采购例外流程
可编辑的采购例外流程泳道图：从“识别对标准流程的偏离”到“理由是否有证据支持？”，直至形成有记录的结果，含明确角色、例外路径与证据。
什么是采购例外流程
流程从“识别对标准流程的偏离”开始。接下来两步，“记录紧急情况、单一来源或兼容性理由”与“检查替代方案、金额与期限”，为做出站得住脚的决策准备所需信息。图中把每一次交接分配给具体角色，并在收尾时留存证据。
主要关口是“理由是否有证据支持？”与“剩余风险与资金是否可接受？”。第一个分支通向“退回进行市场核查，或驳回缺乏依据的申请”；第二个则可能需要“上报或驳回，并通知申请人”。如果仍无法解决，该案例可以终止于“驳回例外并通知申请人”。请对每一类例外要求书面理由并指定审批人。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 先“识别对标准流程的偏离”，再“记录紧急情况、单一来源或兼容性理由”。
- “理由是否有证据支持？”，并为“退回进行市场核查，或驳回缺乏依据的申请”留有路径。
- “评估利益冲突、供应商与交付风险”与“确定补偿性控制措施与失效日期”，作为分开的供应商与内部交接。
- “剩余风险与资金是否可接受？”，决策不通过时进入“上报或驳回，并通知申请人”。另有一个独立的判断，可终止于“驳回例外并通知申请人”。
- “由例外授权人批准或驳回”、“下达受控的采购指令”，并以“留存理由、批准与事后复盘”作为受控的收尾。
何时使用本模板
- 用它来约定由谁负责“识别对标准流程的偏离”，以及下一个角色需要什么信息。
- 当“理由是否有证据支持？”的答案不明确，或决策在记录之外做出时使用。
- 用它让“留存理由、批准与事后复盘”在审计或运营复盘中清晰可见。
运作方式
指定决策负责人
把申请人、采购、风险审核人、预算负责人、审批人这几条泳道替换为你们实际的职能。如果你们的授权规则要求如此，就把“理由是否有证据支持？”的负责人与申请人分开。
配置关口
请对每一类例外要求书面理由并指定审批人。明确“剩余风险与资金是否可接受？”需要什么样的证据才算充分，以及谁有权批准例外。
连接下游记录
把“留存理由、批准与事后复盘”与相关的采购订单、合同、供应商档案或业务案例关联起来。依据你们的文件政策设定保存期限与复核日期。
常见问题
采购例外流程模板包含什么？
它涵盖识别对标准流程的偏离、检查替代方案、金额与期限、确定补偿性控制措施与失效日期，以及留存理由、批准与事后复盘，含三个带标签的判断与返工路径。
判断规则可以修改吗？
可以。请对每一类例外要求书面理由并指定审批人。在你们组织中使用这张图之前，编辑关口标签、泳道与返回路径。
应当保留哪些证据？
保留“理由是否有证据支持？”的输入、“剩余风险与资金是否可接受？”背后的证据、批准或例外决定，以及收尾记录：“留存理由、批准与事后复盘”。