Diagrama de flujo del proceso de admisión de estudiantes
Plantilla de diagrama de flujo de admisión de estudiantes: solicitud completa, requisitos de acceso, decisión del comité, oferta, lista de espera o rechazo y plazo de aceptación.
¿Qué es diagrama de flujo del proceso de admisión de estudiantes?
La admisión es un relevo entre cinco partes: el solicitante, la oficina de admisiones, el departamento académico, el comité y la secretaría académica. En cada traspaso las solicitudes se atascan, normalmente porque nadie es responsable del siguiente paso o porque nunca se le dijo al solicitante qué faltaba.
Esta plantilla dibuja ese relevo en cinco carriles: Solicitante, Oficina de admisiones, Departamento académico, Comité de admisiones y Secretaría académica. Muestra el filtro «¿Solicitud completa?», la decisión «¿Cumple los requisitos de acceso?» y un «¿Resultado del comité?» con tres salidas (Oferta, Lista de espera o Rechazo), con un bucle de lista de espera que vuelve a comprobar «¿Hay plaza antes de la fecha límite?» cada vez que una oferta caduca.
Una vez confirmada la plaza, el expediente pasa a la matrícula: consulta el [proceso de matriculación de estudiantes](/es/templates/proceso-de-matriculacion-de-estudiantes). Si más adelante el estudiante se marcha, entra en juego el [proceso de baja de estudiantes](/es/templates/proceso-de-baja-de-estudiantes). Los pasos son ilustrativos; adapta los textos y los plazos a la normativa publicada de tu centro.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro fases (Solicitar, Revisar, Decidir, Responder) en los carriles Solicitante, Oficina de admisiones, Departamento académico, Comité de admisiones y Secretaría académica.
- Dos filtros iniciales: «¿Solicitud completa?», con el bucle «Pedir los documentos que faltan con un plazo», y «¿Cumple los requisitos de acceso?», con el motivo registrado cuando la respuesta es No.
- Una decisión «¿Resultado del comité?» con las ramas Oferta, Lista de espera y Rechazo, una espera «Mantener en lista de espera hasta que queden plazas libres» y un bucle «¿Hay plaza antes de la fecha límite?», que acaba en «Plaza confirmada» o en una carta de rechazo.
Cuándo usar esta plantilla
- Gestionas las admisiones de un colegio, una universidad o un programa y quieres una sola imagen de quién hace qué entre la solicitud y la plaza confirmada.
- Los solicitantes se quejan de que nadie les dijo qué faltaba o las decisiones sobre la lista de espera parecen incoherentes.
- Preparas una revisión del proceso, el relevo a personal nuevo de admisiones o una conversación sobre niveles de servicio con los departamentos académicos.
Cómo funciona
Fija la regla de solicitud completa
Enumera con exactitud qué documentos hacen que una solicitud esté completa y pon esa lista en la primera petición al solicitante. El bucle «Pedir los documentos que faltan con un plazo» solo funciona si la lista y el plazo son explícitos.
Separa los requisitos de acceso de la clasificación
Deja que el departamento responda «¿Cumple los requisitos de acceso?» según criterios publicados y pasa solo a los candidatos que los cumplen a «Clasificar y preseleccionar para el comité». Conserva el motivo del rechazo en el expediente.
Define las reglas de la lista de espera
Decide cómo se ordena la lista de espera y cuándo vence, de modo que «¿Hay plaza antes de la fecha límite?» tenga una única respuesta. Combínalo con el [flujo de aprobación de documentos](/es/templates/flujo-de-aprobacion-de-documentos) si las ofertas necesitan una firma antes de salir.
Fija el plazo de aceptación
Indica el plazo en «Emitir la oferta con plazo de aceptación» y libera la plaza con «Liberar la plaza y revisar la lista de espera» cuando venza. Pasa a los estudiantes aceptados al [proceso de matriculación de estudiantes](/es/templates/proceso-de-matriculacion-de-estudiantes).
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre la lista de espera y el rechazo?
Un solicitante en lista de espera cumple los requisitos pero aún no hay plaza, así que su solicitud espera a que se libere una. El rechazo es definitivo para esa convocatoria. En este diagrama, «Mantener en lista de espera hasta que queden plazas libres» pasa por «¿Hay plaza antes de la fecha límite?» y solo se convierte en rechazo cuando vence ese plazo.
¿Quién debe tomar la decisión final de admisión?
Depende de la institución. El diagrama muestra un Comité de admisiones que decide sobre la preselección del departamento, y la Oficina de admisiones que emite la carta. Cambia el nombre de los carriles si en tu centro decide una sola persona, como un decano, o una regla automática.
¿Qué pasa si el solicitante no responde a una oferta?
Pasado el plazo indicado, la plaza se libera y se considera al siguiente de la lista de espera. El diagrama lo muestra como «¿Oferta aceptada dentro del plazo?» con la salida Rechazada o sin respuesta, y después «Liberar la plaza y revisar la lista de espera».
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso da paso a Diagrama de flujo del proceso de matriculación de estudiantes.
Es un paso de Ciclo de vida del estudiante.
Paso 1: Diagrama de flujo del proceso de admisión de estudiantes Estás aquí
Plantilla de diagrama de flujo de admisión de estudiantes: solicitud completa, requisitos de acceso, decisión del comité, oferta, lista de espera o rechazo y plazo de aceptación.
Paso 2: Diagrama de flujo del proceso de matriculación de estudiantes
Plantilla de diagrama de flujo de matriculación de estudiantes: comprobación de documentos, pago de tasas, registro de asignaturas, orientación, apoyo y confirmación en la fecha de corte.
Paso 3: Diagrama de flujo del proceso de baja de estudiantes