Organigramme du processus d'admission des étudiants
Modèle d'organigramme du processus d'admission : dossier complet, conditions d'entrée, décision de la commission, liste d'attente ou refus, et délai d'acceptation de l'offre.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'admission des étudiants ?
L'admission est un relais entre cinq acteurs : le candidat, le service des admissions, le département académique, la commission et la scolarité. C'est à chaque passage de témoin que les dossiers s'enlisent, le plus souvent parce que personne ne porte la suite ou que le candidat n'a jamais su ce qui manquait.
Ce modèle dessine ce relais en cinq couloirs : Candidat, Service des admissions, Département académique, Commission d'admission et Scolarité. On y trouve le contrôle « Dossier complet ? », la décision « Remplit les conditions d'entrée ? » et un « Résultat de la commission ? » à trois issues (Offre, Liste d'attente ou Refus), avec une boucle de liste d'attente qui revérifie « Place libre avant la date limite ? » chaque fois qu'une offre expire.
Une fois la place confirmée, le dossier passe à l'inscription : voir le [processus d'inscription des étudiants](/fr/templates/organigramme-du-processus-d-inscription-des-etudiants). Si un étudiant part plus tard, le [processus de retrait d'un étudiant](/fr/templates/organigramme-du-processus-de-retrait-d-un-etudiant) prend le relais. Les étapes sont données à titre d'illustration ; adaptez les formulations et les délais aux règles publiées de votre établissement.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre phases (Candidature, Examen, Décision, Réponse) réparties sur les couloirs Candidat, Service des admissions, Département académique, Commission d'admission et Scolarité.
- Deux contrôles en amont : « Dossier complet ? » avec une boucle « Demander les pièces manquantes avec une échéance », et « Remplit les conditions d'entrée ? » avec un motif consigné lorsque la réponse est Non.
- Une décision « Résultat de la commission ? » avec les branches Offre, Liste d'attente et Refus, une attente « Maintenir sur liste d'attente jusqu'à libération de places » et une boucle « Place libre avant la date limite ? », qui se termine par « Place confirmée » ou une lettre de refus.
Quand utiliser ce modèle
- Vous gérez les admissions d'une école, d'un établissement ou d'une formation et voulez une vue d'ensemble de qui fait quoi entre la candidature et la place confirmée.
- Les candidats se plaignent que personne ne leur a dit ce qui manquait, ou les décisions de liste d'attente paraissent incohérentes.
- Vous préparez une revue de processus, la passation à de nouveaux collaborateurs des admissions ou une discussion sur les délais de service avec les départements.
Comment cela fonctionne
Fixer la règle de complétude
Listez précisément les pièces qui rendent un dossier complet et joignez cette liste à la première demande adressée au candidat. La boucle « Demander les pièces manquantes avec une échéance » ne fonctionne que si l'échéance et la liste sont explicites.
Séparer conditions d'entrée et classement
Laissez le département répondre à « Remplit les conditions d'entrée ? » selon des critères publiés, puis ne transmettez que les candidats qualifiés à « Classer et présélectionner pour la commission ». Gardez le motif de refus au dossier.
Définir les règles de la liste d'attente
Décidez comment la liste d'attente est ordonnée et quand tombe la date limite, afin que « Place libre avant la date limite ? » n'ait qu'une seule réponse. Associez cela au [workflow d'approbation de documents](/fr/templates/modele-d-arbre-de-decision-du-workflow-d-approbation-de-documents) si les offres doivent être validées avant leur envoi.
Fixer le délai d'acceptation
Inscrivez l'échéance dans « Envoyer l'offre avec un délai d'acceptation » et libérez la place avec « Libérer la place et revérifier la liste d'attente » une fois ce délai passé. Transmettez les étudiants qui acceptent au [processus d'inscription des étudiants](/fr/templates/organigramme-du-processus-d-inscription-des-etudiants).
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre liste d'attente et refus ?
Un candidat sur liste d'attente est qualifié mais il n'y a pas encore de place : son dossier attend qu'une place se libère. Un refus est définitif pour cette session. Dans ce modèle, « Maintenir sur liste d'attente jusqu'à libération de places » boucle sur « Place libre avant la date limite ? » et ne devient un refus qu'une fois cette date passée.
Qui doit prendre la décision finale d'admission ?
Cela dépend de l'établissement. Le modèle montre une commission d'admission qui décide à partir de la présélection du département, le service des admissions envoyant la lettre. Renommez les couloirs si vos décisions reviennent à un doyen ou à une règle automatique.
Que se passe-t-il si un candidat ne répond pas à une offre ?
Passé le délai indiqué, la place est libérée et le candidat suivant de la liste d'attente est examiné. Le modèle le montre par « Offre acceptée dans le délai ? » avec la réponse Refusée ou sans réponse, puis « Libérer la place et revérifier la liste d'attente ».
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus passe le relais à Organigramme du processus d'inscription des étudiants.
C'est une étape de Parcours de l’étudiant.
Étape 1: Organigramme du processus d'admission des étudiants Vous êtes ici
Modèle d'organigramme du processus d'admission : dossier complet, conditions d'entrée, décision de la commission, liste d'attente ou refus, et délai d'acceptation de l'offre.
Étape 2: Organigramme du processus d'inscription des étudiants
Modèle d'organigramme du processus d'inscription : vérification des pièces, règlement des frais, inscription aux cours, orientation, accompagnement et confirmation à la date de référence.