Afvis-grenen.
Tjek tilmeldingsreglerne
Offentliggør forudsætninger og pladsbegrænsninger, så "Forudsætninger og kapacitet opfyldt?" er forudsigeligt. Vis studerende vej til alternativer i stedet for at lade dem sidde fast.
Bekræft på stikdagen
Brug stikdagen til at afgøre, hvem der er indskrevet i forhold til tilskud og indberetning. Knyt klager over en annulleret plads til [kundeklage-proces](/da/templates/kundeklage-proces), så de bliver fulgt.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er stikdagen ved indskrivning?
Det er den dato, hvor en studerendes indskrivning tælles med i forhold til tilskud og indberetning. Den markerer ofte også sidste tidspunkt for at melde sig ud uden fuld betaling, men reglerne varierer fra institution til institution og fra land til land. Diagrammet bruger den som sidste tjek.
Hvad hvis en studerende ikke kan betale til tiden?
Diagrammet viser en pause "Sæt indskrivningen på pause og send en påmindelse", der løber tilbage til betalingstjekket, så der kan indgås en afbetalingsaftale. Først når fristen er overskredet, nås "Annullér indskrivningen og frigiv pladsen".
Hvor passer studerende med støttebehov ind?
Efter introduktionen sender "Støttebehov oplyst?" en studerende til "Henvis til støtteteamet for tilpasninger", før undervisningen begynder. Studerende, der ikke oplyser noget, kan stadig bede om hjælp senere; diagrammet viser hovedvejen.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for optagelsesproces for studerende og sender videre til Flowchart for udmeldelsesproces for studerende.
Den er ét trin i Studerendes forløb.
Trin 1: Flowchart for optagelsesproces for studerende
Flowchart for optagelse af studerende: tjek af ansøgningen, adgangskrav, udvalgets afgørelse, tilbud, venteliste eller afslag og svarfrist.
Trin 2: Flowchart for indskrivningsproces for studerende Du er her
Flowchart for indskrivning af studerende: dokumentcheck, betaling af gebyrer, tilmelding til kurser, introduktion, støttehenvisning og bekræftelse på stikdagen.
Trin 3: Flowchart for udmeldelsesproces for studerende
Flowchart for udmeldelse af studerende: fastholdelsessamtale, tilbagebetalingsfrist, tilbagebetaling af støtte, afklaringer og endelig opdatering af studiekortet.