Diagrama de Gantt de número de revista: cierres, turno de imprenta y salida
Diagrama de Gantt editable de un número de revista: reportajes, venta de publicidad, maquetación y pruebas, turno de imprenta reservado, distribución y fecha de salida, con cierre de redacción, cierre de publicidad y aprobación de páginas.
¿Qué es diagrama de gantt de número de revista: cierres, turno de imprenta y salida?
Una revista se repite a un ritmo, y ese ritmo está hecho de cierres. La redacción cierra cuando el texto es definitivo, la publicidad cierra cuando se ha vendido el espacio, y las páginas se aprueban cuando las pruebas están limpias. El turno de la imprenta se reserva mucho antes que todos ellos, y no se mueve cuando las páginas se retrasan. Eso es lo que separa un número de un proyecto corriente: el final es un turno y una fecha de salida, así que el plan trata sobre todo de protegerlos. Un cronograma muestra qué cierre decide la fecha y lo que cuesta una página tardía.
Esta plantilla tiene cuatro grupos: Redacción, Publicidad, Maquetación y pruebas y Impresión y distribución. Tiene 20 tareas y cuatro hitos: «Cierre de redacción», «Cierre de publicidad», «Páginas aprobadas» y «Número en quioscos». Hay dos tareas de arranque. «Definir el plan del número y el total de páginas» (3 días laborables) lleva a «Encargar reportajes y fotografía» (3) y a «Vender y reservar espacio publicitario» (12), de modo que redacción y publicidad corren a la vez. «Reservar el turno de imprenta» (1) queda aparte, porque el turno se acuerda con la imprenta y no depende del contenido.
La secuencia se construye sobre el solapamiento. «Editar y verificar los reportajes» (8) empieza 4 días laborables después de que empiece «Los autores entregan los reportajes» (10), de modo que el editor trabaja con las primeras piezas mientras las últimas aún se escriben. «Diseñar la portada y las páginas de apertura» (5) y «Maquetar las páginas de reportajes» (7) empiezan cada una 3 días laborables después del inicio de la edición, cuando ya hay texto que componer. «Cierre de redacción» sigue a la edición, y la maquetación termina 2 días laborables después con un enlace de fin a fin, porque las últimas piezas se colocan cuando ya son definitivas. «Recoger y revisar los originales de los anuncios» (4) sigue a «Cierre de publicidad», y «Colocar los anuncios y equilibrar las páginas» (2) espera tanto a los originales como a la maquetación.
Con las cifras ilustrativas, la cadena de publicidad termina 1 día laborable antes que la maquetación, así que decide la redacción. Si la venta de publicidad se alarga o los originales llegan tarde, «Colocar los anuncios y equilibrar las páginas» espera a los anuncios. Después la cadena es en serie: «Leer las primeras pruebas» (3), «Corregir las páginas y volver a revisar» (3), «Páginas aprobadas» y luego «Preparar y enviar los archivos a la imprenta» (2). «Imprimir y encuadernar el número» (6) necesita tanto los archivos como el turno. «Entregar a mayoristas y a la empresa de envíos» (3) va seguida de «Enviar los ejemplares a suscriptores» (3), que empieza 1 día después. «Número en quioscos» llega 40 días laborables después de la primera tarea. Todas las duraciones son ilustrativas; sustitúyelas por lo que te digan tu imprenta y tu distribuidor.
El cambio tardío caro es una página que se mueve después de «Páginas aprobadas»: cuesta una prueba corregida, un nuevo juego de archivos y posiblemente el turno. Trátalo como la puerta que hay que proteger. Un cronograma programa el trabajo. No libera derechos de imagen, no acuerda condiciones con los anunciantes ni reserva un turno en la imprenta. Para comparar, consulta la plantilla de diagrama de Gantt de publicación de libro para un título con una sola fecha de publicación, la de calendario de contenidos para un ritmo de publicación continuo y la de flujo de aprobación de documentos para el paso de aprobación. Para las rondas de revisión, consulta la guía de diagramas de Gantt con rondas de revisión, y para los plazos fijos, la guía con plazos de entrega antes de la fecha de lanzamiento.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos, Redacción, Publicidad, Maquetación y pruebas y Impresión y distribución, con 20 tareas y cuatro hitos: «Cierre de redacción», «Cierre de publicidad», «Páginas aprobadas» y «Número en quioscos».
- Redacción y publicidad en paralelo tras «Definir el plan del número y el total de páginas», y luego unidas en «Colocar los anuncios y equilibrar las páginas».
- Un solapamiento seguro: «Editar y verificar los reportajes» empieza 4 días laborables después de «Los autores entregan los reportajes», y «Maquetar las páginas de reportajes» empieza 3 días laborables después de la edición y termina 2 días laborables después de «Cierre de redacción».
- Una cadena de pruebas en serie, «Leer las primeras pruebas», «Corregir las páginas y volver a revisar» y «Páginas aprobadas», delante de «Preparar y enviar los archivos a la imprenta».
- Un turno de imprenta, «Reservar el turno de imprenta», que «Imprimir y encuadernar el número» necesita junto a los archivos, seguido de «Entregar a mayoristas y a la empresa de envíos», «Enviar los ejemplares a suscriptores» y «Número en quioscos».
Cuándo usar esta plantilla
- Diriges o produces una revista, un boletín o una publicación periódica y quieres un plan para la redacción, la publicidad, la maquetación y la impresión.
- Quieres ver si el cierre de redacción o el de publicidad decide cuándo llegan los archivos a la imprenta.
- La fecha de salida y el turno de imprenta son fijos y quieres comprobar que las pruebas caben antes.
- Publicas números con un ritmo y quieres un plan estándar que reutilizar y ajustar a cada uno.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Definir el plan del número y el total de páginas | Redacción | 3 | |
| 2 | Encargar reportajes y fotografía | Redacción | 3 | 1 |
| 3 | Los autores entregan los reportajes | Redacción | 10 | 2 |
| 4 | Editar y verificar los reportajes | Redacción | 8 | 3SS+4 |
| 5 | Cierre de redacción | Redacción | Hito | 4 |
| 6 | Vender y reservar espacio publicitario | Publicidad | 12 | 1 |
| 7 | Cierre de publicidad | Publicidad | Hito | 6 |
| 8 | Recoger y revisar los originales de los anuncios | Publicidad | 4 | 7 |
| 9 | Diseñar la portada y las páginas de apertura | Maquetación y pruebas | 5 | 4SS+3 |
| 10 | Maquetar las páginas de reportajes | Maquetación y pruebas | 7 | 4SS+3, 5FF+2 |
| 11 | Colocar los anuncios y equilibrar las páginas | Maquetación y pruebas | 2 | 8, 10 |
| 12 | Leer las primeras pruebas | Maquetación y pruebas | 3 | 9, 11 |
| 13 | Corregir las páginas y volver a revisar | Maquetación y pruebas | 3 | 12 |
| 14 | Páginas aprobadas | Maquetación y pruebas | Hito | 13 |
| 15 | Preparar y enviar los archivos a la imprenta | Maquetación y pruebas | 2 | 14 |
| 16 | Reservar el turno de imprenta | Impresión y distribución | 1 | |
| 17 | Imprimir y encuadernar el número | Impresión y distribución | 6 | 15, 16 |
| 18 | Entregar a mayoristas y a la empresa de envíos | Impresión y distribución | 3 | 17 |
| 19 | Enviar los ejemplares a suscriptores | Impresión y distribución | 3 | 18SS+1 |
| 20 | Número en quioscos | Impresión y distribución | Hito | 18, 19 |
Cómo funciona
Fija el plan del número
Conserva «Definir el plan del número y el total de páginas» como el único inicio del contenido. Acórtala si el índice y el número de páginas ya están acordados.
Sustituye los tiempos de redacción
Fija «Los autores entregan los reportajes» y «Editar y verificar los reportajes» según tu práctica de encargos y edición, y mantén el solapamiento de 4 días solo si el editor realmente empieza con las primeras piezas.
Fija el cierre de publicidad
Da a «Vender y reservar espacio publicitario» y a «Recoger y revisar los originales de los anuncios» los días con los que trabaja tu equipo de publicidad, y comprueba que «Colocar los anuncios y equilibrar las páginas» no esté esperando por ellas.
Añade las rondas de pruebas
Fija «Leer las primeras pruebas» y «Corregir las páginas y volver a revisar» según lo que tardan tus lectores. Añade otra tarea de corrección si haces una segunda ronda.
Usa las condiciones de la imprenta
Fija «Imprimir y encuadernar el número» y las dos tareas de entrega según los presupuestos de la imprenta y del distribuidor. Si el turno es fijo, da a «Número en quioscos» un Inicio fijo y a la primera tarea un Inicio fijo, y lee la marca de conflicto. El plan empieza en el primer Inicio fijo y se programa hacia delante.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable de cada tarea en Personas, comparte el diagrama como enlace con la imprenta y los colaboradores, y exporta un PDF o PNG para el equipo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura un número en la plantilla?
«Número en quioscos» cae 40 días laborables después de la primera tarea, unas ocho semanas laborables. Las cifras son ilustrativas: sustitúyelas por las tuyas y lee la fecha en el diagrama.
Mi turno de imprenta y mi fecha de salida son fijos. ¿Puede comprobarlos el diagrama?
Sí. Da a «Definir el plan del número y el total de páginas» un Inicio fijo el día en que empiezas y a «Número en quioscos» un Inicio fijo en tu fecha de salida. El plan empieza en el primer Inicio fijo y se programa hacia delante: si las páginas no pueden aprobarse a tiempo, «Número en quioscos» se marca con un conflicto que indica la fecha más temprana que permiten sus dependencias. Compara el final de «Preparar y enviar los archivos a la imprenta» con la fecha en que tu imprenta necesita los archivos.
¿Por qué la maquetación empieza antes del cierre de redacción?
Porque las páginas se construyen a medida que llega el texto. «Maquetar las páginas de reportajes» empieza 3 días laborables después de la edición y termina 2 días laborables después de «Cierre de redacción». Los cambios tardíos en el texto a partir de ese punto implican reflujar páginas ya terminadas.
¿Me dice el diagrama lo que necesita la imprenta o el distribuidor?
No. Muestra cuándo terminan tus propias tareas y qué depende de ellas. Los requisitos de archivo de la imprenta, los plazos del distribuidor y los tiempos de entrega vienen de ellos: ponlos en las duraciones de «Imprimir y encuadernar el número» y «Entregar a mayoristas y a la empresa de envíos».
¿Puedo usarlo para un boletín o una memoria anual?
Sí. Quita las tareas de publicidad si no las hay y ajusta el resto. Para un ritmo de publicación continuo sin imprenta, parte de la plantilla de diagrama de Gantt de calendario de contenidos.